La mejor arma para gestionar la empresa
Muchas pymes ignoran el valor estratégico de hacer un presupuesto anual
Mientras a pocas familias y a ningún Gobierno se les ocurriría gestionar sus economías sin realizar una planificación de lo que tienen previsto ingresar y lo que probablemente van a gastar, todavía hay empresarios que desconocen la importancia de elaborar un presupuesto anual para sus compañías. Algunos lo consideran un papeleo engorroso, otros piensan que es un esfuerzo largo y complejo. Hay incluso quien asegura que es un ejercicio reservado a grandes empresas. 'Hay muchas compañías que no hacen presupuestos. En el caso de las pymes la excusa es que no tienen tiempo; en el de otras de mayor tamaño se hacen, pero como un mero formalismo', explica José Antonio Echagüen, experto de la Fundación Incyde de las Cámaras de Comercio.
Los motivos para sentarse a elaborar el presupuesto, una labor que la mayoría de las empresas acometen desde ahora y hasta final de año, son eminentemente prácticos. El primero de ellos es que ninguna compañía, por muy pequeña que sea, puede realizar su actividad sin planificar el futuro. Y para planificar el futuro con ciertas posibilidades de éxito es imprescindible hacer previsiones de ingresos y gastos. 'Sin la información de qué gastos y qué ingresos va a tener la compañía no se pueden fijar objetivos, no se puede saber si los planes que tenemos son viables o si hay que adoptar alguna medida, como por ejemplo, pedir un crédito', explica Echagüen.
Ponerse manos a la obra, señalan desde el Centro Europeo de Empresas e Innovación de Navarra, supone antes de nada concretar los planes de acción de la empresa para un periodo de tiempo determinado, que normalmente es de 12 meses. A partir de esa premisa se fijan unos objetivos de ingresos y unas necesidades de recursos para gastos e inversiones. A esas previsiones hay que añadir un presupuesto de tesorería, que permita a la compañía saber si dispone de medios para alcanzar los objetivos previstos. Toda esa información y todas esas previsiones deben ser controladas y analizadas cuidadosamente. Es, por decirlo así, el cuadro de mandos que permitirá saber qué funciona y qué falla en la empresa y cuál es el motivo. 'Analizar las desviaciones que seguramente se producirán sobre el presupuesto a lo largo del año es fundamental. Permite al empresario averiguar, por ejemplo, por qué la empresa ha gastado más de lo presupuestado o por qué ha realizado menos ventas de las previstas', señala Echagüen.
Para una pyme es suficiente fijar objetivos de ventas, gastos y tesorería
La complejidad de la planificación aumenta en proporción al tamaño de la empresa. Así, en una pequeña compañía bastará con elaborar un presupuesto que incluya tres partidas: los objetivos de ventas, las previsiones de gastos necesarios para alcanzar esos objetivos y los datos de tesorería. Estos últimos permitirán al empresario saber cuál va a ser la evolución de la curva financiera de su empresa durante el año y anticiparse en la búsqueda de instrumentos para hacer frente a las distintas incidencias. De esta forma, si éste sabe que junio es el mes en que abona incentivos o pagas extras y que en julio debe presentar la declaración del impuesto de sociedades, le resultará sencillo anticiparse y adoptar medidas para afrontar esos pagos.
¿De dónde se saca la información para fijar las previsiones? En primer lugar de la contabilidad, presupuestos y experiencias de los ejercicios anteriores, unido a la información sobre los nuevos proyectos que tiene previsto realizar la compañía. En el caso de los objetivos de ventas es vital la información aportada por los comerciales, al análisis de las ventas del ejercicio anterior, el contenido de los contratos firmados para los próximos meses, los nuevos productos que se sacarán al mercado o las perspectivas del sector en el que opera la empresa, entre otras variables.
En el de los gastos, por el contrario, hay que tener en cuenta partidas como la de los salarios del personal, los gastos administrativos, el abono de impuestos, la publicidad, los gastos financieros o las inversiones en activos fijos.
Un ejercicio para toda la compañía
En las empresas pequeñas resulta habitual que la labor de realizar el presupuesto recaiga sobre el empresario, de forma que el resto de la compañía resulta ajena al proceso. A menudo el esquema se repite en empresas de mediano tamaño, algo que a juicio de los especialistas supone un error.'En las organizaciones de un cierto tamaño resulta conveniente que su proceso de elaboración sea participativo, en cascada, porque será la única forma de que todo el equipo de la empresa conozca y asuma los objetivos y las acciones para lograrlos', explican desde el Centro Europeo de Empresas e Innovación de Navarra. José Antonio Echagüen, experto de la Fundación Incyde coincide en el diagnóstico. 'Hay que implicar a todo el mundo para que colabore. Es un modo de involucrar a todo el mundo en la gestión, a todos los departamentos', señala.No es la única razón que hace conveniente la participación de los distintos departamentos en la elaboración del presupuesto. 'Es la única forma de detectar qué área de la compañía ha fallado, saber que el que no ha cumplido objetivos y previsiones es el departamento de publicidad, por ejemplo, y no el de ventas', prosigue Echagüen.Así, todos los departamentos deben responsabilizarse de la parte del presupuesto que les corresponde y éste debe ser revisado continuamente para detectar, analizar y, si es posible, corregir cualquier desviación.