Alquileres para renovar el parque informático

El 'renting' ahorra hasta un 15% del coste en propiedad, según HP

Si los ordenadores que manejan los empleados de una empresa son de finales de los noventa y el técnico que arregla las impresoras, todas con más de millón y medio de copias realizadas, pasa por uno más de la plantilla, la empresa tiene un problema. El parque informático de la oficina está obsoleto y debe afrontar su renovación.

Las empresas españolas con cultura de inversión en tecnología tenían como norma durante la pasada década cambiar sus PC cada tres años, periodo que ha ascendido a una media de cinco tras el enfriamiento económico y la congelación de presupuestos.

Para amortiguar el esfuerzo de adquirir máquinas nuevas, fabricantes, bancos y consultoras ponen al alcance de sus clientes una serie de ofertas que van desde la compra hasta el alquiler (renting y leasing), y desde la multimarca hasta el proveedor único. El reto es que no se deje de gastar en innovación.

Entre las ventajas de contar con un intermediario que financie la renovación figura, en primer lugar, la distribución del esfuerzo económico a lo largo de la vida del equipo. IBM Global Financing añade como alicientes que el cliente 'puede negociar la flexibilidad de los pagos, incluir todas sus necesidades en el contrato (hardware, software, formación, mantenimiento, etcétera) y, acogiéndose a intereses fijos, facilitarse la elaboración de presupuestos', expone el director de ventas financiadas en IBM España, Marcos Sabate.

En el caso de elegir un préstamo, la compañía que se moderniza toma los equipos en propiedad, pero debe tener en cuenta que al final del ciclo de vida de las máquinas contará con un valor residual de difícil colocación o eliminación. El renting compromete a afrontar cuotas de alquiler con derecho a renovación de las máquinas una vez pasado un plazo. Y el leasing se basa en el pago por uso durante periodos de tiempo prefijados (normalmente de dos a cuatro años) tras los que existe una opción de adquisición de la tecnología.

Informe de situación

El empresario o directivo, agobiado por el gasto que se le viene encima, ha de saber que no siempre es necesario contar con el último grito en tecnología ni confiar sólo en una marca, pero 'sí será fundamental elegir un proveedor de confianza', recomienda el director de la firma independiente de análisis Grupo Penteo, Antonio Macià.

HP asegura que una estrategia eficaz de arrendamiento puede reducir el coste de propiedad de los ordenadores entre un 10% y un 15%. Y otro fabricante, Fujitsu Siemens, calcula que alargar 12 meses la vida útil de un PC puede costarle a la empresa la pérdida de 320 euros anuales en concepto de rebaja de la eficacia y problemas de seguridad. Sabate aporta otro dato relevante desde IBM: 'Después de 36 meses la empresa no habrá pagado en cuotas el 100% del precio de los equipos y tendrá derecho a su renovación', asegura. A este apunte deben añadirse los incentivos fiscales que derivan del alquiler.

Dando por sentado que tecnología es sinónimo de productividad, los especialistas recomiendan auditar el parque disponible y las nuevas necesidades. 'El fabricante tiene conocimiento para analizar, pero hay que prestar atención porque puede favorecer a sus productos', señala Macià en favor de la consultoría independiente.

En todo caso, es vital contar con la opinión del personal del departamento de sistemas o, en caso de no tenerlo, contratar asesoría. En cuanto al proveedor, la operación puede cerrarse de forma directa con el fabricante de los equipos o hacerlo a través de un mayorista, consultora e incluso de una entidad bancaria (SCH, BBVA, Banco Sabadell, La Caixa y Popular tienen departamentos dedicados a estos servicios).

La empresa tiene dos posibilidades en la balanza: alquilar máquinas y mantenimiento a un sólo proveedor; o ir por libre y contraer la tarea de tratar con cada uno de los fabricantes y servicios técnicos.

Ventajas y puntos a reclamar

 

Contrato único

Los mejores proveedores de tecnología suelen disponer de ofertas para que el cliente tenga los mínimos quebraderos de cabeza. En el caso del contrato único, la firma informática cubre las necesidades de hardware, software, instalación, mantenimiento e incluso de formación. La parte más positiva es que sólo habrá un interlocutor, una única factura y la garantía de ser atendido en caso de necesidad urgente de ampliar el parque.

Fiscalidad

Los equipos informáticos adquiridos en renting contabilizan como pasivos extracontables, mejoran las magnitudes financieras clave y las cuotas mensuales computan como gasto deducible. La carga financiera del leasing también es deducible en el impuesto de sociedades y los ordenadores, como sucede con el renting, no aparecen en el activo de la empresa ya que son propiedad de la entidad que los alquila. En cuanto al préstamo, se puede declarar como gasto financiero y sumarse a otros ahorros fiscales.

Obsolescencia

Cualquier operación relacionada con la informática ha de hacerse teniendo en cuenta el recorrido en el tiempo garantizado para cada producto. Un buen asesoramiento resulta básico para no comprar máquinas con riesgo de quedarse obsoletas. Quienes optan por el alquiler deben exigir al firmar el contrato una cláusula de protección contra la obsolescencia.

Seguro

Empresas como IBM corren con el riesgo de pérdida o daño de las máquinas. En caso de siniestro el cliente deja de pagar la cuota correspondiente a los PC afectados.

Fórmulas para ajustar los presupuestos

Con la calculadora en la mano la empresa puede encontrar firmas informáticas que cobran exclusivamente por el uso de capacidad informática. HP es una de las que ofrece esta solución llegando a garantizar que nunca se paga más con esta fórmula de lo que el cliente afrontaría mediante un alquiler común. La compañía ofrece esta modalidad, al igual que su competidor IBM, en la contratación de servidores, impresoras y almacenamiento.Otra posibilidad de ahorro es la de acordar un precio por los PC retirados o, al menos, conseguir que su correcta eliminación sea gestionada de forma gratuita.Tal es el tirón del renting informático que IBM Global Financing ya es el cuarto proveedor de leasing de EE UU, compitiendo con bancos y firmas automovilísticas.Empresas más pequeñas buscan su nicho en España, como IT Renting, Infogroup y NG Servicios Informáticos. Esta última adjunta en su web (www.ngservicios.com/renting) una aplicación para calcular la cuota mensual que debe afrontar una empresa por el alquiler de sus ordenadores.