Cómo enviar un e-mail sin arriesgarse al despido
Dos expertos en comunicación aconsejan sobre el buen uso del correo
Usamos demasiado el correo electrónico y sin pensar. Lo cierto es que puede destrozar relaciones, llevar una empresa a pique y a nosotros, a juicio o a la cárcel'. Will Schwalbe, vicepresidente y editor jefe de Hyperion Books, aconseja reflexionar unos segundos antes de presionar la tecla de enviar en un correo electrónico, 'podemos mejorar nuestras vidas'. Pensar unos segundos y también valorar qué cuestiones no deberían tratarse por la herramienta básica de comunicación del siglo XXI: los mensajes que intercambiaron Ferrari y McLaren son un buen ejemplo.
Schwalbe es autor junto con David Shipley, editor de The New York Times y redactor de discursos de la Administración Clinton, del libro Enviar (Taurus), un manual de estilo del correo electrónico lleno de trucos y consejos. Ambos son amigos desde hace tiempo; un día durante una comida se emplearon a fondo en quejarse de todo lo que les había ido mal y todo tenía que ver con el correo electrónico. Hasta entonces, nunca se habían parado a pensar si los mensajes que enviaban o recibían eran peligrosos y si podían perjudicar una carrera profesional. 'Es un instrumento sin instrucciones y decidimos escribir el libro de instrucciones que queríamos', recordaba ayer Will Schwalbe en una videoconferencia que conectó la sede del Instituto Cervantes de Nueva York con la del Grupo Santillana en Madrid.
Control de la empresa
Los mensajes entre Ferrari y McLaren son un ejemplo de los riesgos del correo
Basándose en experiencias personales, los autores recorren la historia del correo electrónico, desde el día en que se planteó su creación -fue un proyecto impulsado por el Pentágono en los años 60- hasta su implantación social. Sus consejos y recomendaciones pretenden evitar una buena cantidad de problemas personales, legales y hasta financieros.
Una de las cuestiones que los autores abordan es la relación entre determinados usos del correo electrónico y la productividad laboral y el creciente control por parte de las empresas. Para Schwalbe, los empleados de una gran empresa deberían tener en cuenta que probablemente la compañía dispone de equipos sofisticados para vigilar los mensajes que envía o recibe, no sólo para detectar si se trata de temas comprometidos o si el contenido es demasiado casual, simple o indefinido, también para comprobar un uso correcto. Los autores aconsejan no bromear con determinados temas: razas, origen nacional, género, orientación sexual, religión, estado civil o enfermedad mental.
'Las personas deberían tener en cuenta que los correos electrónicos que escriben en el trabajo probablemente los está leyendo alguien en la empresa', asegura Schwalbe. Porque escribir un correo electrónico no es tan sencillo como parece. Enviar no es un libro sobre cómo usar el correo electrónico, sino cómo nos relacionamos cuando lo utilizamos. Al apretar la tecla de enviar, sale el mensaje y con él los cotilleos, los enfados, las ambiciones. 'Hay versiones distintas de nosotros en el correo electrónico'. Por eso, Will Schwalbe ofrece un consejo: 'Envíate a ti mismo el mensaje y cuando veas en la pantalla lo que has escrito, lo envías'. Cuánto mejor es el correo electrónico que se envía, mejor es el que se recibe. æpermil;sa debería ser la meta: menos y mejores correos electrónicos.
Herramienta para libros de estilo
La edición española (Taurus, 248 páginas, 19 euros) ha corrido a cargo del filólogo Alberto Gómez Font, coordinador general de la Fundación del Español Urgente (Fundéu).Gómez Font explicaba ayer que su trabajo había consistido en adaptar al mercado español un libro escrito claramente para el norteamericano. 'Simplificando al máximo, ha sido como convertir una hamburguesa en una tortilla de patatas', una explicación que hizo gracia a Will Schwalbe.El coordinador general de Fundéu no tiene dudas sobre que el contenido del libro va a ser de gran utilidad para todos los que se dedican a hacer libros de estilo, que a partir de ahora deberán incluir un apartado relacionado con el uso del correo electrónico.Entre tanto, quedan las orientaciones de Shipley y Schwalbe sobre cuestiones tan vitales como el uso del envío de copia, la elección entre responder a secas o responder a todos, el peligro del asunto urgente (que termina recordando al cuento de Pedro y el lobo) y la selección del título adecuado, el saludo, la despedida o la manera de disculparse. Con todo, siempre pueden ocurrir errores. Como el que cometió Schwalbe con un amigo al que acababan de operar de la vista: le envió un correo preguntándole cómo se encontraba en el cuerpo de letra más pequeño. Su amigo se lo tomó a broma.
Claves para evitar riesgos
Lenguaje Los autores sugieren cuidar mucho la ortografía (las mayúsculas se interpretan como gritos), la gramática, los signos de puntuación o la extensión de los párrafos. Schwalbe propone una respuesta equilibrada, en el tono, en la extensión del mensaje, de forma que el destinatario del mismo piense que la relación entre ambos está en plena forma.Pedir menos El correo electrónico hace que pedir sea algo muy fácil. 'Hay que tener cuidado con no pedir cosas disparatadas', señala Will Schwalbe. 'Una cosa es preguntar a un amigo si conoce un restaurante bueno en la ciudad y otra muy distinta es pedirle que le dé el nombre de un restaurante, la dirección, la carta y los precios'.Errores de envío El correo puede acabar en manos equivocadas. El mensaje de un abogado a un colega llegó por error al New York Times, lo que proporcionó al diario la noticia de un escándalo de un billón de dólares.Cuestión de sexo Hombres y mujeres suelen tener distintos estilos de conversación. Según la lingüista Deborah Tannen, muchos hombres emplean un lenguaje agresivo porque lo encuentran divertido. Dado que las mujeres no utilizan la agresividad de esa manera, pueden considerarse literalmente agredidas. Ellos también son más propensos a los chistes y a las tomaduras de pelo que no siempre son aceptados por las mujeres. Los hombres son más proclives a considerar que un mensaje es disculpa suficiente, ellas piden más.