Las desventajas de facturar por iguala

Este modelo de honorarios supone un ingreso recurrente, pero a veces resulta poco rentable

El problema

"Somos una asesoría multidisciplinar de tamaño pequeño-mediano orientada principalmente a pequeñas y medianas empresas. La mayoría de nuestros clientes están acostumbrados a un tipo de facturación mayoritariamente recurrente (igualas), pues una buena parte de nuestros servicios son de tracto sucesivo (declaraciones de impuestos, contabilidades, nóminas, etc.) y muy excepcionalmente nos llegan proyectos atípicos (contratos, dictámenes, etc.). Desde hace un año hemos implementado un programa de gestión en el despacho que nos permite evaluar la rentabilidad de los clientes, así como la productividad de los profesionales. Esto nos ha permitido detectar que existe un porcentaje significativo de clientes a los que facturamos con igualas y con los que estamos perdiendo dinero. Ante esta situación, hemos decidido cambiar el sistema de determinación de honorarios. ¿Qué método considera el más adecuado, más aún teniendo en cuenta la crisis que todos estamos sufriendo?".

La Respuesta

La cuestión que nos plantea es bastante habitual en los despachos que facturan por igualas. De entrada, obtienen una gran estabilidad financiera y presupuestaria, pero cuando entran de lleno en la evaluación de la rentabilidad se encuentran con sorpresas negativas.

Para corregir esas desviaciones sólo existe un camino: adoptar la decisión de cambiar el sistema de minutación y paralelamente explicárselo al cliente, aun a riesgo de perderlo. Nuestra recomendación es fijar unos honorarios por unidad de tiempo, dependiendo del trabajo y de la categoría del profesional. Pero este criterio o base de cálculo debería poder aplicarse también a trabajos de tracto sucesivo. Para ello es importante estimar la cantidad de horas que se necesitará para llevar a cabo cada trabajo y a dichas horas hay que imputarles el coste/hora del profesional asignado, la parte correspondiente de costes generales del despacho y, una vez hecho eso, aplicarle un factor multiplicador en función de experiencia que tengamos en el tema o complejidad del asunto.

Por último, es interesante comentar que en los tiempos que vivimos son muchos los despachos que se ven obligados, por la presión de sus clientes, a minutar a tanto alzado. Es decir, que el cliente quiere saber cuánto le va a costar la tarea que encomienda a la firma. Pues bien, si nos vemos obligados a entrar en ese método de minutación todavía se hace más necesario ser estricto y riguroso en el control del tiempo invertido, más aún si se da el caso de que el cometido del trabajo depende más del cliente que de nuestro personal.

Para resumir: es básico, y ahí radica posiblemente la diferencia entre un despacho que ha alcanzado la madurez en su gestión y el que todavía no la ha alcanzado, utilizar un sistema de información que identifique de la manera más precisa posible los costes en los que se incurre en la realización de un encargo. Es un esfuerzo que vale la pena.

Por Jordi Amado & Consultores Asociados

LAS EXPERIENCIAS

-"La facturación por horas, en general, es el sistema de honorarios que más nos interesa por ser el que mejor podemos gestionar. Pero, precisamente, tanto por la crisis como porque el mercado está evolucionando, es un objetivo que cada vez resulta más difícil. El cliente tiende a exigir "presupuestos cerrados" a pesar de que en nuestro trabajo muchas veces resulta complicado calcularlo, pero debemos adaptarnos. La gracia está en saber gestionar acertadamente la negociación de la parte económica del encargo profesional que recibimos.

Josep Massó. Socio director de Agesa

-"Actualmente, muchas cosas han cambiado en los despachos profesionales, pero la competencia sigue existiendo y yo creo que se mide no sólo en precio, sino en calidad y en flexibilidad. Adaptarse a la demanda del cliente en servicios profesionales significa tener varios rangos o patrones de trabajo y, por tanto, de precios. Por eso actualmente conviven las igualas con el presupuesto cerrado y con la minutación por tiempo.

No obstante, parece que se está imponiendo el presupuesto previo, más ajustado a tiempos en que los costes son esenciales, o la iguala, si el trabajo es de continuidad, en detrimento de la facturación por tiempo, que era la tendencia más generalizada por las grandes consultoras.

Fausto Saavedra Meléndez. Socio fundador de Legal Control