Estrategias para ser un abogado más productivo
No perder el tiempo y planificar, claves para ser efectivos Las horas extras afectan a la salud y a la vida personal
En un despacho de abogados, como en cualquier negocio, el tiempo es oro. Dedicar algunos momentos del día a asuntos improductivos o no planificados repercute negativamente en la rentabilidad y las cuentas de la firma, pero también puede minar la salud y el bienestar de los letrados. Con independencia del sistema que utilice el bufete para vender sus servicios, cuantas más horas se dediquen a tareas facturables, más dinero ganará y será más competitivo. Por otro lado, el alto nivel de exigencia que asumen los profesionales del sector, siempre disponibles para sus clientes y su firma, provoca estrés y hace que las jornadas se alarguen. De este modo, el sentimiento de culpabilidad que se genera cuando no se rentabiliza el tiempo hace que el abogado se lleve trabajo a casa, sacrifique sus fines de semana y cargue con su portátil hasta en vacaciones.
Los expertos enseñan cómo trabajar menos para ser más eficiente y eficaz. La clave de este reto de productividad está en planificar, ocuparse de los asuntos más importantes y prioritarios, y no perder el tiempo. Una metodología que enseña a gestionar bien las horas de trabajo para dejar de estar siempre agobiado.
Metodología
Los abogados se pasan cientos de horas estudiando casos, cambios legislativos, etcétera, bajo la presión de plazos perentorios. Sin embargo, dedican muy poco tiempo a organizarse y planificar su trabajo para ser más efectivos. En vez de adaptarse a nuevas formas de trabajar, la solución es, en muchos casos, echar más horas.
Según el informe Legal Trends Report 2018 sobre las tendencias legales en las firmas legales, elaborado por la empresa canadiense Clio, el abogado promedio prevé trabajar 46,8 horas por semana, pero termina trabajando 49,6. Esto supone que, en el transcurso de un año laboral de 50 semanas, trabaja 140 horas adicionales o, lo que es lo mismo, tres semanas y media más. Casi ocho de cada diez letrados reconocen que trabajan fuera de la jornada y el 39% dice que está afectando negativamente a su vida personal.
Aunque los datos se extraen de una amplia muestra de profesionales legales y abogados estadounidenses (cerca de 2.000), la tendencia es trasladable a nuestro país.
Dedicar tiempo para aprender a ser un abogado efectivo y poder mantener un equilibro entre la vida laboral y personal es una inversión rentable. Agustín Peralt, experto en productividad organizacional, explica que ser efectivo supone, lo primero, ser eficiente, es decir, no perder tiempo.
Evitar distracciones
Los abogados tienen cientos de interrupciones en su día a día (reuniones no efectivas, consultar compulsivamente el mail, mirar el WhatsApp...), que suponen un coste en horas muy elevado. Según el informe antes citado, el 25% de los profesionales reconoce ser interrumpido más de 10 veces al día y el 30%, entre 6 y 10 veces. La investigación muestra que reanudar el trabajo tras estos paréntesis lleva una media de 23 minutos. La buena noticia es que mejorar esta situación está, en muchas ocasiones, en sus manos. “A muchos abogados no les faltaba tiempo, sino que les sobran distracciones”, afirma Peralt.
Planificación
Por otra parte, el abogado efectivo debe ser eficaz, es decir, dedicar tiempo a lo realmente determinante en cada momento y contar con cierta planificación. Hay que partir de que las funciones de estos profesionales son cada vez más amplias. Al margen de su trabajo técnico, utilizan su tiempo en captar clientes, liderar equipos, etc. El riesgo de no planificar y priorizar es terminar dedicando el tiempo a lo urgente y no a lo importante, señala Peralt. Lograr sistematizar al máximo la vida laboral jurídica, con las dificultades propias de la profesión, y contar con un plan semanal o mensual evitarán el desgaste físico y emocional que provoca la desorganización. Además, esta situación acaba mermando las capacidades del abogado en el peor momento posible, lo cual redunda en una menor calidad de servicio a sus clientes, apunta el experto.
Este panorama es trasladable a los abogados de empresa, que tienen que cumplir unos objetivos cada vez más exigentes. Las empresas piden que hagan funciones directivas, dominen el negocio, lideren equipos y den un servicio interno cada vez más riguroso. Al igual que los directivos, necesitan abordar su efectividad “para no morir en el intento”, apunta Peralt.
Los tiempos cambian
Mileniales. Las nuevas generaciones no están dispuestas a jornadas maratonianas de 12 horas. Para fidelizar y captar su talento es necesario modificar el sistema caótico de trabajo por un modelo más eficiente y eficaz.
Universidades. Algunas universidades empiezan a entender que, además de formar en derecho civil y en inglés jurídico a sus estudiantes, también deben enseñarles a organizarse con metodologías. Esade imparte una asignatura para mejorar la gestión del tiempo adaptada al entorno de los despachos de abogados. A partir de febrero está en el programa del Máster Universitario en Abogacía (MUA) y en el de Executive Education Management para Abogados de Empresa, y se valora su inclusión en el grado.
Método FASE. Más control, menos estrés para lograr más resultados. Este es el método creado por Agustín Peralt que, adaptado al ámbito de los abogados, se imparte en el MUA de Esade. Se pone el foco en las TAR (tareas de alto rendimiento), como captar un cliente.
Transformación digital. Según la socia fundadora de Marketingnize, Sara Molina, a día de hoy, la utilización del machine learning (aprendizaje automatizado de las máquinas) ya es una realidad en los despachos y sus usos pueden abarcar desde áreas como el desarrollo de negocio, la gestión de personas o la prestación de nuevos servicios, entre otras. Por ello, el trabajo entre ingenieros y abogados es fundamental.
Teletrabajo. Las ventajas de trabajar en remoto son muchas. Pero el teletrabajo no es en sí mismo sinónimo de productividad. Es necesario formar al trabajador para que evite distracciones y horas perdidas.
Rentabilidad
El informe sobre tendencias legales de Clio señala que menos de un tercio de las horas trabajadas en un bufete pueden ser facturables a los clientes. Tareas administrativas y trabajos relacionados con marketing y ganar nuevos clientes pueden llevar mucho tiempo en un día. A ello se suman las interrupciones y la falta de planificación, que están matando la productividad.
La rentabilidad se mide en relación al precio que se imputa a las horas dedicadas. En una firma de servicios profesionales la productividad sería la facturación total dividida por el número de horas trabajadas. A su vez, el número de horas totales de la firma se parte entre el número de abogados, lo que da la cifra o nivel de utilización, es decir, las horas que cada profesional debe cargar al cliente. Como indica José Luis Pérez Benítez, consultor de despachos y socio de Pérez Partners, si se quiere mejorar la productividad hay que, o bien realizar las mismas tareas en menos tiempo, o conseguir que los abogados dediquen todas las horas que puedan a los asuntos y no a cuestiones menores.
La mayor parte de los esfuerzos de una firma tienden a aumentar la productividad, incluso las decisiones estratégicas más importantes, dice Pérez Benítez, cuestiones como la formación, especialización, horarios y conciliación. De igual modo, las inversiones en gestión del conocimiento y tecnología están destinadas a impactar en la rentabilidad del despacho.
Innovación
La tecnología por sí misma no va a mejorar ni la productividad ni la eficiencia de un despacho. En opinión de Eva Bruch, socia de la consultora especializada en el sector legal AlterWork, es necesario tener muy bien definido el modelo de negocio del despacho y sus procesos clave antes de tomar una decisión sobre qué tecnologías implementar. Por experiencia, señala, entre el 50% y el 70% de su trabajo son procesos repetitivos, que ejecutan de forma poco eficiente y homogénea, lo que compromete la rentabilidad y reputación del despacho. Este puede mejorar entre un 20% y un 30% su eficiencia haciendo un correcto uso de herramientas digitales. Seleccionar la tecnología adecuada es una de la claves del éxito en un proceso de transformación digital.