Telecomunicaciones: foco de gastos ocultos
Cómo estar seguro de que se paga por lo que consume?, ¿no es habitual la sensación de abonar por acto de fe la factura de teléfono? Si entre los consumidores ya es frecuente esta impresión, a nivel empresarial la progresión es geométrica. De hecho, sería lógico tener la posibilidad de comprobar una factura de telecomunicaciones como se hace con, por ejemplo, un ticket de una cena.
Cada año las grandes organizaciones pueden llegar a pagar cientos de miles de euros de más en sobrecostes y errores en sus facturas de voz y datos. Es decir, por la incorrecta aplicación de las condiciones comerciales a cada compañía. Y si estas se complican, al añadir redes mayores, internacionales o con acuerdos marco específicos, el volumen facturado aumenta exponencialmente cada año, suponiendo un desembolso económico que podría ahorrarse si se gestionara correctamente. Son los gastos ocultos, ese cajón de sastre que existe en muchísimas empresas, aquellos que la corporación no es capaz de identificar en sus cuentas, porque están incluidos dentro de otra y no aparece en su contabilidad, por disfunciones en la organización, falta de tiempo y recursos para el análisis, etc. Pero que impactan ostensiblemente en la tesorería.
Además, hay que tener en cuenta que esta partida de presupuesto está creciendo anualmente a un ritmo del 10-15%, ya que progresivamente aumentan las comunicaciones móviles y el consumo de datos, al adoptar nuevos servicios como teleconferencias, comunicaciones de vídeo, servicios de internet, teletrabajo, etc.
Con los datos anteriores sobre la mesa, se puede afirmar que las grandes compañías, aquellas internacionalizadas y con grandes volúmenes de facturación –algunas firmas del Ibex 35 podrían verse identificadas–, que gestionen de forma eficiente y automatizada esta partida de gasto podrían llegar ahorrar en muchos casos hasta un 30% de su factura de voz y datos.
Lo conseguirían porque serían capaces de realizar un análisis profundo –detectando errores de facturación e identificando opciones de ahorro y mejoras de contratación– que sacaran a la luz cada una de las líneas de gasto de las facturas. De esta forma se darían cuenta de que, en muchas ocasiones, los gastos imputados no se corresponden con las condiciones comerciales de precios y descuentos firmadas con las operadoras, tanto locales como internacionales en sus acuerdos marco; ya no por una voluntad expresa, sino porque el inmenso volumen de consumo en teléfono y datos que realiza cualquier gran organización en su actividad diaria, genera dificultades técnicas a las propias operadoras a la hora de aplicar correctamente las tarifas pactadas.
A este factor se le suma la falta de herramientas tecnológicas especializadas, el desconocimiento y la falta de tiempo o recursos suficientes para realizar una revisión profunda de los consumos facturados, lo que provoca que cada año muchas organizaciones no sean capaces de detectar este importante sobrecoste económico y, por lo tanto, no ahorren un buen porcentaje que podría invertirse en otras partidas que consiguieran más rentabilidad.
Falta en España todavía el desarrollo y madurez en el ámbito de la gestión del gasto en telecomunicaciones que exite, por ejemplo, en Estados Unidos, donde el Telecom Expense Mangagement es una actividad ampliamente implantada en las organizaciones ya con cierta dimensión.
Algunas de las prácticas que podrían hacer más eficiente la gestión del gasto en telecomunicaciones son, por ejemplo, el mantenimiento actualizado del inventario, para comprobar que la facturación coincida solo con las líneas activas; controlar y analizar el cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio firmados con las operadoras para asegurar la calidad de los servicios y hacer efectivas las correspondientes penalizaciones en caso de incumplimiento; analizar el grado de utilización de las líneas y recursos disponibles, porque conociendo el uso y el consumo individual se pueden conseguir mejores tarifas y optimizar el recurso que esté siendo infrautilizado. Además de inhibir, por ejemplo, el consumo innecesario para la compañía que se realiza fuera del horario laboral.
Lo cierto es que ya el Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial del Ministerio de Economía, ha dado pasos financiando proyectos empresariales innovadores y herramientas tecnológicas, y es que la gestión eficiente del gasto cobra en estos tiempos de ajuste más importancia si cabe.
Javier Cid de Quevedo es CEO de Teamnet