La integración de la firma de documentos es una de las asignaturas pendientes de muchas administraciones a la hora de agilizar algunos procesos burocráticos. Aunque ya existen muchas formas de poder firmar documentos, como la que os vamos a contar hoy, y que se integra perfectamente en el cliente de correo probablemente más popular que existe, como es el de Gmail. Hablamos de una extensión de Chrome que nos ayuda a firmar digitalmente documentos directamente desde este cliente de correo electrónico. Vamos a ver cómo funciona esta extensión y lo que puede facilitar el trabajo del día a día y agilizar el proceso de firma de documentos.
Firma electrónicamente desde la bandeja de entrada
Para poder acceder a esta función desde Gmail necesitamos ir al Chrome Web Store, desde donde vamos a buscar y descargar una extensión llamada DocuSign – Firma electrónica para Gmail, como el popular servicio de firma electrónica que está muy extendido. Pues bien, una vez descargada la extensión se abre un gran abanico de posibilidades. Unas posibilidades que giran en torno a la facilidad para poder firmar documentos de forma sencilla y rápida desde la misma bandeja de entrada de Gmail.
Y no nos referimos a nuestra firma a mano alzada simplemente, sino que DocuSing lo que ofrece realmente es una forma automática de insertar nuestra firma encriptada y de forma segura. Porque visualmente lo que estamos insertando es nuestra firma original, pero junto con esta también se insertan elementos cifrados que hacen segura la inserción de la firma. Esta extensión funciona de forma sencilla, sólo hay que posicionar el cursor sobre los anexos para firmar los documentos rápidamente sin tener que dejar la bandeja de entrada de Gmail.
La integración del proceso de firma en Gmail es total, sólo hay que pulsar sobre el icono de la extensión dentro del cuerpo de mensaje para poder firmar el documento y devolverlo. Además hay que tener en cuenta que a efectos legales esta firma es totalmente válida, ya que como os contaba antes su encriptación cumple todos los requisitos como para que esta tenga la misma validez que escrita en papel.
Además podemos animar a otros usuarios a utilizar este mismo proceso gracias al sencillo tutorial con el que cuenta la extensión y que guía a otras personas a través de los pasos que deben seguir para poder firmar los documentos que les enviamos. Desde luego se trata de una extensión que para el trabajo del día a día puede ahorrar mucho tiempo así como ser más respetuosos con el medio ambiente, ya que no necesitamos imprimir en papel todas estas firmas, porque su huella electrónica es única y nos identifica como quien somos.
