Un impulso a la factura electrónica
Hacer de la necesidad virtud. Esta es la máxima que preside la vida cotidiana de las empresas españolas desde el inicio de la crisis y gracias a ella se han reducido gastos, optimizado procesos, mejorado la productividad y abierto el negocio a otros mercados.
En este capítulo de “virtudes” se enmarca la Reforma de la Administración Pública emprendida por el Gobierno este verano cuyo objetivo es reducir el gasto y mejorar la gestión. Para conseguirlo, se va a modernizar la gestión, no con grandes inversiones en equipos y sistemas, simplemente poniendo en marcha la denominada administración electrónica, que no es más que hacer las cosas de otra manera usando los recursos que ya se tienen. Un nuevo entorno donde la factura electrónica será un elemento clave.
Mariano Rajoy recurrió a la matemática elemental para explicar su “apuesta” y le bastó un dato incontestable para convencer: “una notificación postal cuesta 2,55 euros y una notificación electrónica 0,19 euros”. No hay que pensar en lo que hemos gastado de más estos años sino en todo lo que se puede ahorrar a partir de ahora.
Cuando se puso en marcha la factura electrónica, otorgándole una consideración legal idéntica a la soportada por el papel, se pensó que la mejor manera de fomentar su uso era que las administraciones públicas actuaran como motor del nuevo formato exigiendo a sus proveedores su utilización. Sin embargo, este papel nunca se llegó a interpretar con convicción y su aplicación se retrasó una y otra vez, a pesar de los resultados excelentes de algunas experiencias.
Rajoy afirma: “Una notificación postal cuesta 2,55 euros y una notificación electrónica 0,19 euros”
En estos años las Administraciones Públicas han sido timoratas en la puesta en marcha de la eFactura, que rodearon de un paternalismo propio de esos padres que creen que sus hijos todavía no están preparados para “dar el salto”, incluso cuando ya empiezan a peinar canas. Más allá de la falta de decisión institucional, la crisis dio un nuevo revés a la eFactura, al imponerse la percepción de que no era el momento de pedir más esfuerzos a las empresas, al creer, equivocadamente, que su implementación exigía un gasto que no todos estaban dispuestos a asumir.
La suma de barreras, incluidas las psicológicas, dio lugar a una inacción que favoreció la aparición de múltiples actores, en muchos casos oportunistas, que crean una relativa confusión en el mercado: sistemas que no son ni compatibles ni interoperables, portales de facturación cautiva, etc.
Pese a todo, el mercado, entendió las bondades del sistema y empezó a utilizarse. Los más activos fueron sectores como el retail, la banca, las automoción, las utilities … empresas que emiten o reciben miles de facturas y que saben que por cada factura electrónica que se emite o se recibe se produce un ahorro. Empresas cuyos proveedores suelen ser pymes que, inicialmente, obligadas y luego encantadas, son usuarias activas de la eFactura.
Evidentemente no todo es fácil y positivo, hay múltiples escenarios y diferentes casuísticas. Empresas que realizan toda su facturación –emisión y recepción- en formato digital, otras que combinan el soporte electrónico con el papel, en función de a quién facturen o de quién reciban la factura y otras que sólo trabajan en papel. Una complejidad a la que se añade la difícil interoperabilidad que, en ocasiones, se produce entre diferentes sistemas.
En Europa está previsto que, antes de 2020, la utilicen más del 80% de las empresas
La solución ha venido de la mano de la externalización del proceso en manos de los denominados operadores de eFactura, empresas de servicios con experiencia y reconocido prestigio que resuelven cualquier problemática que se produzca “de manera transparente para sus clientes”, en cualquier soporte–papel o electrónico- y en cualquier formato que, incluso, actúan como “tercero de confianza” para dar fe de las operaciones, ofreciendo también servicios de valor añadido como el confirming o el factoring. Unos servicios integrales, basado en el pago por uso, que muy probablemente acaben utilizando las diferentes administraciones públicas.
En su modelo ideal, la factura electrónica interacciona automáticamente entre los sistemas de gestión del emisor y el receptor, sin intervención manual, sin retrasos en los pagos, sin repudio del documento y pudiendo utilizar las previsiones de cobro como herramienta financiera. Sus ahorros son múltiples: tiempo, recursos humanos, gastos de manipulado, franqueo, papel… eliminación de errores, etc. Pero lo más importante es la mejora de la gestión del negocio, basada en una contabilidad sin errores ni retrasos en tiempo real.
Desde el punto de vista de la Administración Pública, la eFactura no sólo ahorrará millones de euros y facilitará que la gestión de lo público sea mucho más eficiente. Facilita, además, una poderosa herramienta de control que evitará el fraude fiscal e incrementará los ingresos del estado.
Según las estimaciones del gobierno, se prevé el uso generalizado de la Factura Electrónica en la Administración General del Estado a partir de 2015. Será obligatoria en todos los diferentes niveles de la Administración y, también se extenderá a los sectores más relevantes del mercado: Utilities, Banca, Seguros, etc. En Europa está previsto que antes de 2020 la utilicen más del 80% de las empresas.
El impulso institucional a la eFactura tendrá un efecto inmediato en la modernización de las empresas y de la economía española, mejorará su productividad, su competitividad y su rentabilidad. Además, permitirá construir, entre todos, un mundo más sostenible, ahorrando papel y energía y reduciendo la contaminación. Debemos felicitarnos por la decisión del Gobierno.
Sergio Ruiz es director General para Iberia Seres