Diez trucos y secretos para sacar más de Excel

Excel es la herramienta más potente dentro del paquete de Microsoft Office. Con Excel se pueden realizar análisis de datos muy muy complejos, pero la mayoría de los usuarios buscan un tipo de análisis más sencillos.

Aún así, suele ser la última opción a utilizar por los usuarios, quizás por temor a no saber utilizarla correctamente o por el desconocimiento de los trucos y consejos que se van a mostrar a continuación y que permitirán a los usuarios utilizar Excel de una forma más cómoda.Relleno Flash de datos

Es un truco con el que Excel puede ahorrar bastante tiempo y evitar errores a la hora de rellenar celdas con datos que están contenidos de alguna manera en otras celdas sin necesidad de usar fórmulas complejas.

Un ejemplo claro para entenderlo es cuando se tiene una lista de direcciones de correo electrónico que contienen el nombre de la persona de contacto seguido de un separador, ya sea un “.”, “_” o similar, seguido del apellido u otra palabra como parte de identificación de la cuenta de correo que luego irá seguido del dominio correspondiente.

Pues bien, si se desea rellenar una nueva columna con el nombre de cada uno de los contactos, el usuario deberá rellenar la primera fila con el nombre correspondiente y pulsar sobre el cursor hacia abajo para que Excel de forma automática proponga los valores de las siguientes filas. Para confirmar lo que propone basta con volver a pulsar el cursor hacia abajo y de esta manera se podrán rellenar de forma automática todos los valores sin tener que escribirlos a mano.

Análisis rápido

Es una de las características más destacadas de Excel, es que permite ver un análisis de datos dentro de una misma hoja, permitiendo mostrar este tipo de análisis sobre los datos seleccionados. Es posible ir cambiando la selección de los datos para ir haciendo varios análisis rápidos de los datos seleccionados.

Para ello, cuando se tenga una hoja de cálculo con varios datos que se quieran analizar, habrá que seleccionar las celdas que se deseen evaluar en cada momento y hacer clic sobre el pequeño botón que aparece en la parte inferior derecha de la selección.

A continuación se muestra una galería de opciones para explorar, en la que aparece marcada por defecto el Formato Condicional, que mostrará de un plumazo los totales, los cuadros y minigráficos para el análisis de los datos, aunque también hay un montón de opciones más que se pueden adaptar a las necesidades de cada usuario.

Combinación de teclas rápidas

Se trata de una práctica que agiliza el uso de la herramienta y hace que su manejo sea más rápido y sin necesidad de usar tanto el ratón.

Por supuesto que no se puede uno aprender todas las combinaciones de teclas rápidas disponibles en todo el menú de Excel, pero hay una forma de descubrirlas de una manera fácil para no tenerlas que memorizar.

En cualquiera de los menús principales de Excel, basta con pulsar la tecla Alt en el teclado para que se muestren las teclas que darán acceso a las distintas opciones de menú con un recuadro sobre cada una de las opciones.

Obtener gráficos recomendados

Excel da la posibilidad de mostrar de una forma rápida y sencilla una serie de gráficos recomendados que ayuden al usuario a analizar los datos seleccionados. Para ello simplemente se debe ir a la pestaña Insertar para ver los distintos gráficos recomendados que se puedan adaptar a las necesidades o gustos de cada usuario.

Vista previa de estilos de gráficos

Una vez seleccionado un gráfico es posible previsualizar los cambios que se deseen hacer en el estilo del gráfico sin necesidad de realizarlos a través del icono del pincel, que mostrará los cambios en el estilo y los colores del gráfico sin necesidad de realizarlos.

Filtrar por línea de tiempo

Excel permite crear rápidamente los filtros de línea de tiempo para cualquier columna de fecha en una tabla dinámica o gráfico. La opción está en la ficha de Herramientas de la tabla dinámica.

Usar fórmulas manuales

Aunque Excel trata muchas veces de ayudar a realizar el trabajo del usuario intentando rellenar fórmulas de manera automática, puede ser que en ocasiones sea más un problema que una ayuda. Para desactivar esta opción, se debe ir al menú Archivo>Opciones>Fórmulas.

Jugar con múltiples ventanas

Excel permite unirse a Word y PowerPoint abriendo cada uno de estos archivos en una ventana nueva y la ventana de la barra de tareas para que sea más fácil de organizar todo en la pantalla.

Añadir marcas de agua

Esta herramienta de Office permite añadir marcas de agua a las hojas de cálculo para realizar documentos más profesionales. Para ello hay que ir a la opción de Encabezado y Pie de página y añadir una imagen como marca de agua que se podrá ver desde la vista de Diseño de la página.

Conteos rápidos

Se puede realizar un conteo del número de celdas, o la suma de todos los valores seleccionados de una forma muy fácil ya que con tan solo seleccionar las celdas correspondientes, en la parte inferior de la pantalla se podrá ver cómo Excel muestra el número de celdas seleccionadas y el valor del sumatorio de todas ellas sin necesidad de añadir fórmulas.