Aplicaciones y servicios para llevarte la oficina en el móvil cuando estés fuera de ella
Los dispositivos móviles pueden ser un complemento ideal para aquellas personas que se vayan a tomar unas vacaciones pero no pueden abandonar su ámbito empresarial. Existen herramientas que permitirán prácticamente llevar la oficina a cualquier lugar gracias a los teléfonos o los tablets, de manera que se puedan afrontar problemas o crisis profesionales.
El primer ámbito de la oficina que puede ir allá donde vayan los usuarios con sus equipos es el relacionado con la comunicación. En este sentido hay distintas opciones y los dispositivos móviles han evolucionado hasta cotas inimaginables.
El correo electrónico ya no es un servicio vinculado a los ordenadores de sobremesa y su configuración en los teléfonos permite una gran movilidad. Existen clientes propios en los servicios, aplicaciones dedicadas como Gmail o plataformas para la configuración de múltiples cuentas. Con estas opciones, los usuarios no tienen que dejar desatendido sus correos pese a no estar en la oficina.
También en el ámbito de la comunicación, existen aplicaciones y servicios para mantener el contacto con clientes y colegas sin necesidad de recurrir al correo o a las llamadas. Plataformas de mensajería instantánea como WhatsApp, Telegram, Line o Hipchat son un claro ejemplo. La creación de grupos específicos en estas plataformas permitirá mantener una ventana de conexión en todo momento.
Para aquellos que necesiten una comunicación más directa, existen servicios de llamada que brindan dicha oportunidad. Opciones como Skype o Google Hangouts son las más conocidas. Los usuarios pueden usar sus teléfonos y tablets para mantener conferencias con clientes, colegas o con cualquier otra figura relacionada con su actividad profesional.
Documentos e instrucciones
Disponer de acceso a documentos también es fundamental para poder abandonar la oficina con garantías. Es posible que los usuarios se vean en la necesidad de consultar algún archivo disponible en su oficina y la distancia no tiene que ser un impedimento para ello.
A la hora de acceder a archivos, lo cierto es que hay un gran número de servicios en la nube que ofrecen posibilidades interesantes. Google Drive es posiblemente la plataforma más popular, ya que es compatible con todo tipo de documentos y permite opciones tan interesantes como la edición multiusaurio. A través de los dispositivos móviles se pueden consultar los documentos de texto o las hojas de cálculo almacenadas sin ningún problema.
Si lo que se necesitan son otro tipo de archivos, tales como fotografías o vídeos, también hay bastantes opciones. La nube vuelve a ser la clave para permitir el acceso desde cualquier lugar a los archivos necesarios. Así, desde el móvil o el tablet se puede utilizar por ejemplo Dropbox para conseguir acceso desde cualquier lugar a los materiales almacenados en la oficina.
Otro aspecto interesante en relación a los documentos es el que tiene que ver con las notas e instrucciones. Es frecuente entre compañeros dejar instrucciones o mensajes a través de notas. Aunque puede parecer que al abandonar la oficina esa posibilidad se pierde, lo cierto es que no es así. Existen servicios online dedicados a las notas, como Evernote o OneNote, que permiten desarrollar notas colaborativas desde cualquier lugar. Se trata de otra forma de comunicación, que está accesible desde cualquier lugar con los dispositivos móviles actuales.
La empresa no se detiene de cara al exterior
El abandonar la oficina y dejar los equipos de sobremesa no implica que la actividad de la empresa se detenga de cara al exterior. Como ya se ha comentado, la comunicación con los clientes se puede mantener y hay herramientas para gestionar la presencia corporativa a distancia.
Las redes sociales tienen un papel fundamental en este sentido. Se pueden aprovechar las posibilidades de los dispositivos móviles para gestionar cuentas de la empresa en redes sociales desde cualquier lugar. De esa manera, se puede llevar al día Twitter, Facebook o Google + desde cualquier lugar, sin que los clientes ni el público general note cambios.
Hay distintas opciones en este sentido, empezando por las aplicaciones oficiales de cada servicio. Sin embargo, una opción que puede simplificar el trabajo de forma considerable es Buffer. Se trata de un servicio cómodo y sencillo que permite compartir y gestionar contenidos de distintas redes sociales desde un solo punto. Buffer cuenta con versión web y está disponible para iOS y Android, de manera que no hay excusa para desatender las redes sociales fuera de la oficina.
Controla todos los gastos en todo momento
Por último, los usuarios también pueden aprovechar sus dispositivos móviles para llevar un control de gastos fuera de la oficina. Los smartphones y los tablets permiten el uso de aplicaciones en donde se pueden apuntar y gestionar las finanzas de la empresa, así como sistemas con los que realizar pagos si es necesario.
Existen aplicaciones móviles de los principales bancos del país, por lo que se puede disponer de toda la información de las cuentas de la empresa en cualquier lugar. Es necesario contar con los permisos de administración para ello, por lo que es importante comprobar que todos los sistemas están configurados y que se dispone de los permisos pertinentes antes de abandonar la oficina.
En cuanto al control de gastos, hay un gran número de aplicaciones móviles y servicios online con los que llevar una contabilidad en cualquier lugar. Una referencia en este campo es Fintonic, que además de ayudar a la gestión de gastos incluye consejos con los que ahorrar. De esa manera, además de mantener las finanzas bajo control se pueden mejorar.