Gmail ya permite crear citas y reuniones desde el correo, así se utiliza
El proceso es muy sencillo y se realiza siempre dentro del cliente de correo gratuito que tiene Google.
Organizar reuniones por correo electrónico suele ser una tarea bastante tediosa: intercambios de mensajes interminables, disponibilidad que cambia y respuestas que tardan en llegar. Pero Google ha decidido poner fin a ese caos con una nueva función que ya está disponible para todos los usuarios de Gmail. Se trata de la posibilidad de compartir una cita desde Google Calendar directamente desde el correo, sin salir de la bandeja de entrada.
Gmail se convierte en tu asistente y agenda
La nueva herramienta permite a cualquier usuario -ya sea con cuenta personal o profesional- proponer horas disponibles para reuniones sin tener que abrir otra pestaña o recurrir a aplicaciones externas. Esta función, que comenzó a desplegarse en mayo para usuarios de Workspace, ahora está disponible de forma generalizada.
El proceso es sencillo: al redactar un correo en Gmail, verás un icono de calendario debajo del cuerpo del mensaje. Al pulsarlo, podrás seleccionar Proponer horarios disponibles. Si no ves el icono, basta con hacer clic en los tres puntos y elegir Configurar una reunión > Proponer horarios disponibles. Esto abrirá una ventana emergente con tu calendario, desde donde podrás seleccionar manualmente las fechas y horas en las que estás libre.
Una vez elegidas las franjas, Gmail las insertará automáticamente en el correo, permitiendo al destinatario elegir el horario que mejor le convenga. Así, se elimina el ir y venir de correos para cuadrar agendas. Una gran opción que Google hace universal en su cliente.
Ventajas de esta función
La integración de Gmail con Google Calendar no es nueva, todo hay que decirlo, pero esta actualización lleva la productividad a otro nivel. Estas son algunas de las ventajas más importantes que se añaden gracias a esta nueva función:
La página de reservas es clave
- Ahorro de tiempo: ya no es necesario abrir una pestaña adicional para consultar tu calendario ni copiar y pegar horarios.
- Menos correos innecesarios: al ofrecer directamente tus disponibilidades, se reduce el número de mensajes intercambiados.
- Evita conflictos de agenda: Google Calendar actualiza automáticamente la disponibilidad en función de tus eventos confirmados.
- Accesible para todos: tanto cuentas gratuitas como de pago pueden usar esta función, aunque algunas opciones avanzadas están reservadas para suscriptores de Google Workspace.
Si ya tienes activada la programación de citas en Google Calendar, tu página de reservas estará lista para compartirse desde Gmailv sin que tengas que hacer nada. En caso contrario, puedes activarla desde la configuración de Calendar, en la sección Programación de citas. Una vez hecho todo esto, puedes conseguir lo siguiente que como comprobarás es de lo más útil para mejorar la productividad:
- Establecer la duración de las citas (por ejemplo, 30 minutos).
- Definir tu disponibilidad semanal.
- Añadir tiempo de descanso entre reuniones.
- Limitar el número de citas por día.
- Elegir el método de reunión: presencial, por teléfono o videollamada con Google Meet.
Esta función, para que trabaje de forma efectiva y eficiente, debe contar con una configuración adecuada de la página de reservas de Google Calendar, que puedes personalizar según tus necesidades. Además, puedes añadir campos personalizados para que los invitados rellenen información relevante antes de confirmar la cita, como nombre, correo electrónico o motivo de la reunión.
Una función sin apenas requisitos
Para usar esta función, solo necesitas una cuenta de Google y acceder a Gmail desde un navegador. La opción de compartir horarios está disponible tanto en cuentas personales como profesionales, aunque si quieres desbloquear funciones premium de esta opción -como múltiples páginas de reservas, recordatorios automáticos o verificación por correo- necesitarás una suscripción a Google Workspace.
