'Hay que enseñar a la gente a detectar fraude interno'

Licenciado en Derecho y en Económicas y censor jurado de cuentas, dirige el área dedicada a preparar informes periciales de naturaleza financiera y, sobre todo, a la prevención, detección e investigación de fraudes internos.

Defiende un cambio de mentalidad de las empresas, más preparadas, a su juicio, para el fraude externo que para el interno, 'que es peor por el daño a la imagen'; y de los empleados, para que no miren para otro lado al conocer una irregularidad. Juan Jesús Valderas trabaja en su campo de especialización desde 1999 y dirige el área de sabuesos financieros de Deloitte desde 2003. Su trabajo consiste en prevenir, detectar e investigar fraudes financieros.

¿Cómo detectan las irregularidades?

Mediante herramientas informáticas detectamos anomalías, que no tienen por qué ser fraudulentas. Por ejemplo, en las empresas siempre hay límites de autorización de pagos, de modo que el director financiero, por ejemplo, puede autorizar gastos de hasta 5.000 euros. Cuando eso sucede siempre vas a encontrar un número de gastos inusualmente alto justo por debajo de esas cifras límite.

'Podemos encontrar información borrada, formateada o incluso sobrescrita'

'La ayuda externa puede investigar sin levantar polvo, a veces no hay nada'

Un fraude puede darse cuando un señor se ha quedado el último día del mes hasta las once de la noche en la oficina, metiendo asientos manuales en la contabilidad, ahora que en las grandes empresas muchos de sus asientos son automáticos.

¿Y cuando la empresa tiene una sospecha concreta?

En esos casos es muy útil el software de recuperación de información. Si alguien está metiendo gastos que no son de trabajo, lo típico es que lleve un control aparte en una hoja de Excel. Si cree que sospechan de él, lo primero que va a hacer es borrarla o incluso formatear el ordenador.

Podemos encontrar información borrada, formateada o incluso sobrescrita, si no ha sido cubierta por completo. Pero ese tipo de filtros no se pueden hacer por sistema.

¿Dónde está el límite entre espionaje e investigación?

Cuando tengo dudas, le pregunto a un abogado. A nosotros nunca nos han cuestionado una prueba en un proceso judicial. ¿Es razonable que se controle el tamaño de los correos que salen de la empresa y van a direcciones personales? Pues, depende. Si la empresa se dedica a software, a lo mejor sí.

¿Cómo se puede prevenir?

Es bueno hacer segregación de funciones. Que quien compre sea distinto de quien supervise la factura, y que un tercero apruebe la emisión del pago.

También se puede enseñar a la gente a detectar síntomas de fraude. A veces son clamorosos, como este caso real: un administrativo que aparece por la oficina con un BMW X5 y se va a vivir a La Moraleja. En ocasiones lo explica diciendo que le ha tocado la lotería y otras que ha montado una empresa por su cuenta.

Algunos ven que los sábados viene a la oficina con un ordenador personal y se pone junto al terminal de pagos. Finalmente, un directivo detectó que se estaban violando los protocolos de seguridad del sistema de pagos.

¿Cómo debe denunciarse?

Debe haber un protocolo establecido. Que si alguien conoce un problema, se lo cuente, por ejemplo, a alguien de recursos humanos, y que sea alguien con tablas, sereno. O se lo diga a alguien de fuera, a través de un 'canal de denuncias'.

Si a esa persona le llegan tres denuncias en el mismo sentido, entonces pensará que algo hay.

¿Qué ventajas tiene resolver estos asuntos externamente?

La ayuda externa viene bien porque a veces la conclusión es que no hay nada, y se puede investigar sin levantar polvo.

Puede que las sospechas estén motivadas por celos profesionales y personales, y también puede haber reacciones emocionales si se intentan resolver internamente. Eso ocurre, por ejemplo, cuando un empresario descubre que su director financiero, que lleva 20 años trabajando para él, le está robando.

Compañerismo no es encubrimiento

'Un hombre estaba robando en una empresa, sus compañeros sabían que algo estaba pasando, pero por un malentendido sentido del compañerismo, no decían nada. Como consecuencia del fraude, la empresa quebró y todos fueron al paro'.Juan Jesús Valderas ejemplifica así el cambio de cultura que a su juicio hace falta en España. 'Hay una idea de que el que está siendo robado es el empresario, pero también tiene efectos materiales a nivel de imagen en los compañeros y en toda la organización', añade.'El fraude puede ser el motivo de que no haya una subida de sueldo en una empresa con dificultades para llegar a final de mes', explica Valderas. 'Y si una persona dedica su tiempo y esfuerzo a robar, alguien estará haciendo su trabajo por él'. En el Reino Unido es distinto, 'los primeros que censuran estas prácticas son los compañeros'.Con todo, los fraudes más importantes los realizan los propios directivos, señala Valderas, que cuenta el caso de uno ejecutivo que robaba, por una parte metiendo facturas falsas que se pagaba a sí mismo, y por otra, manipulando la contabilidad para que pareciera que la empresa iba mejor y así llevarse un bonus.'La sentencia reconoció estos hechos, pero declaró despido improcedente, porque la carta de despido no estaba bien elaborada. La ley es muy proteccionista con el empleado', subraya Valderas.