Visión estratégica
Un gran número de empresas estadounidenses -concretamente un 83%- tienen estrategias de gestión documental que, entre otros elementos, incluyen directrices y políticas sobre el tiempo de conservación de la documentación. Así lo refleja el informe de la multinacional Océ Business Services (At the crossroads: leveraging document management strategies on the path to economic recovery), resultado de una encuesta realizada a 180 directivos de empresas de servicios, financieras, de seguros, tecnológicas y públicas.
A pesar de que a mi juicio la muestra no es suficientemente amplia, hay dos aspectos que me parecen significativos. En primer lugar, la visión estratégica de gestión documental, que tan a menudo se encuentra a faltar en las empresas de nuestro país, en las que impera la visión particularista de las necesidades de las distintas unidades de negocio.
Dicha estrategia territorialista generalmente acaba creando silos de información, duplicidad de datos, tareas e inversiones, y por tanto falta de eficacia y eficiencia a corto o medio plazo. Y en segundo lugar, las directrices sobre el tiempo de conservación de la documentación que, indudablemente, es una de las mejores estrategias para reducir los costes que implica garantizar su acceso permanente, aun cuando, en el caso de la documentación electrónica, la tecnología ha quedado obsoleta. En este ámbito, las empresas privadas podrían aprovechar las metodologías de trabajo establecidas por las empresas públicas.
Si la documentación es un recurso transversal al servicio de las necesidades de los procesos de negocio y de la empresa en general, cualquier estrategia debería estar impulsada desde una posición también transversal. Además debería ser liderada, como mínimo, desde las unidades de negocio de organización y de tecnología, dentro de las cuales habría que contar con un experto en cuestiones de gestión documental. Reducir la gestión documental a un problema meramente operativo o tecnológico es un riesgo para los intereses de la organización. Muy probablemente esta visión tendrá que superar otro tipo de territorialidad como es la defensa de la terriorialidad profesional.
Entre finales de 2010 y principios de 2011 se publicará la familia de normas ISO 32300 Management System for Records, que se situará en el mismo rango que el resto de normas de gestión: ISO 9000, ISO 14000 e ISO 27000. La gestión de documentos será reconocida como un elemento más en el engranaje del management empresarial; una posición que indudablemente fomentará la tan necesaria visión estratégica y transversal.
María Rosa Lloveras. Directora de EBLA Gestión Documental