Herramientas de flujo de trabajo

La constante evolución hace que las empresas sientan la necesidad de dotarse de herramientas que les ofrezcan libertad a la hora de desarrollar sus actividades, liberando tiempo a los directivos para observar cómo puede influir el devenir del mercado en la organización. Además, estas aplicaciones deben también dotar a las empresas de la información necesaria sobre el negocio para tomar mejores decisiones en tiempo real.

Esta necesidad de adaptación a la realidad del mercado y de evolución de las aplicaciones y de las herramientas empresariales es el germen de los sistemas de gestión empresariales (ERP). Estos sistemas permiten que la organización concentre su trabajo en una única aplicación, es decir, que todos los departamentos de la compañía trabajen sobre una misma plataforma de información. En este sentido, se eliminan redundancias y la empresa dispone constantemente de información actualizada y fiable, algo que es posible gracias al compromiso de los empleados responsables de hacer esta actualización sistemática de los datos que alimentan el ERP y que, debido a su inteligencia intrínseca, permite que todos los departamentos de la empresa interactúen con el mismo, de forma que la información circule por los módulos en tiempo real.

Pero equivocarse es humano y el introducir información en el sistema por parte de los empleados puede tener fallos. Por ello, se han desarrollado herramientas que permiten evitarlos.

Cualquier proceso dentro de la organización involucra a personas y recursos para alcanzar el objetivo fijado por la dirección. La opción de automatizar los procedimientos de la organización que son inherentes al funcionamiento de un departamento en concreto o procesos transversales tiene innumerables ventajas para cualquier empresa, ya que le permite garantizar que las cosas se hacen según las reglas que se han fijado dentro de la compañía.

Las herramientas de flujo de trabajo que están integradas en el software de gestión empresarial permiten automatizar los procedimientos internos de una compañía. Así, se pretende dar respuesta a la preocupación de las empresas de automatizar el proceso de circulación de documentos, información o tareas por departamentos, para que cada empleado tenga la información que necesita para desempeñar su trabajo.

Esta herramienta permite que un conjunto de tareas que deben realizarse sigan una orden predefinida por la empresa, agilizando los procesos que se demoran o que están demasiado burocratizados. Asimismo, favorece un aumento de la productividad de los empleados involucrados en dicho proceso.

Sin embargo, es conveniente analizar todas las prestaciones de la herramienta con el fin de seleccionar la idónea en cada caso de negocio. Un aspecto a tener en cuenta es la capacidad de las empresas de poner al alcance de los directivos herramientas intuitivas, fáciles de utilizar y que permitan tomar decisiones sin necesidad de tener conocimiento de tecnologías de la información (TI), de depender de terceros o del departamento de TI. Además, la herramienta tiene que permitir definir los procesos de negocio de acuerdo con las necesidades de cada cliente.

Este tipo de aplicaciones permite reducir los costes de gestión al hacer que toda la información esté accesible en todo momento y a que la definición de tareas, así como quién debe hacerlas y en qué tiempo, se hace de acuerdo con las reglas internas de la empresa.

Todo esto se traduce en una mejora de la calidad del servicio al permitir reaccionar antes a los cambios y poder consultar en cualquier momento todo el histórico de acciones de un proceso y monitorizar los procesos. Y en el estado actual del mercado, es muy importante conseguir implementar soluciones que contribuyan al aumento de competitividad, productividad y reducción de costes, con el mínimo de inversión.

Miguel Capelao. 'Country manager' de PHC Software