El reto de ahorrar en los viajes de negocios
Externalización y automatización, principales tendencias
Los viajes de empresa o de negocios constituyen una parte importante de los gastos generales de muchas compañías. La tendencia es clara: se trata de ahorrar. Pero no siempre es fácil y es necesario darse cuenta de la importancia de estos costes y las posibilidades que ofrece el mercado.
El Estudio sobre Gestión del Gasto de American Express y la consultora A.T. Kearney, presentado ayer en Madrid, desvela que los costes administrativos pueden llegar a sumar hasta un 34% adicional al total de gastos en los viajes de negocios en algunas compañías. Esta cifra se puede reducir hasta el 1% en los casos de mayor eficacia.
El informe ha sido elaborado a partir del análisis de 66 organizaciones de toda Europa que gastan anualmente más de 2.600 millones de euros en este tipo de viajes, de los que cerca de 85 millones se dedican a la administración de dichos gastos. Sólo estas empresas realizan cada ejercicio más de tres millones de reservas de viajes.
Las 66 empresas analizadas gastan 2.600 millones de euros al año en viajes
Según este estudio, cuya pasada edición se publicó en 2003, las empresas europeas no aprovechan suficientemente los ahorros que pueden obtener en la planificación, reserva y gestión de sus traslados por negocio. Aunque el informe demuestra que la evolución en los últimos años ha sido positiva, ya que de media los gastos indirectos se ha reducido del 5,6% al 4,6% desde 2003, aún queda mucho trabajo por hacer.
'Los costes se han reducido de manera importante desde el pasado estudio, pero el hecho de que algunas empresas tengan unos costes indirectos de hasta un 34% indica que aún hay espacio para mejorar en este aspecto. Para ello resulta crítico que todos los empleados conozcan y utilicen las herramientas de gestión para controlar los gastos', comenta Juan Lafont, director de A.T. Kearney. Las principales tendencias han girado alrededor de la automatización de los procesos y la externalización de servicios.
'En un momento de desaceleración como el que se está viviendo es fundamental que las compañías gestionen correctamente este tipo de procesos', indica Juan Nozal, director general de tarjetas de empresa de American Express en España.
Vuelos (43%), hoteles (17%) y comidas (7%) conforman el grueso de los gastos directos de los viajes de empresa, seguidos por otros como el tren, las telecomunicaciones o el alquiler de coches. La planificación del viaje y la tramitación de solicitudes de reembolso de gastos suponen el 75% de los costes indirectos. Según el estudio si las compañías optimizan al máximo estos procesos, podrían obtener ahorros que van del 47% al 87%.
Aunque este informe está realizado con los líderes de este mercado, desde American Express señalan que las pymes pueden encontrar importantes beneficios en la mejora de la gestión de sus viajes. 'Hay algunos elementos que no pueden trasladares a la pequeña empresa; sin embargo, otros como la automatización de los procesos sí, sobre todo en la parte de los reembolsos del viaje y en la reservas', apunta Juan Nozal.
æpermil;ste destacó también la ineficiencia de la generación de anticipos, que no recomienda a las compañías para ahorrar costes en los procesos de gestión de viajes.
¿Qué tienen en común los que menos gastan?
El 88% de las compañías analizadas en el Estudio sobre Gestión del Gasto, realizado por American Express y la consultora A.T. Kearney, disponen de políticas de viajes bien definidas que son comunicadas con frecuencia a los trabajadores, de esta manera se puede conseguir una reducción del 41% en los costes indirectos.La externalización de los procesos administrativos, junto a la centralización de la facturación, se revelan también como soluciones efectivas que pueden llegar a generar ahorros significativos a las organizaciones más previsoras.Además de aportar los sistemas necesarios para mejorar los procesos de gestión de los viajes de negocios, favoreciendo también a los empleados de las compañías por generarles una mayor comodidad, las empresas tienen también una importante labor en la parte de comunicación de los sistemas a los trabajadores y el fomento del uso de éstos.Otra de las recomendaciones del informe es la utilización de herramientas informáticas integradas en las plataformas de gestión de las empresas (sistemas ERP) automatizando el proceso para el reembolso de gastos y llegando a reducir el coste de su gestión hasta en un 50%. æpermil;stos suelen estar integrados en los sistemas utilizados por los departamentos de recursos humanos y finanzas.