Factura certificada: qué es y qué ventajas tiene
Se trata de la digitalización de las facturas
La digitalización ofrece un sinfín de ventajas a los profesionales autónomos y a los empresarios. Una de ellas tiene que ver con la digitalización de las facturas. Los expertos de Contasimple recuerdan que existen unos requisitos que deben cumplir los documentos digitalizados para que sean considerados como válidos.
Así, según dicen, las facturas certificadas, esto es, aquellas que se han homologado digitalmente, tendrían el mismo valor que las facturas de papel.
Para que una factura sea certificada debe tomarse una fotografía del documento. A continuación, se debe digitalizar, para ello se aceptan formatos como ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG 200, PDF o TIFF. Desde Contasimple indican que se tiene que incorporar al documento la información del proceso de certificación además de la firma digital del documento final. Por último, se debe validar que el documento que se ha almacenado cumple con los requisitos estipulados para aceptar la factura en formato digital. El documento que se genere se debe vincular correctamente con la información de la factura a la que hace referencia.
Entre las ventajas de utilizar la factura certificada destaca que así se consigue una gestión más eficaz de la facturación. Esto se debe a que se almacena el documento en un formato digital, por lo que es posible buscarlo más fácilmente.
Mantenimiento de la calidad
Por otro lado, a facturación certificada supone un ahorro de tiempo. Programas como el de Contasimple, que permiten generar este tipo de documentos, facilitan al usuario poder acceder de una forma mucho más rápida y fácil a la información. De esta forma no se traspapelan las facturas.
Este sistema también supone un ahorro de espacio, ya que los archivos digitales se pueden guardar en el mismo disco duro del ordenador o en la Nube.
Los documentos digitales mantienen la misma calidad pase el tiempo que pase, al contrario de lo que ocurre con los que están en formato papel. La factura certificada asegura que el documento tenga la misma calidad hoy o dentro de 10 años.
Por último, este tipo de facturación supone un compromiso con el medio ambiente y ayuda a cumplir con la norma ISO 14001 de gestión ambiental.
