¿Habrá oficinas en el futuro?
Antes de plantearse si seguirán existiendo oficinas en el futuro y cómo serán éstas habría que reflexionar, primero, sobre cómo se trabajará en el futuro. Incluso cabe preguntarse por el trabajo en la actualidad, pues aún hoy en día un alto porcentaje de oficinas se corresponden al esquema de trabajo de hace 20 años o más. Este es el enfoque que los gestores de las infraestructuras y servicios en la empresa (facility managers), a la hora de definir como será la oficina del futuro, por lo que propongo analizar primero el ¿cómo se trabaja?, de forma que se pueda definir el espacio más correcto para cada función.
Conceptos como jerarquías planas, trabajo por objetivos, horarios flexibles, reducción del trabajo administrativo, trabajo en casa, trabajo en equipo, importancia de la comunicación, aumento de la cualificación profesional... son planteamientos muy actuales que necesariamente están afectando al diseño y la creación de los espacios de trabajo.
A esto se une, también, los avances tecnológicos que hacen posible ya hoy día el trabajo en cualquier sitio y a cualquier hora. Empieza a ser frecuente ver gente trabajando con sus ordenadores portátiles y agendas en aeropuertos, restaurantes, cafeterías
Una primera reflexión sería: ¿si podemos trabajar en cualquier lugar y a cualquier hora, por qué tenemos que soportar atascos para ir y volver del mismo lugar todos los días? Es evidente que la respuesta es porque tenemos que ver a gente, reuniones, poner en común un proyecto, etc., pero, como vemos, hemos reducido considerablemente la necesidad de la presencia física en la oficina en todo aquel trabajo que es individual. Según datos que manejamos, esto puede suponer un 50% del trabajo.
Creemos, por lo tanto, que la oficina se va a ir convirtiendo, cada vez más, en un lugar de encuentro, reunión y trabajo en equipo donde se reduzcan los puestos de trabajo asignados a cada persona. Esto hará que se extiendan conceptos como la no territorialidad de los puestos de trabajo (hotelling), espacios que habrá que reservar como la habitación de un hotel, para utilizarla por tiempo limitado. Aparecerán nuevas tipologías de espacios con las habitaciones en donde se incubarán los nuevos proyectos (project rooms) o las habitaciones más acordes con las funciones que se realizan en otros espacios (silent rooms).
Aparecerán, sobre todo, los espacios llamados de 'valor añadido' o reunión informal, espacios con cafeterías y lugares de relación informal que potenciarán la comunicación interna entre los miembros de las empresas, intensificando las relaciones humanas, pues cada vez es menor el espacio de tiempo que está en las oficinas.
Obviamente, en estos planteamientos cobra mucha importancia el trabajo en casa y el teletrabajo; el poder llevar la tecnología a las casas y acondicionarlas para poder trabajar correctamente en ellas (homeoffice). Por otro lado, la importancia que dan las empresas al 'talento', que comienza a ser el mayor activo de muchas compañías, hace que desde el área de los gestores de infraestructuras y servicios haya una preocupación por facilitar a las personas el desempeño de su trabajo, es decir, que lógicamente cada vez se verá más un incremento de calidad de las oficinas, tanto en sus infraestructuras (comunicaciones, electricidad...) como en la calidad del espacio (acústica, ambiental...).
Incluso para facilitar al 'talento' la realización de su trabajo aparecen los servicios intranet, las peluquerías, los gimnasios, las tiendas para hacer la compra diaria, los restaurantes..., toda una serie de servicios al pie de la oficina para facilitar al trabajador todas aquellas actividades diarias externas al trabajo y que podrían afectar a su productividad y estrés. En definitiva, la oficina del futuro creo que tenderá a no existir, irá con nosotros a todas partes en un maletín, con un ordenador portátil, agenda y teléfono móvil, y desarrollaremos la mayor parte de nuestro trabajo en casa y acudiremos sólo periódicamente a lugares (business centres) donde nos interrelacionaremos con otras personas y trabajaremos en equipo, cuando así se requiera. Probablemente en un futuro ya mucho más lejano las tecnologías nos permitirán una mayor interrelación y no será ya preciso acudir a ningún lugar, lo que supondrá la desaparición al 100% del concepto actual de oficinas.