La tecnología irrumpe en el 'compliance' de las pymes
Pueden sistematizar todos los documentos que cuelgan del sistema, ayudando a ejecutar las tareas de cumplimiento normativo
La proliferación de herramientas tecnológicas en el compliance es un hecho notorio en el mercado. Algunas herramientas son muy fiables y precisas, otras son meros repositorios documentales, pero lo cierto y verdad es que todas ayudan, en mayor o menor medida, a gestionar el sistema de compliance en las organizaciones de una manera más eficaz.
Hace unos años, el uso de la tecnología estaba reservado sólo para las grandes compañías, quienes poseían los recursos suficientes para adquirir las herramientas más punteras, o bien, para desarrollarlas internamente en función de sus necesidades.
Pero la competencia ha irrumpido en el sector, todos los días nacen nuevas aplicaciones, cada vez más sofisticadas y con mayor utilidad para las pymes.
Ahora mismo, las pymes tienen un acceso pleno a estas herramientas, no sólo porque el precio se ha democratizado, sino que, además, el uso de las mismas es cada vez más fácil e intuitivo.
Además, la especialización de las herramientas posibilita que se puedan contratar sólo aquellas que afecten a la actividad de las pymes, dejando de lado las macro aplicaciones, que abarcan un sinfín de funcionalidades que para las pymes son absolutamente inservibles.
Las herramientas tecnológicas de compliance van desde análisis de riesgos legales, control de proveedores y clientes, aceptación y seguimiento de los códigos éticos, pasando por herramientas de automatización de mapa de riesgos, procedimientos y controles.
Ni que decir tiene que ahora las pymes tienen otra gran de necesidad. Y es la de alinear su canal de denuncias a lo establecido en la Directiva 1937/2019, de protección a los alertadores, que requiere fundamentalmente la adopción de un sistema externo de gestión del canal de denuncias. El objetivo es asegurar la independencia en su gestión, asegurando la confidencialidad de la información, generando confianza y garantías a los denunciantes. Estas herramientas fomentan, además, la comunicación y anonimato con el alertador. Todo ello es posible sin salir de la aplicación informática, de la que cuelga un potente sistema de ciberseguridad que preserva al canal de accesos inconsentidos. Sin duda, otra muestra más de la irrupción de las herramientas tecnológicas en los sistemas de cumplimiento de las pymes.
Los compliance officer tienen un gran aliado en estas herramientas, ya que les permiten canalizar la información que van emitiendo y recibiendo. Estas herramientas pueden asegurar la documentación, certificando el contenido y sellando la documentación con huella de tiempo, por lo que se podría acreditar en un determinado momento qué código de conducta, controles y procedimientos eran de aplicación dentro de una organización. Estas funcionalidades son interesantes cuando se pretende defender la actuación de la compañía o de los responsables del cumplimiento normativo.
En la otra cara de la moneda nos podemos encontrar que estas funcionalidades de las herramientas que aseguran el contenido de los documentos, y su sello de tiempo, también pueden jugar malas pasadas a los profesionales que pilotan el cumplimiento normativo en las organizaciones dado que la monitorización de toda esa documentación podría servir también para imputar responsabilidad penal a la empresa o a los órganos de cumplimiento, pero está claro que las herramientas arrojan más ventajas que inconvenientes a los profesionales del mundo del compliance.
Ni que decir tiene que el blanqueo de capitales es un delito a prestar especial atención en todas las organizaciones. En muchas pymes se realizan multitud de transacciones, donde precisamente el riesgo de incurrir en este delito, aunque sea de manera imprudente, es alto, por lo que es casi imprescindible contar con herramientas tecnológicas que a tiempo real puedan detectar sospechas sobre las operaciones que están en curso.
En materia de blanqueo de capitales, muchas pymes han optado por delegar la toma de decisiones en función del resultado ofrecido por el screening de la aplicación, es decir, si la herramienta da el visto bueno a la operación se continúa con su ejecución, pero si el sistema advierte objeciones o reservas se abre una incidencia y se solicita información para aclarar los detalles de la operación. Todo ello dentro del ecosistema de la herramienta, sin salir de ella, y registrando en la misma todo lo que va aconteciendo hasta la toma de la decisión final. Pensar en la gestión del blanqueo de capitales en un departamento de compliance sin herramientas tecnológicas es impensable en el 2022.
Fundamental es el papel de las herramientas tecnológicas en la monitorización de los programas, no sólo en cuanto al seguimiento del mismo, sino, además, en cuanto a los objetivos que se van fijando anualmente y en el análisis cuantitativo de lo que acontece dentro de la organización. Al final, las incidencias, denuncias, investigaciones y las mejoras se tienen que traducir a números. Y en este aspecto, las aplicaciones tienen mucho que decir. Es un paradigma al que se camina de forma paulatina, pero inexorable.
Sin duda alguna, las pymes tienen un gran aliado en las herramientas tecnológicas en la gestión del compliance, donde pueden sistematizar todos los documentos que cuelgan del sistema, ayudando a la empresa a ejecutar todas las tareas relacionadas con el cumplimiento de una manera integrada y colaborativa para reducir los riesgos y el tiempo de reacción en caso de una no conformidad. Estas aplicaciones informáticas ayudan a controlar con exhaustividad todos los procesos internos de la organización, optimizando al máximo el tiempo y los recursos a utilizar. Sin duda alguna, las pymes ahora pueden competir de tú a tú con las grandes compañías en la gestión del compliance.
Felipe García Hernández, socio de Círculo Legal y miembro de la Junta Directiva World Complicance Association