Gestión

Las empresas aceptan olvidarse de los papeles

Dejar de imprimir, de ensobrar y de enviar. Eso tiene un reflejo en costes inmediato'. Valeria Guitart, directora de servicios corporativos de Administración de Bimbo, resume así la buena acogida que ha tenido en el sector de la gran distribución la factura electrónica. La compañía fabricante de productos de panadería y pastelería Bimbo gestiona 100.000 facturas y 400.000 albaranes al mes. 'Con estos volúmenes, la luz verde para la versión electrónica fue como ver la luz al final del túnel', explica Guitart.

Desde que el pasado mes de febrero el Gobierno dictó una resolución que legalizaba la factura electrónica, alrededor de 1.000 compañías han adoptado este método de trabajo, según estimaciones de Aecoc (Asociación Española de Codificación Comercial). Dicha resolución supuso el comienzo de una nueva era. Desde entonces ya no es necesario archivar una copia en papel de una factura, sino que una versión electrónica archivada en un ordenador es válida para presentarla ante la Agencia Tributaria. La condición que debe cumplir el documento es llevar incorporada la firma digital que garantiza que el emisor es quien dice ser y que los datos que contiene no han sido modificados después de la firma.

Bimbo empezó a emitir facturas electrónicas tres semanas después de la aparición del decreto, utilizando para firmar digitalmente el mismo certificado que ya empleaba en la presentación de impuestos por internet y emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. 'La gran distribución estaba muy preparada para adoptar este método de trabajo. En seis meses las grandes empresas del sector ya nos pedían factura electrónica', explica Guitart. Transcurridos los cuatro primeros meses, el departamento de contabilidad de Bimbo pasó de imprimir 180.000 páginas a 150.000, lo que supone una reducción de costes del 16% en ese periodo.

Condis emplea la facturación electrónica con 168 proveedores, entre los que se encuentran Bimbo, Nestlé, Panrico o Snack Ventures

A pesar de su apuesta por las versiones digitales, Bimbo tiene una estructura de negocio que no hace que sea precisamente fácil su implantación. Cuenta con 12 fábricas en España y 1.340 rutas de distribución, en las que la mayoría de puntos de ventas son tiendas pequeñas. En la actualidad, intercambia facturas electrónicas con 10 de los clientes de mayor tamaño, que representan el 25% de las totales.

La cadena de supermercados catalana Condis tiene más avanzada su transformación a la facturación electrónica, puesto que su relación con grandes proveedores permite que avance más rápido que en el caso de Bimbo. A finales de marzo utilizaba la factura electrónica con 168 de sus 1.100 proveedores habituales. Entre éstos se encuentran la propia Bimbo, Nestlé, Panrico o Snack Ventures.

El intercambio de documentos contables digitales con los 168 proveedores supone que la cadena de supermercados catalana ya gestiona el 65% de su volumen de ventas a través de factura electrónica y espera alcanzar un 80% a finales de este año, según explica Toni Galán, Jefe de Administración Comercial de Condis.

'Trabajamos con 13.000 referencias y manejamos 5.000 facturas diarias, con los beneficios que supone, la transformación es imparable', explica Galán, que no se atreve a pronosticar en qué fecha alcanzarán el 100%. 'El 100% es mucho decir, porque siempre quedará alguien que por los motivos más variados no lo haga, pero creemos que a finales de este año o a lo largo del próximo se llegará a la cota máxima'. Galán advierte que es importante que paralelamente a la implantación electrónica se dé un cambio cultural que permita prescindir del papel, 'si no, se corre el riesgo de llevar dos sistemas paralelos'.

Sistemas adecuados para todos los tamaños y bolsillos

¿Qué hay que hacer para enviar una factura electrónica? Primero se debe tener en el ordenador la factura tal y como se trabaja en el formato informático habitual de la empresa. Después se debe convertir al formato que tenga el receptor y enviarla a través del sistema EDI o de una web.

En ambos casos el software permite añadir la firma electrónica con el certificado digital que proporciona la Fábrica Nacional de Moneda o Timbre o las entidades autorizadas y se debe tener un sistema de almacenamiento preparado para cuando las facturas sean requeridas por la Agencia Tributaria. Según explica Toni Galán, el jefe de administración comercial de Condis, la gran mayoría de las empresas que han adoptado el sistema de facturación electrónica lo hacen con el certificado proporcionado por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, 'quizá porque fue el primero en estar disponible y la mayoría de las empresas ya lo empleaban para pagar impuestos a través de internet'.

El coste del proyecto o la falta de un software adecuado no son excusas válidas para no implantar en una empresa el sistema de facturas electrónicas. Para las grandes compañías que utilizan el lenguaje EDI, muy extendido en la gran distribución española, la utilización de la factura electrónica no supone ningún coste añadido. En cuanto a las que no emplean este lenguaje, según su volumen podrían plantearse la instalación del sistema por un coste de entre 6.000 y 9.000 euros, y un plazo de amortización 'razonable', según explica Galán. De cualquier manera, si la empresa no puede afrontar este gasto, puede contratar un servicio que les permite enviar las facturas firmadas electrónicamente a través de internet por unos 50 euros. Cualquier compañía socia de Aecoc dispone, además, de un servicio de web para enviar gratuitamente 10 facturas al mes.

La necesidad de cambiar de mentalidad

Aunque parezca increíble, el mayor obstáculo para la implantación del sistema de factura electrónica no es el coste del proyecto, ni el miedo a la complejidad del sistema, sino el cambio de mentalidad que implica dejar de utilizar el papel.

Joaquín Ferrer, director de consultoría de Informática El Corte Inglés, explica que incluso después de que una empresa haya optado por el sistema de facturación electrónica, se siguen haciendo copias impresas de las facturas, copias que él denomina facturas 'PSA o por si acaso'. 'Lo más difícil es que el personal de administración se convenza de que no es necesario tener la copia impresa de la factura que se guarda en el ordenador', explica Ferrer.

Toni Galán aporta otro ejemplo. Cuenta que una vez iniciado el sistema de facturación electrónica, los empleados continuaban sacando facturas en papel y dejándolos en las estanterías, 'porque era la manera que tenían hasta entonces de calcular la carga de trabajo. Costó tiempo aprender a cuantificar el trabajo sin tener listados'.