AdeA, la última tecnología para custodiar los documentos de las empresas
La compañía gestiona y digitaliza millones de documentos de 1.200 clientes, entre los que se encuentran más de la mitad de las cotizadas del Ibex 35
La gestión documental es una parte desconocida pero fundamental dentro de una empresa. Las compañías generan cantidades ingentes de contratos, informes y facturas, tanto en papel como digital, que han de guardarse y preservarse del paso del tiempo. Evidentemente, no todas tienen el espacio físico suficiente ni los recursos necesarios para ordenar y custodiar miles de escritos.
Para cubrir esta apremiante necesidad nació en 1999 AdeA, firma especializada en ingeniería documental que desde entonces no ha parado de crecer. “Manejamos documentos desde su creación hasta su destrucción, pasando por su digitalización, y no solo en papel, sino en múltiples formatos”, explica Jesús Pérez Baeza, directivo de la empresa.
“Es una actividad básica que se lleva realizando desde hace siglos y que gana cada vez más complejidad”. Esta dificultad resulta de las magnitudes que manejan. 1,4 millones de contenedores llenos de papeles de 1.200 clientes, muchos de ellos empresas del Ibex, se alojan en la nave de AdeA de Azuqueca de Henares. Las condiciones de seguridad y conservación de la nave son dignas de una auténtica obra de ingeniería. Y no se trata solo de proteger los archivos. El principal reto es que sus propietarios puedan consultarlos con rapidez y eficacia.
“Nuestro sistema de gestión consigue que cuando el cliente pide que se localice y se le enseñe un determinado informe físico, este pueda llegar a sus manos en 24 horas. Si es muy urgente, podemos ponerlo a su disposición en cuatro horas”, asegura Andy Tahmazián, director de producción.
La firma, que hoy controla el fondo Atlas Capital, se creó para manejar los documentos del antiguo Banco Bilbao Vizcaya
Cambios accionariales
La historia de esta empresa implica la de muchas otras, pero a pesar de los cambios que desde el comienzo se han producido en su estructura accionarial, AdeA ha crecido “de forma cabal y sentada”, comenta Pérez Narezo. La compañía nació en los albores del nuevo siglo a partir de las necesidades del entonces Banco Bilbao Vizcaya (hoy BBVA), donde se gestó la decisión de crear una sociedad que se encargase exclusivamente de gestionar y custodiar la documentación de la entidad.
Esta empresa, que pertenecía al 50% a una familia argentina, pasó a formar parte de Azertia y posteriormente de Indra, que en 2008 adquirió el 100% de las acciones. En la actualidad, el 98% del capital de AdeA pertenece al fondo privado Atlas Capital Private Equity y el 2% restante, a los directivos de la firma.
Internacionalización
Durante todos estos años AdeA ha llevado a cabo un proceso de expansión y de internacionalización paralelo, que en palabras de su directivo, “ha sido todo un éxito”. Primero decidieron llevar AdeA a Portugal. El desembarco no fue fácil. Era la única empresa extranjera que prestaba este servicio en el país y, a pesar de que “somos vecinos y hablamos en euros”, al principio hubo dificultades. Sin embargo, en la actualidad consideran que la inversión ha merecido la pena y la empresa está creciendo en el territorio luso, lo que su directivo califica como un triunfo.
El otro destino de AdeA fue Colombia, donde la estrategia se desarrolló de forma diferente. En este caso se decidió penetrar en el mercado a través de un socio local, porque, según comenta Pérez Narezo, “la cultura empresarial es diferente y entendíamos que con la inversión tan grande que íbamos a realizar necesitábamos a alguien que conociese el sector de primera mano”. Por eso compraron una empresa local de gestión de activos y de digitalización, que les ayudó a crecer y a posicionarse en territorio colombiano.
Estrategia digital
A pesar de que la documentación en formato físico sigue siendo la predominante, es evidente que la digital también necesita ser gestionada y archivada. “Nuestro reto para el futuro es cohesionar ambos mundos. Llevar a cabo la transición a lo digital sin olvidarnos del formato físico”, explica. Para ello, la compañía ha lanzado AdeA Digital, la división encargada de desarrollar y aplicar la tecnología necesaria para que los archivos virtuales estén actualizados y disponibles para el cliente en todo momento a través de una plataforma online.
La cifra
350 empleados tiene en plantilla AdeA. Entre ellos se encuentran los miembros de AdeA Social, una división de la empresa que contrata a personas con discapacidad.
AdeA cuenta con 250 millones de documentos en hosting (alojamiento web) y está preparando un proyecto de archivística digital para un cliente que, según Pérez Narezo, es “uno de los más importantes de España”, ya que implicará la gestión de dos millones de informes anuales de una sola entidad bancaria.
El sistema que está desarrollando para este banco permitirá el reconocimiento y la validación automática de contratos, ya que conforme estos lleguen a los centros de AdeA, la tecnología detectará si son válidos o no. Si lo son, los digitalizará y archivará para su consulta. De lo contrario, los devolverá a la sucursal correspondiente.
La plantilla de AdeA está conformada por alrededor de 350 trabajadores, cifra que ha aumentado, sobre todo después de la absorción de empresas como Logisman o SDM, con quienes competía en el sector de la gestión y digitalización de archivos.
La adquisición de estas compañías ha ampliado todavía más el campo de actuación de AdeA, que, además de tener una nave en Aragón, cuenta con otra en Tenerife. Para llevar a cabo esta expansión, Pérez Narezo habla de la importancia de la gestión administrativa. “Si esta no es buena, adquirir una empresa puede convertirse en un problema”, advierte.
Las condiciones de seguridad de las naves de AdeA las convierten en búnkeres antiincendios. Dentro de la nave de Azuqueca se encuentra la denominada Sala Faraday, en la que las medidas de conservación son mucho más extremas. Andy Tahmazián comenta que “esta sala es un búnker dentro de otro búnker”.
La habitación se utiliza principalmente para guardar soportes magnéticos y cuenta con sistemas de extinción por gas. Es una sala modular completamente ignífuga que se puede ampliar desde cualquiera de sus costados. Permite que en el exterior haya temperaturas de hasta 1.000 grados sin que en el interior estas pasen de cinco grados.
Es un lugar completamente estanco y hermético, por lo que los documentos se encuentran protegidos de factores como el polvo, el agua, el gas o la humedad. Además, el recinto está sujeto a un control constante de temperatura y humedad para preservar las condiciones óptimas de conservación.
Instituciones tanto públicas como privadas se benefician de estas medidas de seguridad en la manipulación de sus informes. “Lo más importante es la instalación y el diseño de lo que hay dentro”, comenta el directivo de AdeA. “Lo crucial es la forma en la que te relacionas con los clientes, mostrándoles que estás ahí y que eres solvente”, concluye.
Datos de interés
Facturación. AdeA Ingeniería Documental facturó más de 14 millones de euros al cierre del año 2016. La compañía prevé finalizar 2017 con una facturación de 19 millones de euros, lo que supondría un crecimiento de un 35%.
Internacionalización. AdeA cuenta con naves en Colombia y Portugal. En España tiene instalaciones en Madrid, Aragón y las islas Canarias.
Adquisiciones. A fin de consolidar su crecimiento y potenciar su laboratorio de I+D, AdeA compró en abril de este año dos empresas que complementan su actividad. Se trata de la aragonesa Logisman y la madrileña SDM (Sistemas de Documentación Multimedia), dedicadas a la custodia y gestión documental y al desarrollo de software de captura automática de datos, respectivamente.
