Digitalizar procesos de negocio con éxito

Las imágenes deben archivarse con una mínima calidad para su uso futuro

El concepto de digitalización, que inunda los planes estratégicos de las empresas, se ha convertido en una prioridad. La velocidad de transformación vendrá marcada por el grado de digitalización, de factores regulatorios que la impulsen, la competencia y una necesidad de mejorar la eficiencia operativa, sin obviar la cultura corporativa.

Esta transformación lleva asociada una reducción o eliminación del papel en procesos de gestión. Sin embargo, para poder completarse, es necesario ofrecer una solución que permita no solo mejorar la calidad de la información extraída de los fondos documentales, sino también optimizar la experiencia de usuario. Bien por carencia de medios adecuados o por ignorancia de los operarios, gran cantidad de las imágenes escaneadas se archivan sin un mínimo control de calidad que permitiera su uso futuro como fuente de información.

Los dispositivos de digitalización han evolucionado permitiendo la ágil transformación de documentos en papel en información útil para la empresa. La tecnología es más fácil e intuitiva que nunca y la combinación de un hardware de calidad con un software adecuado permite automatizar tareas, ayudando a organizar mejor procesos y datos. Además, los escáneres profesionales presentan una serie de funcionalidades con las que garantizar la fiabilidad y eficiencia de la captura.

Es imprescindible entender para qué se va a utilizar el escáner y en qué entorno, teniendo en cuenta las expectativas y limitaciones del cliente. En general, estos dispositivos tienen dos usos principales: el registro de entrada y la digitalización masiva de documentos. Resulta clave que el escáner esté en el mismo lugar que el profesional que va a digitalizar documentos, en vez de tener el dispositivo en ubicaciones lejanas, para solucionar cualquier contratiempo. Asimismo, al escanear un alto volumen de documentos, la prioridad está en la velocidad de captura de imágenes de calidad útiles y aptas para procesos automáticos de indexación de información que permitan convertir el corpus informativo de la organización en valor.

Para muchas empresas, la IA y la automatización de procesos han sido la puerta de entrada de su transformación digital. No obstante, desde Couchbase señalan que el 90% de proyectos de digitalización fracasa por falta de estrategia; y es que este proceso necesita de una planificación e inversión adaptadas a cada situación.

Digitalizar un proceso basado en papel requiere que las organizaciones pongan atención en cómo capturar sus documentos, qué herramientas son apropiadas y la fiabilidad de los datos resultantes. Estos parámetros deben estar obligatoriamente incluidos en los criterios de compra. El coste del hardware no es relevante comparado con el de la mano de obra del operador, ya que una mala decisión podría acarrear a la larga un coste asociado a la indexación / reescaneado que la organización pudiera no ser capaz de acometer.

No es que lo barato pueda salir caro, es que lo barato en este caso te puede hundir, bloquear el cambio y destrozar tu proceso de transformación digital.

Jesús Cabañas es director regional de PFU (EMEA) para Iberia