Tickelia, la solución de gestión de gastos que hace ahorrar tiempo y dinero a las empresas
Prescindir del papel, acabar con las tareas manuales, luchar contra el fraude interno y simplificar las gestiones del día a día, entre sus principales ventajas
¡Tickets a la papelera! ¿Puede una simple foto tomada desde un smartphone registrar el gasto de una empresa? ¿Es posible leer, gracias a la tecnología más avanzada, todos los detalles de una factura, ya se trate de un simple ticket, un documento simplificado o algo mucho más complejo? ¿Se pueden franquear las barreras de los idiomas para reportar los gastos de una compañía? ¿Y olvidar la engorrosa tarea de teclear, uno a uno, los detalles de un desembolso concreto? ¿Podríamos, de forma fiable, esquivar las posibles trampas de un fraude oculto en una factura?
Desde hace años las empresas venían reclamando una solución integral a estas preguntas con el fin de automatizar todo el proceso de gestión de gastos, desde el pago hasta la contabilización automática con el ERP (sistema de planificación de recursos empresariales), pasando por el reporte, la gestión de anticipos, los importes de los viajes o las liquidaciones. Tickelia, creada en 2013 por Inology, empresa de software de gestión empresarial con más de 38 años de trayectoria en el sector, vino a cubrir un hueco crucial para las empresas de cualquier sector. Se trata de una solución 360º imprescindible para profundizar en los procesos de automatización y digitalización financiera de muchas compañías.
Digitalización de tickets
Tickelia supone un antes y un después en el proceso de gestión y recopilación de los tickets generados al realizar un pago. Su avanzada tecnología OCR+ICR permite en pocos segundos captar hasta 18 campos de información recogidos en el ticket, con la mayor fiabilidad y sin importar el idioma o el país. Una vez digitalizados los tickets, el empleado puede tirar el original en papel, pues ya no le hará falta conservarlo. Toda la información queda registrada en la aplicación. Tickelia está homologada por la Agencia Tributaria, por lo que los tickets tienen la misma validez legal que los originales en papel.
A su vez, Tickelia se integra con cualquier solución de forma bidireccional para maximizar la automatización de procesos, ya sea un ERP, un programa de nóminas, tarjetas, agencias de viajes (también portales de reserva online como Travel Perk), seguridad o Business Intelligence, entre muchos otros.
Control global de gastos
Tickelia presta una ayuda imprescindible a las empresas solucionando problemas muy habituales pero que pueden causar más de un quebradero de cabeza. Por ejemplo, se pueden estar gestionando gastos duplicados de forma involuntaria que constituyen una forma de fraude interno o tal vez alguien tecleó mal el importe concreto de un gasto (incurriendo nuevamente en un modo de fraude interno aunque sea sin intención). Al digitalizar todo este proceso Tickelia minimiza cualquier tipo de error derivado de las tareas manuales y con su detección de duplicados acaba también con este tipo de fraude. Además, permite a las empresas llevar un control total de los desembolsos y cumplir con su política de gastos, gracias a las configuraciones y a los flujos de aprobación, puesto que hay trazabilidad en cada punto del proceso.
Tickelia ofrece a las compañías la posibilidad de utilizar sus tarjetas Visa que pueden configurarse con límites y restricciones de días, franjas horarias, tipo de gasto, etc., asegurando un control estricto de los gastos efectuados por los empleados. Si por algún motivo no se justifica un gasto las tarjetas físicas disponen de la funcionalidad Smart Autoblock, mediante la cual la tarjeta se bloquea automáticamente y no permite usarse hasta que se justifiquen los gastos pendientes.
Tiempo y dinero
El hecho de que la empresa disponga de sus propias tarjetas no supone ningún problema. Tickelia ofrece conciliación de tarjetas corporativas, de tal modo que coteja automáticamente todos los pagos efectuados con las tarjetas de débito o crédito con los tickets subidos a la aplicación.
La respuesta integral de Tickelia está disponible para los sistemas operativos Android e iOS y adaptada a todo tipo de empresa y sectores de negocio. Una solución que ya ha cautivado ya a más de 2000 clientes repartidos en 124 países. Gracias a esta innovadora solución las empresas no solo ahorran dinero, también un valioso tiempo.
Tickelia reduce hasta en un 75% el tiempo administrativo dedicado a la gestión de gastos, ya que permite la conciliación bancaria, así como la liquidación y contabilización, facilitando el traspaso contable al ERP, el pago mediante SEPA (zona única de pagos en euros) y enviar directamente los gastos a la AEAT para cumplir con el SII (suministro inmediato de información del IVA).
El ahorro de dinero también es una gran baza de Tickelia. Su funcionamiento se adapta a las necesidades del mercado, ya que es la única solución de gastos de empresa con servicio propio de recuperación de IVA y con un fee a éxito, pues solo se cobra la factura lograda. Además, permite la deducción del IVA tanto a nivel nacional como internacional, en más de 42 países.
Gastos de viaje y desplazamientos
Sin duda uno de los apartados más importantes en la gestión de gastos de las empresas es el que se deriva de los viajes. Un espacio donde la operatividad, la eficiencia y la claridad son indispensables para equilibrar las cuentas. En este terreno Tickelia acompaña a las empresas en todo el operativo, desde la aprobación del viaje, el control de las políticas de gasto o la gestión de anticipos, hasta el pago y la contabilización con la ERP.
En primer lugar, permite crear la solicitud de los medios de viaje que necesite un empleado y establece un flujo de aprobación multinivel para obtener plena visibilidad y transparencia en los gastos de dicho viaje, así como la gestión desde la plataforma de imprevistos o cancelaciones y la integración con las agencias de viajes o travel managers.
Todos los gastos asociados al desplazamiento quedan integrados en la plataforma, por lo que la empresa dispone de métricas y KPIs con el fin de tomar decisiones futuras sobre los viajes y sus costes asociados.
No solo las compañías se benefician de las soluciones implementadas por Tickelia, también los empleados gozan de múltiples ventajas. Un problema habitual en muchas compañías y que acaba afectando al “salario emocional” de los empleados es que todavía muchas firmas permiten que sus empleados paguen los gastos de la empresa con dinero de su bolsillo. Con Tickelia este problema ha pasado a la historia, ya que cuenta con la gestión íntegra de la solicitud de anticipos para que el trabajador no tenga que poner su propio dinero en un viaje de empresa. Cuando el empleado esté en situación de movilidad puede solicitar el importe del anticipo allá donde se encuentre, bien desde la app o desde el entorno web. Tickelia permite la vinculación del anticipo con los conceptos analíticos de la compañía, lo que asegura la trazabilidad del proceso y un control total de los gastos.
Gastos online
Los gastos online cobran otra dimensión con las prestaciones que proporciona Tickelia. La aplicación realiza cualquier solicitud de compra sin importar el lugar y proporciona a los empleados acceso a los fondos de una manera rápida y segura. Tras un sencillo proceso de aprobación personalizable que garantiza un mayor control y visibilidad de los gastos que realiza un equipo de trabajo, Tickelia genera una tarjeta virtual de un solo uso para cada solicitud de gasto aprobada o una tarjeta recurrente si se trata de una suscripción.
De un modo igualmente sencillo y muy intuitivo, la aplicación gestiona los pagos a acreedores a través de un proceso digital end-to-end. Basta con solicitar el pago de una factura, esperar la aprobación del responsable y, una vez obtenida esta, activar el pago bancario con un simple click.
Tickelia dispone de una amplia red de centros de servicios distribuidos por toda Europa que garantizan un acceso rápido a cualquier tipo de servicio. Las soluciones de esta aplicación ágil y versátil han ayudado a empresas como como Alsa, Prisa, T Systems, Volvo, MediaMarkt o Chupa Chups entre otras muchas.
Tarjetas inteligentes
Desde el principio de su andadura Tickelia se empeñó en darle una vuelta a la gestión de gastos con tarjetas corporativas desplegando un amplio abanico de tarjetas configurables y en distintos formatos con el objetivo de responder a las necesidades de cualquier tipo de cliente.
Tarjetas “a la carta” que permiten a las compañías aumentar el control y la visibilidad de cada uno de los gastos registrados. Entre su variada oferta podemos encontrar tarjetas físicas que permiten un pago cómodo y ofrecen un reporte del mismo también compatibles con Apple Pay y Google Pay. Las hay de un solo uso para responder a cada solicitud de gasto aprobada (inhabilitada después de cada compra) y otras que perduran en el tiempo para realizar el pago de suscripciones mensuales o anuales. Eso sí, aprobadas siempre por el responsable por lo que la visibilidad y el control de un posible fraude siempre están garantizados.