Tribuna

Por qué crear (o no) una web corporativa

La Ley de Sociedades de Capital permite a estas sociedades –con exclusión de las cotizadas, cuya tenencia es obligatoria– la posibilidad de disponer de la llamada web corporativa.
La web corporativa es un medio muy útil que facilita el cumplimento de las obligaciones legales de información y de comunicación con los socios, ya que permite sustituir los costosos cauces de envío ordinario (correo certificado con acuse de recibo, burofax y publicaciones en el Boletín Oficial del Registro Mercantil), como medio de comunicación con los socios.
De igual forma, permite que puedan existir áreas reservadas con clientes o proveedores, pero también áreas reservadas con los propios trabajadores donde, a través de ella, pueden facilitarse las comunicaciones e informaciones, situaciones estas que redundarían directamente en la actualmente tan exigida diligencia a los administradores en la gestión y dirección de la sociedad.
Los requisitos generales en relación con las publicaciones que se hagan en la web corporativa son: tiene que ser una página web segura, y por tanto dotada de los sistemas de protección habituales, y con respeto a la normativa aplicable (protección de datos, cookies…). La sociedad debe garantizar la autenticidad de los documentos publicados y la posibilidad de acceso gratuito, descarga e impresión para los socios. Además, debe permitir obtener la prueba de la inserción de los documentos, así como de la fecha de dichas inserciones; y, por último, los administradores son responsables de las inserciones y del acceso permanente a dicha web corporativa.
Por lo tanto, es aconsejable para las sociedades de capital disponer de una web corporativa. Sin embargo, para algunas estructuras societarias reducidas (unipersonales, por ejemplo), puede no resultar del todo práctica en cuanto a su utilización como canal de comunicación socio-sociedad. Por el contrario, para las sociedades con un número considerable de socios, sin duda alguna es un medio práctico y eficaz de interlocución. La realidad nos dice que más de un 75% de las pymes y grandes empresas tienen web corporativa, siendo el porcentaje sensiblemente inferior para las microempresas (casi del 30%).
Parece pues evidente que para sociedades unipersonales o con número muy reducido de socios, puede resultar que las ventajas no compensen los costes de su existencia y mantenimiento, mientras que para sociedades con más socios y que además ya tengan su página web comercial, el coste de la web corporativa puede ser mucho más asumible.
Todo lleva a pensar que en estos tiempos de conectividad total, donde se imponen las interlocuciones y comunicaciones inmediatas y prácticas, la utilización de la página web de una sociedad como herramienta principal de comunicación socio-sociedad será cada vez más frecuente.
Además, más allá de las microempresas, lo que está claro es que en un entorno tan extremadamente competitivo como en el que nos encontramos, una web corporativa puede suponer un instrumento útil y más económico en lo que se refiere a la cobertura de las obligaciones legales de información (anuncios de convocatoria, publicaciones oficiales, comunicaciones con trabajadores…) y que, por tanto, sus ventajas son superiores a sus inconvenientes.
Además, la web corporativa puede convivir con la comercial, eso sí, con el respeto normativo que exige cada una: es necesario que ambas webs estén diferenciadas, pues ambas tienen finalidades diferentes y, del mismo modo, están sometidas a normativas diferentes. Así, mientras la página web corporativa es una herramienta societaria, la web comercial es una herramienta de negocio. Por supuesto que nada impide tener dos webs, pero su coste es superior y probablemente su utilidad, escasa (salvo para grandes sociedades o en las que la actividad de la empresa sea tal que así lo recomienden razones de mercado).
Actualmente, la presencia y reputación online de empresas es un requisito indispensable para sobrevivir en un mercado cada vez más competitivo, en el que el comercio digital prácticamente elimina la barrera natural que años atrás implicaba la localización de una empresa.
En consecuencia, igual que tienen finalidades diferentes, la web comercial está sometida a normativas diferentes, principalmente, a normativas de comercio electrónico, protección de datos, propiedad intelectual e industrial y publicidad.
En este escenario digital, el cumplimiento normativo debe ser considerado como un valor para las empresas, pues, más allá de evitar sanciones, es un activo para diferenciarse de la competencia. Una página web o una app legalmente correcta está estrechamente ligada a la reputación de la empresa y a la satisfacción de sus usuarios y clientes. Factores clave para triunfar en la nueva era digital.

Adolfo Soria es Socio de BDO Abogados