Pymes que pagan, pero no reciben la factura: ¿cómo contabilizarlo?

El Plan General de Contabilidad dispone de cuentas específicas para contabilizar estos casos.

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Las facturas son uno de los documentos más importantes para una empresa. Se trata de documentos acreditativos que sirven a la compañía como referencia sobre lo que ha comprado y vendido durante su periodo de actividad. Sin embargo, hay veces en las que el pago de una factura se realiza por adelantado y ésta aún no se ha percibido.

¿Cómo apuntar estos movimientos en la contabilidad de la compañía? Desde el software empresarial Sage, han analizado esta cuestión. Tomamos algunos de sus apuntes para determinar cómo se debe proceder en estos casos. La primera recomendación que dan desde el escrito publicado en su portal es revisar el Plan General Contable, pues ahí encontramos la respuesta.

Según dicho documento existe una cuenta específica en la que cuadrar este tipo de circunstancia. Se trata de la cuenta 4009, de proveedores, para facturas pendientes de recibir o de formalizar. Las deudas con proveedores de las que no se disponga factura se deben englobar en dicha cuenta. En este caso, no se cargará el importe del IVA. Se debe aplicar en la cuenta correspondiente del subgrupo 60 con abono a la cuenta 4009.

Una vez se tiene la factura

Una vez se recibe la factura se debe contabilizar en la cuenta 4000 o, si es en moneda extranjera, en la 4004, abonando esas cuentas con cargo a la 4009. ¿Y qué hacer con el IVA en ese momento? El Plan General de Contabilidad establece que a partir de ese momento el IVA se puede reflejar en la cuenta 472, cargándola con abono a dichas cuentas de proveedores. Pero esto solo es en el caso de que no se reflejara de manera contable en su momento, o bien a una cuenta de HP IVA soportado no deducible, si es que se opta por esa alternativa.

En cuanto a las declaraciones trimestrales del IVA, las cuotas soportadas solo se pueden deducir cuando se haya recibido la factura. En el caso de que la fecha del documento sea del 30 de marzo, pero no se reciba hasta el 10 de abril, su liquidación no podrá realizarse hasta la declaración trimestral correspondiente al segundo trimestre. Por último, en el libro de facturas recibidas se deben reflejar la fecha de expedición de la factura y la de la realización de las operaciones.

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