La factura telemática jubila a la de papel

La admisión de la factura electrónica por Hacienda ahorrará a las empresas la emisión y almacenamiento de millones de papeles. Operar exclusivamente con documentos electrónicos cuesta menos de 6.000 euros

Se acabó el papeleo. Las empresas españolas ya no tienen la obligación de emitir en papel y guardar durante cinco años todas sus facturas, puesto que lo pueden hacer electrónicamente, según una resolución de la Agencia Tributaria que anticipa en 11 meses la entrada en vigor de una directiva europea. La medida supondrá, según los expertos, un empujón al sistema de intercambio electrónico de datos (EDI, en sus siglas inglesas) que ya utilizan unas 3.500 empresas en España. Sin el EDI, cuando una empresa recibe una factura por correo tiene que comprobar que es correcta, contrastarla con el albarán, introducirla en el ordenador, ordenar el pago y archivarla. Cuando esa empresa recibe cinco millones de facturas al año de miles de proveedores, como les ocurre a las grandes compañías de distribución, el proceso cuesta mucho dinero. Sirva como dato que una de estas empresas ya recibe el 60% de las facturas mediante el EDI -los ordenadores lo hacen todo- y para procesar el 40% restante necesita dos turnos de 100 personas.

Las ventajas del EDI no se limitan a las grandes cadenas de hipermercados o supermercados. Si un proveedor envía una factura por correo, tendrá que rezar para que llegue lo antes posible. En el mejor de los casos, si Correos hace su trabajo y no hay errores humanos en el personal de contabilidad del cliente -basta con que un empleado se equivoque al teclear uno de los 13 dígitos del código de un producto-, la orden de pago a 60 o 90 días sólo tardará días en emitirse. Si algo falla, el retraso puede ser de semanas. El EDI evita todo esto, puesto que la empresa que envía la factura recibe al instante un certificado de confirmación -o de error, si lo hay- y la orden de pago es inmediata. 'El EDI mejora el servicio de facturación a proveedores porque agiliza el pago, y esto es importantísimo para ellos', afirma un portavoz de Carrefour. A estas ventajas se añade ahora la posibilidad de archivar las facturas en formato electrónico, ya que hasta ahora incluso las empresas que se comunican mediante el EDI tenían que remitirse las facturas en papel para guardarlas durante cinco años de cara a Hacienda.

De las 3.500 empresas que utilizan el EDI en España, 2.600 pertenecen al sector de la distribución y sus proveedores; 600, al de automoción; 150, a sanidad, y el resto, a otros sectores, como el portuario. Según el director de Comercio Electrónico de Aecoc -organización que agrupa a 18.000 fabricantes y empresas de distribución españolas-, Alejandro Sánchez, 'la factura digital va a contribuir a acelerar el proceso de implantación del EDI, porque es un aliciente para las pymes que hacen pocas facturas y que hasta ahora no tenían muchos motivos para entrar en el sistema'. En cuanto a la desaparición del papel, Sánchez cree que va a ser rápida entre las empresas que usan el EDI, ya que el único requisito es que el emisor de la factura disponga de firma electrónica validada por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. 'Muchas ya la tenían para las declaraciones de Hacienda y las distribuidoras están pidiendo a sus proveedores que la obtengan cuanto antes'. El precio no debe ser obstáculo para las empresas de tamaño medio, puesto que implantar un programa de EDI cuesta entre 3.000 y 6.000 euros, según el director general de Edicom -empresa líder en España en software de EDI-, Vicente Vilata.

El ordenador de Codorníu detecta la reducción de existencias de su cava en los almacenes de El Corte Inglés y ordena el suministro

El EDI ha sido enterrado por numerosos agoreros en los últimos años con ocasión del auge de Internet o de tecnologías como el XML. El director general de Edicom, Vicente Vilata, cree que quienes sostienen tales teorías no saben lo que es el EDI o lo dicen para vender algún otro producto. 'EDI significa transmisión electrónica de datos y con la aparición de Internet está más vivo que nunca', afirma. Lo que ha cambiado Internet es la vía por la que las empresas transmiten los datos, ya que antes se hacía exclusivamente por redes de valor añadido y ahora se utiliza también Internet, 'que es capaz de ofrecer la misma seguridad y con tarifa plana, en lugar de pagar por transacción', explica Vilata.

Una opinión que comparte el director de comercio electrónico de Aecoc, Alejandro Sánchez, para quien 'ha habido una confusión respecto a lo que significaba el EDI'. Según afirma, 'Internet es un canal más que está ganando terreno a las redes privadas tradicionales, aunque éstas han reaccionado a la competencia y están bajando los precios'.

Independientemente del medio de transmisión, dentro del EDI existen diferentes lenguajes, como el Edifact, el XML, el Odette y el X12. Todo es EDI. Según Vicente Vilata, 'el problema para cada empresa es transmitir en el mismo lenguaje del receptor y, en este sentido, el Edifact, que utilizan todas las empresas de distribución del mundo, se está imponiendo a otros lenguajes'. El ascenso del lenguaje XML para transmisión de datos por Internet llevó a algunos a anunciar por segunda vez 'la muerte del EDI' -se referían al estándar Edifact-, pero muchos de los que probaron XML han vuelto al Edifact, según Vilata, 'porque el XML es un buen estándar para portales de Internet, pero tiene más bytes y es más caro cuando uno tiene que enviar millones de facturas'. Según Alejandro Sánchez, 'aunque el Edifact lo utiliza el 99,9% de las empresas, el XML ya lo aceptan algunos grandes distribuidores y existen conversores en el mercado, por lo que en el futuro no habrá problemas por utilizar uno u otro'.

Las distribuidoras promocionaron el Edifact entre sus proveedores -es un lenguaje impulsado por la Organización de Naciones Unidas- y algo similar están haciendo algunos grandes del sector automovilístico, que tenía su propio estándar, denominado Odette. El lenguaje X12 se utiliza mayoritariamente en Estados Unidos.

Para funcionar electrónicamente es necesario disponer de una estación EDI, a ser posible integrada en el sistema informático de la empresa. En España existen seis empresas que ofrecen programas de EDI, siendo los de Edicom y Seres los más implantados. Según el máximo responsable de Edicom, 'la instalación del programa se hace en tres días, el manejo es muy sencillo para el personal de las empresas y no es nada caro para la mayoría, teniendo en cuenta el ahorro no sólo en el tema de la factura, sino también en el envío de pedidos con confirmación, que es mucho más eficaz y barata que el fax y en otras posibilidades de intercambio de datos'. Por su parte, para animar a las pequeñas empresas que emiten pocas facturas, Aecoc ha puesto en marcha un servicio gratuito para sus asociados que permite el envío de un número limitado de documentos mediante EDI, por Internet, sin necesidad de instalarse un programa.

Una cuestión diferente en lo relativo al precio es la vía de transmisión y su coste. Hasta el año 2000 todo el EDI circulaba por las denominadas redes de valor añadido (RVA), redes privadas de alta seguridad, entre las que destacan las de Telefónica Data, Azertia, IBM, Seres, Portel y Fonocom. En estas redes se paga por bytes transmitido y el coste, según el director de organización interna de Codorníu, Jaume Mariné, 'era una barrera para algunas empresas'. En 2001 apareció la posibilidad de crear una tarifa plana por Internet. Es lo que hizo Edicom, que creó el portal SedeB2B, un centro de compensación de documentos que actúa de intermediario. Según Vicente Vilata, 'se trata de un centro que almacena las transacciones, de forma que, por ejemplo, El Corte Inglés sólo tiene que conectarse cada hora o dos horas durante unos minutos para enviar y recibir todos los documentos acumulados, mientras los proveedores lo hacen de vez en cuando para intercambiar documentos con todos los distribuidores'. Algunas grandes empresas utilizan centros propios en Internet, pero esto complica la tarea a los proveedores, que tienen que conectarse al portal de cada cliente para enviarle y recibir datos. 'El sistema de compensación es óptimo, porque además actuamos como notarios, certificando la fecha y la hora en que una factura o cualquier otro documento ha llegado a su destino', añade Vilata.

El auge de Internet como vía de transmisión ha sido importante. Según datos de la Aecoc, los 6,7 gigabytes que registró el EDI en 2000 circularon por redes de valor añadido, mientras en 2001 Internet ya registró 2,8 gigas, frente a 6,9 de las RVA, y en 2002 la Red alcanzó los 5,3 gigas, por 7,3 de las RVA. Según Vicente Vilata, 'en los últimos días de febrero Internet superó a las redes privadas'. La evolución es consecuencia del peso de las grandes distribuidoras, la mayoría de las cuales se han pasado a Internet por el ahorro de costes. No obstante, la sana competencia ha hecho su efecto y, según Alejandro Sánchez (Aecoc), las redes privadas están bajando los precios.

Reposición automática de stocks

Todos los expertos consultados coinciden en que las grandes empresas de distribución han sido las que más han contribuido a la expansión del EDI. Según Vicente Vilata, 'con la factura electrónica esperamos una oleada nueva de empresas un poco más pequeñas que las actuales y, dentro de dos o tres años, los fabricantes que se apuntaron primero empezarán a pedírselo a sus proveedores'. Esto es algo que todavía no ha ocurrido en Codorníu, según Jaume Mariné, 'porque los proveedores están muy atomizados y aún tardarán en sumarse'. Edicom trabaja con las grandes superficies para convencer -a veces presionar- a los proveedores de las bondades del EDI. 'Gestionamos el proceso de convencimiento mediante cartas a las empresas, porque al final todas acabarán tendiendo un programa de EDI, igual que tienen uno de contabilidad, porque evita muchos errores y procesos ineficientes', explica Vicente Vilata.

Mientras esperan a que las pymes se incorporen al EDI, los pioneros en su utilización, como Codorníu, ya están en otra fase más avanzada, la planificación de reaprovisionamiento continuo (CRP, en su siglas inglesas). Se trata de un programa que conecta el inventarios de los clientes con el proveedor, de manera que, por ejemplo, el ordenador de Codorníu detecta la reducción de existencias de su cava en los almacenes de El Corte Inglés y, de acuerdo con unos parámetros previamente acordados, elabora un pedido, envía la mercancía y remite la factura que genera una orden de pago en el ordenador receptor. Todo ello gracias al EDI y sin que intervenga nadie. 'En las primeras operaciones se pide confirmación del pedido y se vigila el proceso, pero luego es automático y sólo se hacen reuniones de seguimiento entre las empresas', explica el responsable tecnológico de Codorníu. Sólo 30 empresas en España utilizan tecnología CRP, entre ellas todas las cadenas nacionales de distribución y grandes fabricantes como Kraft, Procter & Gamble y Unilever.

Edicom, con 1.740 programas instalados y 100 en proceso de implantación, es la única proveedora con software español, desarrollado en su sede del Parque Tecnológico de Valencia, según su máximo responsable. La empresa, fundada en 1995 por los hermanos Vicente y José Vilata, está muy introducida en el sector de la distribución -dio el salto en 1998, cuando El Corte Inglés le encargó la migración de su programa de EDI y el de casi 500 proveedores a un programa nuevo, ya que el que usaban no estaba adaptado al efecto 2000- y ha entrado en el sanitario, en hospitales y distribuidoras farmacéuticas. Recientemente ha firmado con algunas multinacionales de transporte marítimo y espera, según Vicente Vilata, que en los nuevos sectores 'los grandes también convenzan a sus proveedores'.

'El EDI, con Internet, está más vivo que nunca'

El EDI ha sido enterrado por numerosos agoreros en los últimos años con ocasión del auge de Internet o de tecnologías como el XML. El director general de Edicom, Vicente Vilata, cree que quienes sostienen tales teorías no saben lo que es el EDI o lo dicen para vender algún otro producto. 'EDI significa transmisión electrónica de datos y con la aparición de Internet está más vivo que nunca', afirma. Lo que ha cambiado Internet es la vía por la que las empresas transmiten los datos, ya que antes se hacía exclusivamente por redes de valor añadido y ahora se utiliza también Internet, 'que es capaz de ofrecer la misma seguridad y con tarifa plana, en lugar de pagar por transacción', explica Vilata.Una opinión que comparte el director de comercio electrónico de Aecoc, Alejandro Sánchez, para quien 'ha habido una confusión respecto a lo que significaba el EDI'. Según afirma, 'Internet es un canal más que está ganando terreno a las redes privadas tradicionales, aunque éstas han reaccionado a la competencia y están bajando los precios'. Independientemente del medio de transmisión, dentro del EDI existen diferentes lenguajes, como el Edifact, el XML, el Odette y el X12. Todo es EDI. Según Vicente Vilata, 'el problema para cada empresa es transmitir en el mismo lenguaje del receptor y, en este sentido, el Edifact, que utilizan todas las empresas de distribución del mundo, se está imponiendo a otros lenguajes'. El ascenso del lenguaje XML para transmisión de datos por Internet llevó a algunos a anunciar por segunda vez 'la muerte del EDI' -se referían al estándar Edifact-, pero muchos de los que probaron XML han vuelto al Edifact, según Vilata, 'porque el XML es un buen estándar para portales de Internet, pero tiene más bytes y es más caro cuando uno tiene que enviar millones de facturas'. Según Alejandro Sánchez, 'aunque el Edifact lo utiliza el 99,9% de las empresas, el XML ya lo aceptan algunos grandes distribuidores y existen conversores en el mercado, por lo que en el futuro no habrá problemas por utilizar uno u otro'. Las distribuidoras promocionaron el Edifact entre sus proveedores -es un lenguaje impulsado por la Organización de Naciones Unidas- y algo similar están haciendo algunos grandes del sector automovilístico, que tenía su propio estándar, denominado Odette. El lenguaje X12 se utiliza mayoritariamente en Estados Unidos.