La opinión del experto

Para hundir la empresa, reúnase

El autor critica el exceso de reuniones dentro de las empresas y el afán que existe por este método de trabajo para, al final, no llegar a ninguna conclusión ni a tomar ningún tipo de decisión

Esto de las reuniones es un magnífico sistema para despilfarrar ingentes cantidades de tiempo y talento en las empresas. Si se pretende hundir la empresa, es una cuestión tan importante que no se puede dejar al azar, corriendo el riesgo de que nadie se reúna, y de ahí, a que todos se pongan a trabajar de verdad y rendir, no hay más que un paso, y quien da ese paso está perdido: saca adelante el negocio inexorablemente y fastidia el plan de hundimiento. Todo tiene su técnica, y esto de las reuniones con más razón. No en vano una reunión de ocho personas que dure tres horas supone ¡24 horas de bloqueo de buenos profesionales!, que si dejamos que se queden en sus puestos trabajando... no hay quien arruine una empresa. Para programar bien un buen sistema de reuniones, cuando surge un asunto hay que celebrar una primera reunión en la que se determine quién debe reunirse, cuándo, dónde, quién la preside, quién redacta la convocatoria, quién el orden del día, quién el acta, quién la envía y cómo se desarrollará la reunión. Lo único que es importante que no se establezca es para qué es la reunión. Eso, si acaso, se tratará en la segunda o tercera reunión, cuando ya no sirva para nada definirlo, no en la primera, que es sólo preparatoria.

Hay que disponer cuántas veces hay que reunirse. Mucha gente se confunde y no sabe a ciencia cierta si se trata de dos reuniones o es la misma reunión que se hace en dos partes. Esto hay que dejarlo claro desde un principio, pues luego sucede que no habiendo agotado el tema en la primera no se sabe si la segunda es la segunda, y ya hay que llevar algo hecho y pensado, o es la continuación de la primera y todavía está todo por zanjar. Para dilucidar este asunto lo ideal es recurrir a una solución conciliadora consistente en celebrar una tercera reunión intermedia que aclare si es una cosa u otra. No debe emplearse más de un año en las reuniones preparatorias para programar las reuniones propiamente dichas. Las reuniones rutinarias de control para comprobar si se está siguiendo el programa de reuniones tal como se estableció o no. Es imprescindible convocar una reunión extraordinaria y urgente para volver a poner las cosas en su sitio. A esta reunión hay que procurar que falte algún cargo importante y, de esta forma, no tiene validez lo que se acuerde, generando otra reunión. No hay que tomar acuerdos y muchos menos que sean válidos, sino reunirnos para malgastar tiempo y energía.

¿Quién debe asistir a las reuniones? La asistencia debe ser obligatoria. Si no, se produce un desajuste importante, ya que hoy falta uno, mañana otro... y al final siempre se queda alguien trabajando. También deben asistir muchos. Una reunión de poca gente corre el riesgo de convertirse en una reunión de trabajo, con sus conclusiones prácticas y todo. Hay que evitarlo. Las reuniones multitudinarias, aparte de distraer a mucha más gente de sus quehaceres diarios, están técnicamente incapacitadas para sacar conclusión operativa alguna. Vean sino la Asamblea de la ONU, las Cortes o el Comité Olímpico. Por ello cuantos más, mejor, e invitando a gente de otras áreas que no tienen nada que ver con el asunto, así el desconcierto y el derroche es aún mayor. ¿Cuándo deben celebrarse? Un modelo perpetuo, válido para el 90% de los casos e imprescindible para el 10% restante es el siguiente. Lunes: Reunión para planificar el trabajo de la semana. Martes: para tratar los asuntos pendientes de la reunión del lunes. Miércoles: Reuniones por grupos para discutir primero y demostrar después que no es posible hacer lo que se planificó en la reunión del lunes que acabó el martes. Jueves: para que cada grupo exponga sus conclusiones de la reunión del miércoles a los demás. Viernes: para preparar la reunión del lunes, a la vista de los informes negativos de la reunión del jueves. Sábado y domingo: Descanso. Hay que reponer fuerzas para las reuniones de la próxima semana.

La asistencia debe ser obligatoria. Si no, se produce un desajuste importante, ya que falta uno, mañana otro...

Avisos: Mucho cuidado con esas personas resolutivas (que los hay) que en la reunión del lunes lo traen todo preparado y se ponen a concretar. Mejor citar a estos siempre en el último segundo, para que acudan, pero despistados, ya que si no van esos te arreglan la empresa mientras los demás están reunidos. Deje siempre para la próxima reunión la decisión final, así entretanto puede surgir una nueva circunstancia que dé pie para acometer de nuevo el tema desde el principio. En caso de que se llegue a una decisión, hay un último recurso infalible: organizar una nueva reunión para consensuar 'cómo se va a comunicar' la decisión tomada. Para cuando esto quede resuelto la decisión ya habrá quedado obsoleta y, de paso, malgastamos más tiempo. Este sistema se basa en el principio de las reuniones: 'proceso por el que un conjunto de personas trata de averiguar lo que hay que hacer para que se haga lo que ya debería estar hecho'. El derroche de talento es infinito y el objetivo de hundir la empresa queda garantizado.