Millones de empresas se preparan para el gran salto digital: llega la notaría electrónica

El 40% de los trámites ante notario se harán de forma telemática. Constituir una sociedad u obtener una póliza de crédito también será online

Infografía: Belén Trincado

A grandes problemas, grandes soluciones. El establecimiento del primer Estado de Alarma en marzo de 2020 dejó a todo el país bajo llave en sus casas y, lo peor, sin certeza de cuánto tiempo duraría una situación nunca antes vista. Desde el Ministerio de Justicia contactaron entonces con el Consejo General del Notariado con un encargo sin precedentes: “había que encontrar la fórmula para que las pólizas ICO destinadas a financiar a las pequeñas y medianas empresas se activasen sin que el representante de la persona jurídica tuviese que desplazarse a la notaría”.

El Notariado español trabaja desde hace más de 20 años en la digitalización de sus sistemas, pero, como funcionarios que son y sometidos a la ley, si no existe una norma que permita ciertos servicios y trámites sin que se desplace físicamente el solicitante a la notaría, no se puede acometer. De ahí la importancia y cómo va a cambiar la gestión diaria de millones de empresas y ciudadanos la futura Ley de Medidas de Eficiencia Digital del Servicio Público de Justicia.

El texto del anteproyecto de ley ya fue aprobado el pasado octubre por el Consejo de Ministros, pero ha tenido que someterse al resto de trámites previos antes de su aprobación definitiva en el Congreso de los Diputados. Ha pasado ya por el escrutinio del CGPJ y el 9 de junio se remitió al Consejo de Estado. Por ello, Justicia trabaja con el objetivo de que el visto bueno y su posterior entrada en vigor culmine antes de final de año.

La principal ventaja que va a introducir esta nueva ley, que es un cambio radical en los trámites que a diario tienen que realizar millones de pymes, es que la tecnología necesaria para esa transformación ya está desarrollada. Luego, los efectos van a ser inmediatos, cuando en reformas legales de este calado suele ser necesario esperar varios años para comprobar sus efectos.

Firma digital

Los notarios fueron los primeros en trabajar con la firma digital, desde el año 2001 han evolucionado todos sus sistemas de forma que hoy ya es común su organización en una red privada y segura y que sus contactos con las Administraciones públicas sean telemáticos. De esos primeros avances se ha pasado a la creación de la sede electrónica notarial que ahora con esta ley vuelve a dar un salto de calidad para convertirse además en el espacio donde los notarios ya interactúan con empresas y particulares a través del Portal Notarial.

Fuentes del Notariado explican que el proyecto de ley contempla cuatro grandes medidas. La primera hace referencia a la creación de un protocolo electrónico. En la actualidad, cuando se firma una escritura ante notario en un soporte físico o de papel, ese documento ha de guardarse 25 años en la notaría y ha de estar disponible por un periodo de otros 75 años. Esto seguirá siendo así pero, además, existirá el protocolo notarial digital. “Desde que comenzamos la digitalización de nuestras bases de datos, en 2004, calculamos que almacenamos información de más de 43 millones de personas y todo de forma absolutamente segura. Somos la segunda mayor base de datos del país, solo superada por Hacienda”, advierten.

Conscientes de la responsabilidad que tiene ser los guardianes de tal volumen de información, en los últimos meses se han sometido a la mayor auditoría que existe para verificar que esos datos se almacenan con plenas garantías: el esquema nacional de seguridad. Y han superado el examen con la mejor nota posible, con una valoración alta, calificación que en la actualidad solo tiene la Seguridad Social para el pago de prestaciones y el ámbito sanitario y la Policía Nacional por su gestión del DNI.

La segunda gran medida hace referencia al conjunto de actos que podrán hacerse vía telemática en cuanto la norma entre en vigor. Destacan prácticamente todos los societarios, como la constitución de empresas, nombramientos, apoderamientos, así como el otorgamiento de actos societarios que no contengan aportaciones inmobiliarias o de establecimiento mercantil. En las pólizas mercantiles, la remisión de éstas por la entidad de crédito a la sede electrónica notarial implicará su consentimiento al negocio documentado.

También, se podrán tramitar de forma telemática los poderes de representación procesal para actuar ante la Administración Pública, así como los electorales, los poderes para actos concretos o su revocación. Asimismo, se podrán autorizar a distancia cartas de pago o cancelaciones de hipotecas. En términos generales, “aquellos actos y negocios jurídicos que, conforme a su naturaleza, puedan otorgarse mediante videoconferencia previa instrucción de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública”, especifica el texto de la ley.

En definitiva, parece que en breve se podrá desterrar la imagen del representante de una pyme que acude a la notaría con una carpeta repleta de papeles para un trámite ordinario y que, además, si ha olvidado alguno no podrá completar su gestión en esa visita y deberá volver otro día.

Plena seguridad jurídica y agilidad

Portal notarial. Con la nueva norma se podrá, además de pedir cita, recibir asesoramiento o solicitar copias simples (ya disponible en el portal notarial), realizar casi todos los servicios notariales mercantiles a través del portal notarial. A corto plazo se ha decidido poner el acento en la actividad societaria, pero está previsto que se extienda a los actos más comunes que realizan los ciudadanos, como testar o suscribir una hipoteca.

Espacio propio. En el Notariado existen la copia simple, que solo tiene valor informativo y la copia autorizada. Esta última puede ser electrónica, pero hasta ahora solo circulaba con plena validez hacia los jueces, fiscales y a la Administración. La futura ley contempla que puedan circular las copias autorizadas de empresas y particulares. A través de la sede electrónica notarial cada empresa o ciudadano ya puede contar con su propio espacio notarial donde se custodian sus documentos. “Respondemos así a lo que quiere hoy la ciudadanía, seguridad jurídica y máxima agilidad”, aclaran en el Notariado.

Mercado único. La cuarta medida apuesta por la constitución telemática de una sociedad en la que el titular sea un belga o un alemán y que se pueda ejecutar en cualquier país de la UE donde existan notarios. ¿Y si es seguro para Europa, por qué no para España? La ley incluye la constitución online de sociedades limitadas españolas, si el empresario así lo quiere.