La página web corporativa como solución telemática a la nueva normalidad societaria
La utilización del sitio web con fines societarios requiere de un régimen jurídico especifico
La Covid-19 ha hecho que muchas empresas hayan implementado medios telemáticos para facilitar la relación entre los socios y la sociedad.
De hecho, recientemente se ha incorporado, como enmienda al Proyecto de Ley por el que se pretende modificar la Ley de Sociedades de Capital, la adición de un nuevo artículo (182 bis) que permitiría la celebración de las juntas generales de manera exclusivamente telemática.
En vista de este inexorable paso hacia la digitalización, una de las alternativas que más aceptación ha suscitado es el uso de la página web como sistema de comunicación y ejercicio de los derechos del socio.
La página web corporativa sirve como instrumento de transparencia y de mayor seguridad jurídica. Todo ello, sin contar con el ahorro de costes y trámites burocráticos que supone disponer de un servicio de comunicación directo. Por ejemplo, la web corporativa suprime la necesidad de publicar la convocatoria de junta general en el BORME (Boletín Oficial del Registro Mercantil); o el uso de métodos tradicionales de comunicación individual y escrita como la carta certificada.
Además, favorece la inversión extrajera o deslocalizada ya que los socios pueden hacer valer sus derechos “a golpe de click”.
Sirva de ejemplo como, a través de la web corporativa, el socio tendría derecho a solicitar el envío de los documentos previstos en el artículo 287 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC); o ejercer su derecho de información – artículos 196 y 197 LSC –. Además, existe la posibilidad de desarrollar estatutariamente el ejercicio por parte de los socios de sus “derechos telemáticos”, como puede ser el sistema de asistencia y votación por videoconferencia a las juntas generales.
Sin embargo, la utilización del sitio web con fines societarios requiere de un régimen jurídico especifico. Esto no significa que la página web no pueda emplearse para otros fines – véase, comerciales – sino que, su vertiente corporativa, debe ajustarse al régimen legal previsto en la LSC.
En primer lugar, los socios afectados deben previamente aceptar y consentir que las comunicaciones entre socio y sociedad se realicen por medios electrónicos, siendo necesario que la creación de la página web corporativa deba también ser acordada por la junta general.
En cuanto al aspecto técnico, la sociedad es quien debe garantizar: la seguridad de la página web, la autenticidad de los documentos publicados en ella y su acceso gratuito, con posibilidad de descarga e impresión de lo insertado en ella.
Asimismo, la creación de un área privada del socio dentro de la web corporativa no es obligatoria, aunque resulta aconsejable. Sobre todo, para garantizar un nivel de seguridad suficiente.
Desde hace tiempo, estos requisitos tecnológicos han dejado de ser un impedimento. Al contrario, se han convertido en una solución para el correcto funcionamiento de los órganos sociales. La digitalización puede servir como una poderosa aliada ante los conflictos societarios que dificultan la actividad ordinaria de muchas mercantiles.
Por último, la creación de una página web corporativa implica la obligatoriedad de convocar la junta general a través de la propia web – artículo 173 LSC –. Esta exigencia hace que sea preciso comprobar si la forma de convocatoria de la junta general establecida en los estatutos sociales es compatible con la creación de la página web corporativa, ya que, de no serlo, esta incompatibilidad debería ser subsanada previo a la creación del sitio web.
Las circunstancias actuales han impulsado el uso de la web corporativa como mecanismo para mejorar la relación entre la sociedad y sus socios, lo que su supone una solución excelente en aras de la digitalización de las empresas.
Andrés Sanchis, abogado de RSM Spain.