El Colegio de Registradores permite reunir al consejo a través de la red
El Colegio de Registradores y TB-Solutions han desarrollado la primera solución para convocar consejos de administración virtuales. El sistema, basado en internet y la firma electrónica avanzada, permite involucrar a los consejeros en el día a día de la compañía.
El Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles, el Servicio de Certificación de los Registradores (SCR) y la empresa TB-Solutions han desarrollado conjuntamente la primera solución para celebrar consejos de administración virtuales. Este sistema, que empezaron a comercializar la semana pasada, permite convocar una junta, proponer el orden del día, votar los asuntos pertinentes y levantar el acta con los resultados en una sola mañana sin que los consejeros tengan que desplazarse.
'Esta es una solución única en España, y que tiene muy pocas referencias en el mundo', asegura Joaquín Rodríguez, director de los Servicios de Información del Colegio de Registradores. El sistema está basado íntegramente en Internet y la firma electrónica avanzada, que viene a proporcionar una garantía en cuanto a la seguridad técnica y una validez jurídica total.
La ley de firma electrónica equipara estas soluciones, basadas en una certificado electrónico contenido en un soporte físico más una contraseña, a la firma manuscrita por lo que el voto que siga estos procesos tienen todas las garantías legales.
'El consejo va a dejar de ser un freno en la toma de decisiones', asegura Sundardas
Pero, el SCR ha ido un paso más allá en su sistema de certificación pues se conecta al Registro Mercantil para contrastar en línea los datos de los consejeros, comprobar si son correctos y si los cargos siguen estando vigentes en el momento de convocarse el consejo virtual. 'Esto es posible gracias al esfuerzo de estos últimos años por informatizar los registros mercantiles', apunta Rodríguez.
Cambio radical
Aparte de la innovación tecnológica en sí, esta solución puede suponer una gran transformación en la gestión de las compañías. Hasta ahora, los costes y el tiempo que supone reunir un consejo de administración ha hecho que éstos se convoquen una vez al trimestre o sólo una vez al año. Muchas veces esta periodicidad supone un retraso en la toma de decisiones.
'El consejo virtual supone un cambio radical. Hay cuestiones que se aplazan hasta la siguiente junta, como aprobar un nuevo poder o aceptar un riesgo empresarial, que con esta solución pueden ser resueltos en el mismo día, hasta en una mañana', apunta Arjan Sundardas, director general del SCR. 'La principal aportación es la agilidad. El consejo va a dejar de ser un freno en la toma de decisiones para estar implicado en el día a día del negocio', opina Sundardas.
En España, hay un mercado de unas 200.000 empresas que podrían adoptar este tipo de sistema. Por el momento, no hay ninguna instalación puesta en marcha, pero una entidad financiera con participación en unas 200 sociedades ya ha encargado el que será el primer piloto.
La principal barrera para la adopción de las convocatorias a través de internet es el cultural, pero según comentan sus creadores, los primeros contactos con los empresarios ha sido muy positivo y en cuanto escuchan las posibilidades de esta solución se sienten muy atraídos. 'Los ejecutivos siempre escuchan las propuestas que aportan valor', dice Sundardas.
Otra de las posibilidades más llamativas, es la oportunidad que internet brinda a las medianas empresas para contar con consejeros de otros países o ciudades, a los que ahora no tenían acceso pues les resultaba complicado trasladarse hasta ciudades más remotas en el momento de los consejos.
Sundardas apunta que internet nunca va a sustituir a los clásicos consejos de administración en los que los consejeros debaten cara a cara las cuestiones más acuciantes para la organización, 'pero sí puede suprimir hasta un 80% de estas reuniones'.
Los más críticos subrayan que internet suprime el debate abierto, fundamental para que los consejeros formen su opinión, pero para Sundardas esto no es un problema: 'Hay opciones para realizar chats en directo o videoconferencias, que permiten que se siga produciendo un diálogo'.
La inversión se amortiza en dos convocatorias
El consejo virtual no sólo aporta mayor agilidad en la toma de decisiones y un mayor compromiso de los consejeros en el negocio. Otra de sus principales ventajas es un importante ahorro de costes.'Con la celebración de dos juntas virtuales ya se habrá amortizado la inversión tecnológica', asegura Santiago Baselga, director de TB-Solutions.La inversión para una instalación de tamaño medio supone algo más de 30.000 euros y cada convocatoria tiene un coste de 180 euros. Unos importes mínimos comparados con los gastos de desplazamiento y alojamiento de los distintos consejeros que asisten a las juntas.A estas ventajas económicas, hay que sumar la comodidad y la mayor calidad de vida para los consejeros, que actualmente pasan la mayor parte de la semana viajando a distintas ciudades o países.