Reuniones eficaces en diez pasos

Sea realista y no incluya en una reunión más temas de los que pueda tratar en el tiempo previsto. De todo el decálogo para hacer eficaces las reuniones de trabajo que propone la multinacional Time Manager International (TMI), este consejo resulta el más evidente, pero ¿qué tiempo hay que dar a cada reunión?, ¿cuántos temas deben abordarse? Gustavo Piera, consejero delegado de TMI tiene las respuestas, en concreto diez.

El tema debe ser específico y para concretar la duración de la reunión puede programarse con un final natural. Por ejemplo, la hora de comer, el final del día, antes de que empiece la siguiente reunión...

Al elegir a los asistentes su número debe estar entre tres y doce. Deben estar quienes necesitan la información, quienes deben ser consultados y quienes toman decisiones. Cada uno debe estar informado previamente del tema de la reunión y saber que se espera de ellos. Hacer un orden del día es esencial y, por su puesto, el clima debe ser participativo. Una persona será la encargada de elaborar un resumen de lo tratado. Este resumen debe fijar objetivos con fechas de resolución. Por supuesto, reservar un tiempo en la agenda para preparar la reunión es clave. No en vano, según TMI, los directivos dedican el 60% de su jornada laboral a reuniones y los mandos, un 40%.