En busca de una gestión 'sin grasa'

Javier Rollón analiza las principales características de Lean Management.

Tras años en que las empresas españolas han crecido sustancialmente y se han hecho más internacionales, es el momento de revisar sus márgenes y sus estructuras de costes. El Lean Management surge como una oportunidad para mejorar los márgenes, la calidad del servicio y la adaptación al entorno de las empresas que lo implantan.

El concepto Lean lo acuñaron James Womack y David Jones en su libro La máquina que cambió el mundo y se atribuye su origen al sistema de producción de Toyota. Con este sistema Toyota ha conseguido ser la mayor empresa de automoción por beneficios y capitalización, a gran distancia de sus rivales.

Pero ¿qué es esto del Lean Management? Es una filosofía de gestión empresarial que se centra en eliminar de los procesos de las organizaciones, todo aquello que no aporta valor añadido al cliente, es decir, las pérdidas, lo que en lenguaje lean se conoce como muda. Por ejemplo, cuando vamos al médico para que nos realice un diagnóstico o un tratamiento, ¿cuánto tiempo invertimos y cuánto tiempo dedica el médico a tratarnos? Todo ese tiempo de no atención médica (tiempos de espera, transporte, etc…) son las muda del proceso y que hay que reducirlo.

Para reducir las pérdidas, se utilizan una serie de herramientas que tienen impacto directo sobre el proceso y sobre el entorno de trabajo. Una de las más importantes es la visualización global del proceso en cuestión, entendiéndolo como un todo, y viendo las disfunciones que existen a lo largo de toda la cadena de valor. En paralelo, se trabaja sobre los inhibidores del proceso (la variabilidad, las perdidas y la inflexibilidad). Hay que conseguir que el proceso se comporte siempre de la misma manera, sin pérdidas y que sea lo más flexible posible para adaptarse a los cambios. En nuestro ejemplo de atención médica, sería conseguir que fuésemos atendidos siempre por el médico, a la hora prevista, sin desplazamientos innecesarios, de una sola vez y con toda información diagnóstica recogida previamente.

Una de sus grandes aportaciones es conseguir un lenguaje común entre los directivos y el personal que ejecuta un determinado proceso. Se habla de costes, de reducción de stocks, de tiempos de espera, de pérdidas y de productividad. Estos aspectos tienen un impacto directo sobre los estados financieros de las compañías.

Las empresas en las que se puede aplicar Lean es otro de los temas que siempre surge. Inicialmente Lean está concebido para un entorno muy productivo. Aún así, es plenamente aplicable a las empresas de servicios, con sus correspondientes adaptaciones a la empresa que lo queramos aplicar y preservando el foco en la eliminación de esas actividades que no aportan valor.

En el momento actual, en España vivimos un momento de industrialización de las empresas de servicios. Se están convirtiendo en fábricas de servicios, con la interacción directa del cliente en sus procesos. En este entorno, los conceptos lean son de gran aplicación.

Según un estudio realizado por KPMG a más de 400 directivos europeos, la presión sobre los costes y márgenes va a ir en aumento en los próximos años. Ante esta situación se acometen programas de reducción de costes que, en más de la mitad de los casos, no obtienen los ahorros propuestos. La principal razón para no obtener los resultados esperados es que el proceso para gestionar la reducción de costes no es el adecuado.

Utilizando la filosofía lean se construye de una manera precisa la estrategia de reducción de costes, obteniendo resultados de una manera tangible.