Cómo crear una política de gastos eficiente para tu empresa

Pasos para que los gastos de empresa no sean un obstáculo en la viabilidad de tu negocio.

Realizar una buena gestión de los gastos puede resultar clave a la hora de que una empresa sobreviva a momentos de crisis económica como el que atravesamos en la actualidad.

Indudablemente, no existe una fórmula mágica para ello, ya que cada sector y cada tipo de negocio tienen unas características tan específicas como singulares pueden ser otros factores como la política de empresa o la política de gastos de la misma. La clave está en adaptar esta forma de gestionar los gastos a todos estos factores.

Los expertos de Captio han elaborado una guía en la que se proporcionan cinco pasos para realizar una buena política de gestión de gastos.

Escuchar a los empleados

Es el primer paso que recomiendan hacer desde esta compañía. Hablar con el equipo y obtener su feedback es imprescindible para una buena organización y un buen clima laboral.

En temas tan ligados a los gastos empresariales como pueden ser los viajes de empresa, qué mejor que preguntar a tus empleados si les gusta realizar ese tipo de viajes profesionales o si lo consideran necesario para el desarrollo de sus funciones o consecución de objetivos.

Analiza los datos

Para analizar los datos correctos, debes hacer ciertas preguntas, como por ejemplo cuál es el objetivo de realizar una nueva política de gastos, o cuánto dinero estamos invirtiendo en gastos de viajes. También es interesante extraer cómo se pasan estos gastos actualmente o quién se encarga de revisar estos gastos y cuánto tiempo emplean para ello.

Cuantificar los coches de empresa y las tarjetas de empresa operativos en la actualidad también es importante, al igual que si realizar un listado de los proveedores con los que trabaja la compañía y el nivel de satisfacción y dependencia de los mismos.

Concretar y definir

El tercer paso que nos ofrecen los expertos de Captio es concretar aspectos como la política de kilometraje y dietas de la organización. ¿A qué precio vas a pagar el kilómetro de tus empleados? En 2020, el precio mínimo es de 0,05€ y el máximo 0,82€. Existe, por lo tanto, una horquilla amplia en la que deberás situarte.

En España, la mayoría de empresas pagan ente 0,31 y 0,40€, mientras que el apartado de las dietas se resuelve entre 8 y 25 euros para la mitad de la dieta y entre 35 y 90 euros para una dieta completa.

Otro punto a definir son los métodos de pago de tus empleados. ¿Optarás por una tarjeta corporativa a nombre del empleado o por el dinero en efectivo?, ¿prefieres unificar los pagos en una sola tarjeta corporativa o para la gasolina sería una buena elección una tarjeta combustible?

Además de la política de viajes internacionales, también es necesario establecer unos roles de supervisión y un mecanismo de aprobación para las distintas etapas por las que debe pasar un gasto de empresa.

Integrar y automatizar

El cuarto consejo que dan estos profesionales de la gestión de gastos es la integración y automatización de todos estos elementos, El 70% de las empresas que ha participado en una encuesta para la elaboración de la guía ya tienen su ERP integrado con un sistema de conciliación de tarjetas bancarias.

Comunicar y formar

No olvides el último paso, que no por ello es el menos importante. Tu política de gastos debe ser comunicado a todos los empleados de una manera clara y concisa, ya que de lo contrario tus esfuerzos pueden convertirse en frustración.

Esta política, además, deberá estar fácilmente accesible por todos los empleados en cualquier momento que quieran consultarla, así como debe ser recordada de manera asidua en las comunicaciones internas.