La oficina sin facturas
El papel y el cartón son, con diferencia, los principales residuos generados en las oficinas (según algunas fuentes, constituyen hasta el 90% del total de los residuos). Por ello, el objetivo estaría en reducir al máximo posible el consumo de papel en las empresas; se cumpliría así la primera, y más importante, de las tres erres de la regla de la ecología: reducir, y se haría realidad la oficina sin papel tantas veces mencionada.
Para avanzar hacia esta oficina sin papel se van dando importantes pasos, tanto por parte de la Administración pública como por parte de las empresas privadas. Uno de estos avances ha consistido en la nueva normativa aprobada por la Agencia Tributaria, que permite el escaneo de las facturas recibidas en papel, de manera que las empresas pueden eliminar dichas facturas. La normativa especifica que el escaneo de las facturas ha de hacerse con un software homologado por la propia Agencia Tributaria, lo que garantiza una imagen fiel e íntegra de cada documento.
Esta normativa constituye un importantísimo avance ya que, hasta su aprobación, la ley obligaba a las empresas a guardar todas las facturas recibidas en papel durante los últimos cinco años. Y todos podemos imaginar y calcular el ahorro económico que supone abandonar los tradicionales almacenes llenos de carpetas y documentos. Por no hablar del ahorro de tiempo, al no tener que ir a buscar una factura física en concreto. Con la nueva normativa de la Agencia Tributaria, la imagen de la factura se recupera en segundos y tiene validez legal frente a una auditoría, por ejemplo. Y si disponemos de la imagen digital de la factura, esta se enviará de forma electrónica para su aprobación/revisión/corrección, de forma más rápida y segura y sin necesidad de hacer fotocopias. La oficina sin facturas, al menos, ya es posible.
Si, además, al software de escaneo homologado por la Agencia Tributaria se le añade la capacidad de extraer de forma automática la información de las facturas, entonces la oficina sin papel da otro paso más hacia un modelo de oficina moderno, en el que las tareas manuales, monótonas, repetitivas y sin valor se minimizan todo lo posible y se automatizan; los empleados ya no tendrán que introducir a mano en el sistema financiero-contable los datos de las facturas de los proveedores, sino que ese trabajo lo hará el software, de forma mucho más precisa, rápida y rigurosa. Los trabajadores analizarán los datos y, en base a ellos, tomarán las decisiones oportunas, pero no dedicarán su tiempo a esa tarea improductiva. Y todo el proceso se agilizará.
Así pues, el ahorro de papel ya es posible, la Administración pública lo está favoreciendo; solo falta que los directivos y empleados de las empresas y organizaciones superen su resistencia al cambio y apuesten por la tecnología. Cuando lo hagan, el beneficio y el cambio en su forma de trabajar será tal que nunca más querrán volver a sistemas primitivos.
Como ha indicado en alguna ocasión el IDAE (Instituto para la Diversificación y Ahorro de la Energía): "Este es un momento de cambio como lo fue internet hace unos años. El que no desarrolle hoy proyectos de ecoeficiencia perderá competitividad en el mercado".
Antonio García. Director general de ReadSoft España