Quién puede controlar los 'e-mail' de las empresas
Hace apenas unas semanas, el Tribunal Supremo ha establecido claramente las condiciones que debe respetar el empresario para abrir correos electrónicos o comprobar el uso de internet por sus empleados, actividad que resulta esencial para controlar la productividad, mantener la disciplina de la empresa y descubrir casos de robo de propiedad intelectual, deslealtades graves, etcétera.
Conforme al tribunal, si la empresa permite que el ordenador se utilice para fines privados o extraprofesionales, como sucede siempre en la práctica, estas inspecciones pueden atentar contra los derechos fundamentales a la intimidad y al secreto de las comunicaciones. Por ello, aclara el tribunal, deben respetarse ciertos límites para que la investigación sea legítima.
El Estatuto de los Trabajadores atribuye al empresario la potestad de establecer las medidas que considere más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de las obligaciones que se derivan de su contrato de trabajo, guardando siempre el debido respeto a su dignidad humana.
En base a esta norma, el Tribunal Supremo reconoce que el empresario tiene la necesidad de controlar el uso del ordenador, porque es la principal herramienta con que el trabajador presta sus servicios y, además, porque sólo mediante esta investigación el empresario puede coordinar y garantizar la continuidad del trabajo en los supuestos de ausencia del trabajador, proteger la integridad y seguridad del sistema informático y evitar responsabilidades que pueden derivarse para la empresa por el uso ilícito del ordenador. En realidad, afirma el Tribunal Supremo, 'el control empresarial de un medio de trabajo no necesita una justificación específica caso por caso'.
Sin embargo, esta potestad no está libre de límites: el Tribunal Supremo pone de relieve que el empresario tiene que mantener siempre la buena fe en la relación con el empleado, además de respetar su dignidad y, sobre todo, impedir que los empleados puedan pensar erróneamente que nadie accede a sus e-mails o conoce los sitios que visita por internet.
Por ello, conforme pone de relieve la sentencia, la empresa tiene que establecer unas instrucciones claras sobre el uso del ordenador. Asimismo, el empresario tiene que informar claramente a sus empleados de que comprueba el uso del correo electrónico o internet, indicando, además, cómo realiza los controles y qué medidas debe adoptar el empleado para evitar un uso incorrecto de los mismos.
En todo caso, la investigación sólo podrá realizarse cuando la finalidad que se persigue sea legítima, cuando su alcance esté proporcionado a dicha finalidad y, además, la intromisión en la intimidad sea la mínima necesaria.
Finalmente, el Tribunal Supremo aclara algunas dudas que se habían planteado con anterioridad acerca de si estas inspecciones pueden hacerse fuera del horario de trabajo o si es necesaria la presencia del empleado o de testigos, afirmando que estos límites no resultan de aplicación. Y ello porque esta potestad tiene su fundamento en un interés superior, como es el control del efectivo cumplimiento del contrato de trabajo.
Javier Aparicio Salom. Socio del Departamento de Propiedad Intelectual y Protección de Datos de Cuatrecasas