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En tiempos de presupuestos ajustados, la externalización gana adeptos entre las empresas que encuentran en ella una fórmula eficiente de invertir en tecnología y concentrarse en su negocio.
Rodrigo Polo es el director de informática de la filial española de Specialized, una multinacional con sede en Morgan Hill, California, que fabrica y distribuye bicicletas en más de 30 países. En la nave de la empresa, ubicada en el polígono industrial de Tres Cantos, en Madrid, este programador de 35 años, se encarga de mantener a punto todos los sistemas de información.
"Yo soy el área de informática", dice y no bromea. En una mesa que comparte con sus compañeras de administración, él solo se ocupa de gestionar todos los sistemas de software y hardware de la compañía, pues aunque ésta factura entre 15 y 20 millones de euros anuales, es relativamente pequeña.
La tarea de Polo es particularmente importante porque la mayoría de los 220 distribuidores del grupo en España, pide las bicicletas por internet. "Todas las filiales trabajamos conectadas a la red privada de la matriz en Estados Unidos. Si esta colapsara, no podríamos atender los pedidos online ni documentar los envíos", explica. Y dado que este canal representa el 60% de las ventas de la filial, cualquier fallo en la red de ordenadores supondría un problema grave.
Tamaña responsabilidad puede resultar excesiva para una sola persona, por lo que hace un año, a propuesta del mismo Polo, Specialized contrató a Pross, una consultora especializada en tecnologías de la información (TI), para que se ocupara del mantenimiento de la red informática. Hoy respira aliviado. "Ha sido una salvación porque ahora necesitaría 48 horas para hacer lo que hago en 24", dice.
Ahora que la crisis está obligando a las empresas a reducir presupuestos, muchas firmas como Specialized han encontrado en el outsourcing, que es como se conoce a la externalización de procesos o funciones que no son consustanciales al negocio, una fórmula barata de invertir en tecnología.
De hecho, los servicios de outsourcing son los únicos que se salvan de la caída del mercado español de servicios tecnológicos en el primer semestre del año.
Según IDC, consultora especializada en el sector de las TI, mientras que el mercado total de servicios tecnológicos cae en el período un 1,3% en lo que supone su primer resultado negativo en 20 años, el outsourcing crece el 5,2% y si a la medición se incluye el de procesos de negocio, una rama en boga de la externalización, esta actividad crece el 4,6%.
Si bien estas cifras son muy inferiores a las tasas de dos dígitos registradas en años anteriores, que el outsourcing sea la única actividad que arroje resultados positivos, es ilustrativo del atractivo que su práctica ha cobrado entre las empresas. Rafael Achaerandio, analista de IDC, atribuye el fenómeno al fuerte componente contracíclico de la externalización y la tendencia natural de las compañías a reducir costes en épocas de crisis. "Ante el riesgo que entraña ahora comprarse un coche de 30.000 euros, la gente prefiere arrendar uno por 600 euros. Con las empresas pasa lo mismo. Ante un recorte presupuestario, tienden a ver dónde invertir mejor su dinero y en ese sentido, el outsourcing les permite extraer del balance activos humanos o inmovilizados y llevarlos a una empresa experta que cuenta con personal altamente especializado", explica.
Si a esto se suma que el coste de mantener al día las aplicaciones informáticas se ha ido incrementando y que las empresas han llegado a depender de ellas como nunca antes, la externalización se convierte en una opción muy atractiva en tiempos de restricciones presupuestarias. "El outsourcing está en auge porque desde un punto de vista financiero, significa pasar de costes fijos a variables", corrobora Eduardo Molina, director de servicios de outsourcing de IBM España, que en el segundo trimestre de este año ha visto incrementar la firma de sus contratos un 3% hasta los 8.000 millones de dólares (5.400 millones de euros).
Jorge Sabadell, director de la división de Xerox Global Services (XGS) en España, comenta que la complejidad del entorno económico requiere de un riguroso control de costes, tanto en las empresas públicas como privadas. "æpermil;sta es precisamente una de las claves que permiten que la demanda de outsourcing se eleve en tiempos de crisis, ya que con un proveedor de servicios fiable, una organización dispone de un socio clave para contener mejor sus costes, aumentar la productividad y mejorar las comunicaciones con sus clientes", dice.
Ahorro de costes
En el caso de Specialized, la alternativa hubiese sido contratar otra persona que asuma el mantenimiento de la red, pero Polo asegura que trabajando con la consultora, la empresa se ahorra un tercio de lo que costaría contratar otro empleado. Con este modelo, además, la compañía gana capacidad de prevención y reacción frente a cualquier eventualidad, como la pérdida de datos o la caída del servidor. Pese a la buena salud de que goza la demanda de outsourcing, las consultoras que prestan este servicio no han podido librarse de la renegociación de contratos.
Según Achaerandio, esto se debe a que muchos convenios se cerraron en una coyuntura diferente, cuando la economía crecía vigorosa, y ahora que el mercado está en recesión, es natural que los clientes busquen alguna rebaja. Por otra parte, las empresas han aprendido que la tecnología no es estática sino todo lo contrario: cambia a velocidad de vértigo. Esto las está llevando a procurar contratos con una visión de futuro, en los que el proveedor se comprometa a gestionar esa transformación, algo que hace cinco años no ocurría. "Los contratos de antes eran más simples.Hoy a las empresas ya no sólo les interesa externalizar la tecnología de hoy sino también la de mañana. Entonces, están abriendo los contratos e intentando llevarlos a un nuevo modelo que asegure esa evolución", dice.
Eduardo Molina, de IBM, asegura que más que renegociar precios, los clientes están ampliando el alcance de sus contratos incluyendo procesos originalmente no contemplados, con el fin de favorecerse de las economías de escala del proveedor. "En esa situación analizamos cómo podemos ayudar a nuestros clientes", dice. Por su parte, Miguel Martínez, ejecutivo de Pross, afirma que los clientes sólo están renegociando contratos cuando el proveedor no cumple los ahorros prometidos. "En ocasiones hay muchos costes ocultos que impiden que la empresa obtenga los ahorros previstos", asegura, tras aclarar que no es el caso de su empresa.