L’Oréal transforma con ‘legal design’ sus políticas globales de privacidad
El objetivo es que sus 90.000 empleados las comprendan mejor; Heineken también apuesta por convertir la información jurídica en diseños visuales
L’Oréal ha utilizado el legal design para hacer más comprensibles las políticas de protección de datos de sus empleados a nivel global. Con esta metodología, que se centra en convertir la información jurídica en diseños visuales, el objetivo de la firma de cosméticos ha sido romper las barreras culturales que enfrentan sus cerca de 90.000 trabajadores en todo el mundo en cuanto al tratamiento de su información personal. Y es que la legislación de la Unión Europea es diferente a la de Estados Unidos o Asia, por lo que no siempre es fácil aclarar la finalidad del procesamiento.
El legal design “permite explicar de forma sencilla cómo L’Oréal trata los datos de sus empleados con ilustraciones y ejemplos y sin utilizar un lenguaje jurídico complicado”, explica a CincoDías Max de Chanterac, responsable de privacidad para recursos humanos globales de L’Oréal. “Parte de las preguntas frecuentes de los empleados para responder a sus inquietudes y está diseñado según sus necesidades”.
Para este objetivo, la empresa ha confiado en Laura Fauqueur, fundadora de la agencia de design thinking Legal Shake, quien también se ha ocupado de hacer más comprensible la política de consentimiento para el tratamiento de imágenes y otros datos personales de los trabajadores de L’Oréal en Francia. Con un equipo multidisciplinar formado por otras dos personas, la abogada Alexandra Sabbe y la diseñadora Lisa Marcellin, Fauqueur ha convertido un documento de Word “que nadie entendía en algo accionable”. Los empleados de Asia, por ejemplo, “no terminaban de comprender por qué sus datos viajaban a París”, cuenta.
Fauqueur y sus colaboradoras se inspiraron “en la web de L’Oréal y en sus productos para hacer un microsite (un sitio web independiente) en su SharePoint (plataforma de Microsoft)” en el que explicaban la política de protección de datos. “Separamos los datos por el tipo de información personal y a partir de ahí contamos en inglés por qué se recogen y para qué. Pusimos una pequeña capa de gamificación para comprobar que las personas lo entendían y después un cuestionario en clave de humor para verificarlo”, explica.
Después de un año de trabajo, el resultado ha sido más de 50.000 visitas al sitio web, lo que la fundadora de Legal Shake califica como “un hito” ya que este tipo de políticas suelen ser bastante áridas para los empleados. “El legal design contribuye al diálogo social en la empresa” ya que “favorece la transparencia y, por lo tanto, la confianza”, considera Max de Chanterac. “Gracias a los datos, es posible ofrecer formaciones más específicas, mejor adaptadas a las necesidades de cada uno y a las necesidades futuras de la empresa”, dice el directivo de L’Oréal.
Heineken
La multinacional no es la única que aplica el diseño visual al trabajo de los departamentos jurídicos de las empresas. Heineken lleva tiempo remando en esta dirección. Hace un año puso en marcha un nuevo modelo de contrato interactivo diseñado a partir del legal design para bares y restaurantes, y desde 2022 se apoya en esta metodología para hacer más comprensibles a nivel interno sus políticas de derecho de la competencia y cumplimiento normativo.
Según cuenta Teresa Parada, legal advisor manager de Heineken España, empezaron creando un protocolo mediante legal design “para que los empleados, en función de su rol, sepan cómo actuar si algún día nos hacen una inspección sorpresa”. En el caso de los contratos de rápel, que consisten en un adelanto de dinero por parte de Heineken a cambio del compromiso del establecimiento de comprar una cantidad mínima de cerveza durante un periodo de tiempo, simplificaron las cláusulas de los documentos.
“Sacamos la información clave a un resumen ejecutivo de una página”, donde, ordenadas por iconos, aparecen las condiciones de financiación, duración, precio, etc. Si la parte quiere profundizar, no tiene más que pinchar en el símbolo, que la lleva a la cláusula. “La idea es que un cliente simplemente viendo esta información sepa si es lo que ha negociado”, indica Parada. Además de diseñadores y de seguir la identidad visual corporativa, una correctora de estilo se aseguró de que el lenguaje y el orden empleado era el adecuado. Lo que buscaron, resume la abogada, fue “hacer el derecho más accesible”.
Haciendo simple lo complejo
Origen. El legal design, o el arte de convertir en ilustraciones las cláusulas complejas de un contrato o las políticas de prevención del blanqueo de capitales, no es nuevo. Esta metodología nació hacia 1970 de la mano del premio Nobel de Economía Herbert Simon, aunque su uso en el sector legal sigue siendo tímido. Según Laura Fauqueur, fundadora de Legal Shake, esto se debe a que se basa en el pensamiento divergente, esto es, en generar múltiples y creativas soluciones a un problema, mientras que el razonamiento legal suele ser más lógico y estructurado. A pesar de ello, hay algunas firmas de abogados, como Simmons & Simmons, que ofrecen servicios de asesoramiento legal partiendo del diseño estratégico.
Lenguaje. Teresa Parada, legal advisor manager de Heineken España, explica que se empezó a interesar por el legal design “por necesidad”, cuando llegó a la compañía y empezó a trabajar con el departamento de marketing. Antes era abogada en PwC y su ecosistema “era 100% jurídico”, por lo que no había tenido la necesidad de “adaptar el lenguaje”. Desde su posición actual, destaca las bondades de esta metodología para “trasladar la parte jurídica a la parte operativa” de las compañías y no perder relevancia. Max de Chanterac, responsable de privacidad de L’Oréal, coincide: “El legal design es una herramienta formidable” que “no pretende explicarlo todo, sino simplemente decir lo esencial” para acercarse a las necesidades de clientes y empleados.