Facturas rectificativas: ¿en qué casos es obligatorio expedirlas?

Hacienda explica cuándo y cómo hay que emitir una factura rectificativa.

Una factura rectificativa sirve para corregir otra factura original en la que haya algún error y se tenga que modificar o añadir algún dato. Son documentos necesarios porque una factura original no se puede alterar ni corregir, por lo que si hay cualquier equivocación, se debe realizar a través de una rectificativa.

Entonces, ¿cuándo se debe emitir una factura rectificativa? ¿En cualquier caso?¿Hay alguna obligación de emisión en este tipo de facturas? A continuación, vamos a ver en qué casos se debe emitir una factura rectificativa, cuándo debe hacerse y qué deben contener.

Casos en los que emitir una factura rectificativa

Según informa la Agencia Tributaria, existen determinados supuestos en los que es obligatorio emitir una factura rectificativa:

• Cuando la factura original no cumpla con alguno de los requisitos obligatorios en los artículos 6 y 7 del Reglamento de las obligaciones de facturación. Estos artículos son los que establecen el contenido de la factura y el de los documentos sustitutivos, respectivamente.

• En caso de que se hubieran dado alguna de las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA. Éstas están establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992 y son situaciones como: devoluciones de envases, impagos, cambios en los precios, descuentos, etc.  

• Si las cuotas de IVA repercutidas no se hubieran precisado bien.

Cuando se diera cualquiera de las anteriores situaciones, se debería emitir una rectificativa. Sin embargo, desde Hacienda advierten que no se rectificarán las cuotas impositivas repercutidas en los siguientes supuestos:

Cuando las causas de la modificación no estén indicadas en el artículo 80 de la Ley 37/1992 e implique aumentar las cuotas repercutidas y los destinatarios de este incremento no actúen como los responsables del impuesto o empresarios. Como excepción, si se produce una elevación legal de los tipos impositivos, la rectificación se puede realizar en el mes en el que entrara este aumento en vigor y el siguiente.

En caso de que la propia Agencia Tributaria manifieste en las liquidaciones que hay cuotas impositivas devengadas y no repercutidas más altas que las declaradas por el empresario y hubiera cometido un fraude o debía saber que estaba realizando una operación fraudulenta.

Contenido de las facturas rectificativas

Una vez que se cumplen las condiciones oportunas para emitir una factura rectificativa, ésta debe expedirse en el momento en el que se tenga constancia de ello. Solo hay una excepción, y es que no pueden haber pasado cuatro años desde que se devengó el impuesto, o desde que se produjeran algunas de las circunstancias establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, que es la que supone la modificación de la base imponible del IVA.

Para emitir una factura rectificativa, deberá indicarse como tal de manera explícita su condición, así como el motivo por el que se ha procedido a su rectificación. En este sentido, la factura nueva deberá incluir los datos que identifiquen la factura original, el periodo en el que se produce (en el caso de descuentos por volumen de operaciones), la rectificación que se haya llevado a cabo y deberán incluir todos los requisitos que establece el reglamento

En caso de que la factura original haya tenido un error material que no cumpla los requisitos de los artículos 6 y 7 del reglamento de facturación, se deberá emitir una factura rectificativa con una serie especial. Lo mismo ocurre cuando se produce un error fundado de derecho, no determinar correctamente la cuota repercutida o cualquier circunstancia en la que hubiera que modificar la base imponible.

Si un empresario o autónomo considera que se debe emitir una factura rectificativa por otros motivos, se debe justificar y realizar una solicitud a Hacienda. El departamento de gestión tributaria puede autorizar otros procedimientos, si lo consideran oportuno.

Tipos de facturas rectificativas

Las facturas rectificativas, a su vez, pueden realizarse por dos motivos: sustitución o diferencias.

• Una factura rectificativa por sustitución debe informar de la rectificación que se haya realizado indicando el importe del cambio. Es decir, que se han de registrar dos facturas: la errónea, con importes negativos, y la rectificativa. Por ejemplo, en una factura con una base imponible de -1.000 euros y una cuota de -210 euros y la rectificativa con la base de 800 euros y la cuota de 168 euros.  

• Una factura rectificativa por diferencias debe indicar directamente el importe de la rectificación, sin que el signo se tenga en cuenta. Por ejemplo, con los mismos datos que el caso anterior solo se ha de registrar una factura en la que se informe del importe rectificado: una factura con una base imponible de -200 euros y una cuota de -42 euros.