Nueva normativa

Los gigantes del software se lanzan a por el negocio del control de horarios de los empleados

Ven especial oportunidad entre las empresas de menos de 100 trabajadores, que deben instalar una solución antes del 12 de mayo

Una persona accede a su empresa utilizando una tarjeta y un torno.
Una persona accede a su empresa utilizando una tarjeta y un torno.

Los gigantes del software se frotan las manos. La nueva obligatoriedad de las empresas de registrar los horarios de sus plantillas y conservar la información durante cuatro años les abre una interesante vía de ingresos. SAP, Sage, Meta4, Oracle, Salesforce, Wolters Kluwer y Exact Software son algunas de las compañías que ya han olido esta oportunidad de negocio y preparan acciones para explicar a sus clientes, actuales y potenciales, las implicaciones que tiene el nuevo real decreto ley, aprobado en Consejo de Ministros el pasado 8 de marzo, y darles a conocer qué soluciones tienen para que puedan cumplir con la nueva normativa.

“Lógicamente, se abre una oportunidad de negocio”, admite Carlos Pardo, director general de Meta4 Iberia. Según el directivo, “aunque muchas compañías ya registran en España la jornada laboral de todos sus empleados, otras muchas no lo hacen porque la normativa no se lo exigía y su actividad tampoco lo hacía necesario. Pero esto ha cambiado con la nueva ley y ahora todas las empresas, con independencia de su tamaño y negocio, deberán hacerlo”.

El directivo advierte igualmente de que “es ­probable” que las empresas que ya tienen instalado algún sistema de registro de horarios (el de su empresa se llama Gestión del tiempo Avanzada) “requieran de una revisión” para cerciorarse de que cumplen con la nueva normativa, que exige también poner la información de ese registro a disposición de los trabajadores, sus representantes e inspectores laborales.

Desde Sage Iberia, el director de marketing de producto, Diego Sánchez, cuenta que ya han recibido muchas llamadas de empresas interesadas en ponerse al día para cumplir la nueva ley. “Piense que el plazo para su entrada en vigor es bastante exigente, el 12 de mayo [dos meses desde su publicación en el BOE], así que hemos organizado sesiones online de divulgación para dar a conocer nuestra solución”. Sánchez detalla que el pasado jueves celebraron la primera, donde tuvieron más de 500 empresas conectadas, y ya tienen fijado un calendario para hacer otras sesiones semanales en marzo y abril.

Instalar una solución de este tipo puede costar desde 0,5 a 3,5 euros por empleado/mes, según algunos proveedores

El ejecutivo señala que hace 15 días lanzaron la solución Sage Control Horario, pensada para todo tipo de empresas,  “desde las que tienen 5 empleados a las que cuentan con 4.000”, y lo que han hecho es integrarla con su motor de cálculo de nóminas, "porque es ahí donde creemos que se aporta un gran valor al automatizar todo el proceso”. El directivo aclara que las soluciones se venden por separado, pero que aspiran a que el 100% de las empresas que tienen el software laboral de Sage usen también su herramienta de control de horario.

Tomàs Font, head of business operations de Wolters Kluwer Tax & Accounting, cuenta que el mercado ya llevaba “en guardia” un tiempo, porque venía hablándose de este cambio normativo desde hace varios años, pero al final el tema se había quedado un poco diluido. “Ahora esto cambia al haber en firme un real decreto ley. Por eso vemos una oportunidad de negocio clara”, añade Font, que coincide con Sánchez en que el mercado más claro está en el segmento de las pymes, “que son las que están menos preparadas”. Pero, en España, el 98% de las empresas tiene menos 100 empleados. “Justo el segmento a atacar”, continúa este directivo, que recuerda la importancia de cumplir la nueva normativa, pues su incumplimiento se castigará con sanciones que llegan hasta los 6.250 euros. “Aunque luego habrá que ver si los cuerpos de inspección entran en este tipo de empresas o no”, señala.

Wolters Kluwer, cuyo negocio está centrado en empresas y despachos profesionales donde mueven más de cuatro millones de nóminas al mes (sin contar con empresas públicas), advierte que es importante que las empresas entiendan bien la norma (la compañía ya ha elaborado un ebook informativo sobre el tema) y comprendan la importancia de contratar un producto que les aporte valor (el suyo se llama a3gestión del tiempo). “Si no pueden acabar vendiéndoles productos que no cubran la norma y no enterarse hasta que no les venga una inspección y les sancione”, apunta Font.

"No se trata de que todo el mundo vuelva a la oficina a trabajar de 8 a 6. Estos sistemas ayudan a implantar horarios flexibles "

Simón Noriega, experto en aplicaciones de recursos humanos de SAP, indica que tanto las soluciones tradicionales para este área de su empresa como su solución cloud SAP SuccessFactors ya tienen incluidas la gestión de tiempos. “Tenemos el producto desde hace mucho tiempo y también la experiencia, así que estamos listos, pues no cabe duda de que la nueva norma nos va a permitir una entrada más poderosa en el mercado”.

Salesforce explica que con su plataforma como servicio (PaaS) y los componentes de Salesforce Shield cualquier empresa podrá tener toda la información del registro de horas para poder mostrarlo de forma sencilla en aplicaciones para empleados, cuadros de mando e informes exportables, así como para realizar auditorias. “Además, con Salesforce IoT podemos integrar dentro la información de registro de horas que venga de cualquier otro dispositivo o sistemas (tornos, lectores de tarjeta, etcétera).

Ignacio Gago, director de cuenta de Exact Software Iberia, explica que actualmente entre 800 y 1.000 de sus clientes en España (la compañía vende software a pymes) tienen contratado su módulo de recursos humanos y, de estas, un tercio utilizan la funcionalidad de control de horario de la compañía.

¿Cuánto le puede costar a una empresa instalar una solución para el registro horario? Las compañías dedicadas a este negocio, entre las que también están  eKon-Unit4, Robotics, Solmicro y Grupo i68, dicen que depende mucho del tamaño. Pero Sage apunta que puede ir de 2 a 3,5 euros por empleado/mes, y Wolters Kluwer dice que podría rondar el medio euro por empleado/mes para una empresa de 1.000 trabajadores, y 1,5 euros si es una compañía de hasta 100 trabajadores.

Aprovechar las ventajas del registro

El director general de Meta4 advierte que el real decreto ley trae un gran reto a las compañías tecnológicas: "Compaginar dos realidades. Por un lado, la necesidad de ayudar a nuestros clientes a cumplir con la nueva ley, que sin duda redundará en beneficio de todos porque permitirá detectar irregularidades. Y, por otro, hacerlo sin renunciar a los avances que se han conseguido en cuanto a mayor flexibilidad laboral, conciliación familiar, teletrabajo... que es lo que están demandando los empleados”.

En este sentido, todos los proveedores de software consultados defienden que las soluciones que hay hoy en el mercado permiten conjugar ambas cosas. Es más, sostienen que disponer de un sistema de registro horario tiene múltiples ventajas y que las empresas deberían aprovechar la obligatoriedad marcada por el Gobierno para sacar partido de ello.

Los responsables de Sage y Wolters Kluwer, por ejemplo, dicen que en el mercado hay soluciones que permiten no solo registrar las entradas y salidas sino ganar en funcionalidades. “Pueden ayudar a las empresas a implantar turnos más flexibles, facilitar la conciliación laboral y familiar, poner en práctica planes de incentivos e incluso ser una herramienta de productividad”, señala Font.

“Lo que estamos haciendo es apalancarnos en la tecnología para que la flexibilidad no sea un problema para cumplir con esa obligación legal. No se trata de que ahora todo el mundo vuelva a la oficina a trabajar de ocho a seis y esté con la tarjeta en el torno”, añade Sánchez.

La mayoría de las soluciones de los gigantes del software están en la nube y permiten a los empleados de cualquier empresa fichar perfectamente desde una app en el móvil o a través de una aplicación web.

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