Cómo proteger un documento de Office con varias contraseñas

Cómo proteger un documento de Office con varias contraseñas

Protege tu trabajo de ojos y manos indiscretas.

Aunque la nube y las medidas de seguridad que tomamos a diario en nuestros ordenadores nos puedan parecer más que suficientes para evitar que nuestro trabajo caiga en manos ajenas, existe otra forma mucho más efectiva de cerrar la puerta a que nuestros documentos de Microsoft Office puedan ser vistos por quien no queremos.

Se trata de una función que lleva muchos años activa y que algunos usuarios confunden con las de dar permisos de edición cuando trabajamos en equipo. En ese caso, no estamos protegiendo el archivo con una o más contraseñas, sino simplemente ofreciendo acceso para que los cambios que lleve a cabo cada miembro queden identificados en caso de dudas.

Vamos a crear dos contraseñas

Como os decíamos, da igual si se trata de un archivo de Word, Excel o Power Point que queréis compartir o simplemente almacenar con mayor seguridad, os recomendamos que lo protejáis con una contraseña. De esta forma, solo lo podrán consultar aquellas personas con la que compartáis ese password. Pero vamos a ver cómo podemos hacerlo.

Lo primero que hay que decir es que tendréis que esperar a 'Guardar como' para que os aparezcan estas opciones. Así que para que no se os olvide, abrid uno nuevo y a continuación dadle a guardar. En el menú donde aparece la ubicación en la que se almacenará y su nombre veréis un botón qeu es el de 'Más opciones'. Pulsando ahí se abrirá un pop-up donde podemos definir dos contraseñas: una para la apertura y otra para permitir escribir en el documento.

Opciones de guardado en Microsoft Office.
Opciones de guardado en Microsoft Office.

Completando solo la primera permitiremos leer lo que les enviemos, pero sin poder añadir cambios. Para hacerlo tendrían que introducir ese segundo password que tenemos la posibilidad de definir. Aún así, como veis, hay una tercera posibilidad, más abajo, que es la de 'solo lectura', que blinda de cualquier cambio el archivo para evitar que aparezcan distintas versiones de un mismo trabajo.

Sin duda, esta última es la mejor opción que podemos elegir si se trata de enviarlo para que alguien lo consulte. Y ya, si quiere hacer algún cambio, que lo explicite por mail que ya lo hacemos nosotros tranquilamente, que para eso somos los responsables. Decir por último que es importante que tengáis algún tipo de control sobre las contraseñas que creáis. Si va a ser para un documento de forma permanente, entonces es mejor que tengáis un lugar donde apuntar todas las que definís, pero si es para un solo uso, con escribirla en el propio mensaje que enviéis a vuestro receptor os servirá.

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