Los riesgos de usar mal el correo electrónico
Los casos de despidos y otras graves consecuencias derivadas del mal uso del correo electrónico han dejado de ser incidentes aislados para convertirse en una amenaza real. Casos como el de un empleado de la multinacional Dell Computer en Francia que no sólo fue despedido, sino también acusado de acoso sexual por enviar por error fotos eróticas a su jefa pueden provocar una sonrisa, pero también son una prueba de que el riesgo existe.
La mayoría de estos accidentes se deben a la falta de atención, pero no sólo a ello. Muchas veces son el resultado de malos usos en las aplicaciones del correo electrónico que persisten todavía hoy, 35 años después de que esta herramienta de comunicación se utilizase por primera vez. 'En general los usuarios de correo electrónico siguen sin respetar las normas básicas de etiqueta de internet: envío con copia, confidencialidad, ortografía, etcétera', explican desde Avanzo, una compañía española especializada en formación a través de la red que ha realizado un estudio sobre el uso de esta herramienta de comunicación.
Seis de cada diez empleados españoles, explican en el informe, reconocen no prestar demasiada atención a la ortografía y a la estructura de las frases al enviar los mensajes; ocho de cada diez asegura no releerlos jamás antes de enviarlos. Como consecuencia de ello, el 90% de los usuarios afirma haber sufrido 'más de una situación confusa' motivada por la precipitación, el descuido y la falta de revisión de los mensajes.
Otro de los principales errores que persisten en los usuarios del correo electrónico es hacer caso omiso del derecho a la confidencialidad que tienen todos los receptores de los mensajes. 'Aunque el correo electrónico es un dato confidencial y protegido legalmente, los usuarios siguen sin ocultar sus destinatarios en envíos masivos', explican desde Avanzo. Así, un 40% no utiliza la opción CCo (con copia oculta) y una mayoría reconoce haber hecho un uso indebido de direcciones de correo sin autorización expresa. Un dato importante si se tiene en cuenta que un trabajador recibe diariamente entre 21 y 50 mensajes electrónicos.
El 40% de los usuarios no usa nunca la opción de copia oculta
Consejos para no pillarse los dedos
1 Conocer el programa. Cada programa de correo electrónico tiene sus propias particularidades y es importante explorarlas y hacer uso de ellas. Saber sacar partido al programa de correo puede ahorrar tiempo y esfuerzo.
2 Redactar con cuidado. El correo electrónico es un medio escrito y en ocasiones equivale a una tarjeta de presentación. Por ello detenerse en detalles como poner un asunto adecuado en el encabezamiento del mensaje o firmar el texto son importantes.3 Utilizar archivos adjuntos. 'Es conveniente abstenerse de enviar grandes cantidades de información en los mensajes', explican fuentes de Avanzo. Si hay que enviar un informe, por ejemplo, debe hacerse en formatos reconocibles que no hagan sospechar sobre posibles virus.
4 No abusar de reenvíos y copias. Recibir reenvíos y copias que no son relevantes ni necesarios es muy molesto. Antes de dar ese paso es buena idea recordar el tiempo que se pierde con esos mensajes.5 Respetar al destinatario. Hay que reflexionar sobre el tamaño de los archivos que se envían. A menudo bloquean el buzón de quien los recibe.
6 Ojo a las mayúsculas. Internet tiene su propia etiqueta y ésta debe respetarse. Hay que recordar que escribir con mayúsculas en la red equivale a levantar la voz.
7 Utilizar carpetas. De la misma forma que los archivos físicos sirven para ordenar papeles, hay que utilizar las carpetas del correo para organizar y clasificar los mensajes. Ahorra tiempo y problemas.
8 Ordenar el tiempo. El revisar continuamente si ha llegado correo consume mucho tiempo. Es más recomendable reservar tramos horarios para leer y contestar los mensajes.
9 Controlar el 'spam' y los virus. Existen filtros para evitar el correo basura y antivirus para evitar que toda la información de su ordenador se pierda de un día para otro. Eso sí, hay que usarlos.