La factura en papel ya es cosa del pasado en la Administración Pública

Todos los proveedores de la Administración tienen la obligación a partir de hoy de utilizar la factura electrónica. La medida se enmarca en las políticas planteadas por la Comisión para la Reforma de la Administración Pública (CORA) y supondrá, según Hacienda, acabar con la práctica de esconder las facturas en los cajones. Los proveedores sabrán cuál es el estado de sus facturas y la Administración no podrá demorar la aceptación de las mismas. El mecanismo debería servir para ganar agilidad, transparencia y recortar los plazos de pago, que actualmente siguen superando el límite legal en comunidades y ayuntamientos.

¿A quién afecta?

La obligación de emitir facturas públicas afecta los proveedores de la Administración Pública en su conjunto. Es decir, a la Administración general del Estado, a las comunidades autónomas y a los entes locales como ayuntamientos, diputaciones o cabildos, entre otros. La misma norma rige para organismos autónomos, universidades públicas, entidades de derecho público, órganos constitucionales o mutuas de accidente de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. En cambio, la factura electrónica no es obligatoria para las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las comunidades autónomas y entidades locales. Tampoco para las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenece a una Administración Pública.

¿Cómo se emite?

Para emitir una factura electrónica se requiere de un programa informático creado para tal fin. También existen empresas que ofrecen este servicio. En el caso de pymes o autónomos, el Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha puesto a disposición de los proveedores un programa informático gratuito.

¿Dónde se envía la factura?

En el caso de la Administración General del Estado se ha puesto en marcha el llamado portal FACe. En esa web se permite el envío de las facturas y las empresas deberán indicar la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora para que llegue a su destinatario. La herramienta creada por el Gobierno permite que los proveedores conozcan el estado de sus facturas. ¿Y qué sucede con las comunidades autónomas y los ayuntamientos? Las autonomías y los municipios también deben poner a disposición de sus proveedores un punto de acceso para remitir las facturas y, si así lo desean, tienen la posibilidad de adscribirse al portal FACe de la Administración General. Fuentes de Hacienda señalan que muchos ayuntamientos ya han dado ese paso y lo mismo ocurre con las comunidades autónomas. Sin embargo, Alberto Redondo, director de Marketing para Iberia y Latinoamérica de Seres, indica que no todas las administraciones tienen una puerta de entrada. Y alerta también que la mera firma de un convenio de adhesión al portal FACe no implica que el sistema realmente esté operativo.

¿Se acabará con la morosidad?

El hecho de que una factura en papel ahora se remita en formato electrónico no implica acabar con la morosidad en el sector público. Aun así, Hacienda señala que habrá mayor transparencia y, por lo tanto, ninguna Administración podrá negar la existencia de la deuda. En este punto, desempeña un papel importante la creación del registro contable. Este órgano recibe todas las facturas de una determinada administración y las remite al área correspondiente. Hasta ahora, este proceso era justo al revés y era departamento que realizaba una determinada compra quien recibía la factura y debía remitirla a los órganos contables. Hacienda asegura que el registro contable de facturas supondrá un mayor control y evitará demoras. Por otra parte, la legislación contempla excepcionalmente que Hacienda abone directamente las deudas comerciales de comunidades y municipios morosos que incumplan el periodo medio de pago. Aun así, este indicador resulta engañoso ya que el período medio de pago empieza a computar transcurridos 30 días de la entrada de la factura en el registro.

¿Se producirán ahorros?

Existe un coste para las empresas derivado de la implementación de la factura electrónica, sin embargo, Alberto Redondo asegura que el beneficio es muy superior. Según los cálculos del Gobierno, el ahorro por cada factura será de 3,48 euros, de los cuales 2,78 euros corresponden a la administración receptora y los restantes 70 céntimos al emisor. “Se acortan los ciclos de tramitación, incluido el cobro, y se eliminan los costes de papel, impresión y envío postal, con el consiguiente beneficio para el medio ambiente”, señala el Ejecutivo. Se estima que la factura electrónica podría generar un ahorro de 5,5 millones para la Administración General del Estado.

¿Hay excepciones?

Si bien todos los proveedores públicos tienen por regla general la obligación de emitir sus facturas electrónicamente para el sector público, la legislación abre la puerta a ciertas excepciones. Así, cada administración puede permitir que facturas inferiores a 5.000 euros se presenten en papel. Ahora bien, Redondo alerta que ningún ente público puede impedir que una empresa remita sus facturas en formato electrónico si así lo desea y con independencia de la cuantía.