Documentos de Google ya permite solicitar la aprobación de tus textos, ¿cómo?
Termina los trabajos con el Ok de todos los participantes.
Con la llegada de la pandemia quien más, quien menos, se ha visto obligado a trabajar con otros compañeros a través de textos, hojas de cálculo o presentaciones colaborativas, en las que cada uno va añadiendo su granito de arena para confeccionar un informe, un trabajo o un proyecto del que participa todo un departamento entero de la compañía.
Así que era normal que ante tanta colaboración, llegara un momento en el que también fuera posible recibir el Ok por parte de la persona encargada de coordinar a todos los compañeros del mismo negociado o, en el caso del ámbito educativo, pedirle al profesor que nos confirme si todo está Ok y listo para ser entregado en tiempo y forma.
Pide el Ok y a descansar
Lo que Google acaba de añadir a toda su suite ofimática en la nube, con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, no es otra cosa que permitirnos solicitar la aprobación de un documento cualquiera, o ser nosotros mismos los que demos el Ok a una petición que nos hagan nuestros compañeros, de tal forma que podamos dar por concluido ese trabajo ad eternum.
Esta función no solo es perfecta para marcar los periodos en los que debe estar hecha una tarea sino que. además. deja constancia de qué personas son las que toman las decisiones y en qué instante. De esta forma es más sencillo seguir la cadena de cambios y agilizar el flujo de trabajo. Además, cuando un documento de estas características recibe la aprobación final, todos los colaboradores reciben una notificación para que sepan en qué punto se encuentra el proyecto.
Desde Google avisan que "una vez que se envía un documento para su aprobación, los revisores reciben notificaciones por correo electrónico, navegador o chat de Google, según el lugar que hayan seleccionado en la configuración web de Google Drive para recibir notificaciones. Luego recibirán un enlace con el que pueden acceder directamente al documento". Además, es posible marcar una fecha de vencimiento para que los encargados de validarlo reciban alertas en los momentos previos para saber que tienen que echar un ojo a lo que les vamos a entregar.
Una vez que el documento ha sido aprobado, podemos elegir que no se hagan más cambios, por lo que ninguno de los usuarios con capacidad de acceso podrán añadir nada más. De esta forma sabemos exactamente cuál es el aspecto final de ese proyecto en el que hemos participado.
