Compras más racionales

En gran parte de las empresas el gasto destinado a compras representa hasta el 75% de los costes totales, lo que pone de manifiesto el enorme potencial de mejora que una buena gestión de la función de compras supone para la rentabilidad de la empresa. El crecimiento de la competitividad en los mercados, la internacionalización de las compañías y la focalización en lo que cada uno es especialista obliga a profesionalizar los procesos de compras y aprovisionamiento para reducir costes, aumentar la eficiencia y ganar en innovación.

No obstante, aunque en la mayoría de las grandes empresas a priori las compras están centralizadas y gestionadas por un departamento especializado, la realidad es que la coordinación central se hace efectiva sólo para una pequeña parte de los productos y servicios que se adquieren, siendo los usuarios del producto o servicio objeto de la compra quienes, en casi un 70% de los casos, se encargan del proceso de adquisición y en particular del proceso de negociación. Situación desde luego disfuncional y poco ventajosa para la empresa.

Del mismo modo, otra de las deficiencias habituales radica en que, en la mayoría de los casos, la dedicación del personal del departamento de compras se reparte principalmente entre las funciones puramente administrativas y logísticas o de aprovisionamiento, destinándose únicamente una mínima parte del tiempo al trabajo de análisis, comparativa de ofertas y búsqueda de proveedores o la propia negociación, a pesar de que ahí es donde radica buena parte de la generación de valor.

Un alto porcentaje de las compras en las grandes empresas no están centralizadas

Para conseguir un proceso verdaderamente optimizado y estratégico de la función de compras, las empresas deben empezar por la reorganización de tareas de acuerdo a competencias, conocimientos y especialidades de los colaboradores implicados en el seno de la organización, así como fomentar el trabajo en equipo entre los distintos departamentos. La creación de comités de compra está resultando hoy en día de enorme utilidad de cara, no sólo a una toma de decisiones acertada, sino también a facilitar la puesta en marcha de las decisiones adoptadas. Por otra parte, el departamento de compras es el que debe centralizar las peticiones de cada área de la empresa y a partir de ahí colaborar con los usuarios del producto o servicio objeto de la compra. Conjuntamente deben decidir los proveedores a los que van a recurrir y establecer los objetivos y la estrategia de negociación, si bien el comprador profesional es quien debe protagonizar el proceso de negociación final con el proveedor. En cualquier caso, la decisión de compra final se debe tomar por consenso para satisfacer así a los principales implicados.

En muchas ocasiones, las empresas recurren a especialistas externos precisamente para esto, para diseñar un plan director de mejoras e implantar una nueva metodología de trabajo, ya que es algo contrastado que, con una buena gestión de esta función, una empresa puede conseguir ahorros por encima de los dos dígitos en relación con el presupuesto asignado.

Junto a un nuevo escenario organizativo, otro elemento que sin duda puede ayudar a las organizaciones en la mejora de sus procesos de compras es un uso eficiente de las nuevas tecnologías, y en concreto de las herramientas informáticas aplicadas a los ámbitos del e-sourcing y el e-procurement. Los beneficios que estos nuevos sistemas pueden reportar a la compañía son numerosos. Además de mejorar el control y seguimiento simultáneo de los múltiples procesos de compras, contribuyen en su eficiencia, agilización y transparencia, contribuyendo así a una toma de decisión mucho más estratégica.

En definitiva, los departamentos de compra desarrollan una función básica, a la vez que estratégica, para la empresa. Su buena gestión beneficia al conjunto de la compañía traduciéndose en ahorros considerables de cara a la cuenta de resultados.

Por ello cada vez más organizaciones se dan cuenta de que la reorganización de estos procesos, además de una necesidad, se convierte en una inversión de rápida rentabilidad. Es fundamental que las organizaciones entiendan que su metodología de compras puede convertirse, sin duda, en una sólida ventaja competitiva. En un mercado globalizado, donde cada vez hay una mayor concurrencia de productos y servicios en apariencia similares, las empresas deberían mirar hacia dentro para tratar de diferenciarse de sus competidores. Empezar por la revisión de su función de compras sería un buen comienzo...

José Valderrama

Director general de Fullstep