Covid-19: el documento notarial electrónico como paradigma de futuro

Resulta enormemente oportuno el proceso, liderado por el Ministerio de Justicia, de digitalización de documentos y actos notariales

Covid-19: el documento notarial electrónico como paradigma de futuro
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La sociedad global se encuentra ante una vertiginosa encrucijada de cambios, impulsada por la globalización de la economía, la transformación digital y las comunicaciones, cuyos principales motores van a ser la inteligencia artificial, el Blockchain y el 5G. Este proceso se está viendo agitado, con efectos imprevisibles, por la actual pandemia del Covid-19.

Con seguridad, la sociedad saldrá de la plaga transformada en al menos dos aspectos: el geoestratégico y el económico. En el primero, la necesidad de crear sistemas más robustos de abastecimiento de bienes y servicios reconducirá al ámbito nacional o europeo muchas actividades económicas estratégicas, como suministros sanitarios e infraestructuras esenciales, en especial las digitales. Y en el ámbito económico el previsible distanciamiento social prolongado y recurrente está sin duda acelerando la digitalización de nuestras economías.

Con estos presupuestos, merece una valoración enormemente positiva el proyecto del Ministerio de Justicia de transformación digital de la administración de Justicia. Y análogamente cobra pleno sentido el proyecto de digitalización de trámites en la esfera de la seguridad jurídica preventiva. Evitar en la medida de lo posible desplazamientos a las notarías y a los registros no solo es una reclamación de los ciudadanos, sino un objetivo imprescindible para el proceso de flexibilización del confinamiento.

Resulta por ello enormemente oportuno el proceso, liderado por el Ministerio de Justicia, de digitalización de documentos y actos notariales, que además contribuirá decisivamente a la digitalización de la economía española.

Esa digitalización se debe organizar en un doble plano: la generalización del uso del documento público digital, desapareciendo el de papel, y la facilitación de ciertos otorgamientos a distancia mediante videoconferencia y medios electrónicos de identificación de las personas.

El primero requiere dar forma digital al documento público notarial: matriz y copia. La matriz en papel se deberá desdoblar en el acto replicándola en versión digital y continuando su manejo en ese formato. Esta innovación no urge, pero resultaría oportuno aprovechar las otras modificaciones que se están realizando para introducirla, por las indudables ventajas que tendrá para los usuarios, en términos de costes y transparencia.

Las copias autorizadas de los documentos públicos se deben expedir únicamente en formato digital, evitando el trasiego de personas y papel entre hogares, notarías y otras oficinas públicas. Y, cumpliendo los requerimientos del entorno digital, las copias deben incorporar los metadatos del negocio, en formatos interoperables con las entidades públicas o privadas que los deban manejar, y así quedar a disposición de las entidades públicas legitimadas para acceder a su contenido.

En la medida de lo posible es también imprescindible reducir la presencia de números elevados de ciudadanos en las notarías, facilitando los otorgamientos a distancia mediante videoconferencia, propuestos por el Consejo General del Notariado y actualmente en estudio, para ciertos actos caracterizados por su naturaleza mercantil, su unilateralidad y la inexistencia de una tensión negocial que suaviza la intervención conciliadora y asesora del notario: testamentos en tiempos de epidemia, ciertos poderes y su revocación, actos y poderes societarios y pólizas.

Pero es importante definir con precisión los requisitos de estos otorgamientos. La presencia del otorgante se da plenamente, aunque no sea de forma inmediata sino mediata (es decir, a distancia y por medios electrónicos). La firma se realizará mediante el uso de la firma electrónica del otorgante, en principio, cualificada. Debe recordarse que esta firma, por sí sola, tiene el efecto jurídico equivalente a una firma manuscrita (Ley de Firma Electrónica y Reglamento Eidas). Es la intervención notarial la que, para proteger tanto los intereses generales como los de los otorgantes, le da al documento el carácter de documento público.

El otro requisito esencial para este otorgamiento a distancia es la identificación del otorgante por el notario. La misma se debe realizar con base en el DNI, Tarjeta de Residencia o Pasaporte, todos ellos documentos públicos (a diferencia de la firma electrónica, emitida por una empresa).

Señalemos por último que todo esto requiere dos normas con rango de ley, que en atención a la urgencia hoy planteada, encajan en la figura del Real Decreto Ley: La más imprescindible, de forma análoga a los restantes organismos e instituciones públicas, es la clara y unívoca regulación legal de la sede electrónica notarial oficial, gestionada por el Consejo General del Notariado, entidad de derecho público, y obligatoria para las actuaciones notariales en que esté presente el ejercicio de la función pública notarial, es decir, de la fe pública. Ello es imprescindible para que el ciudadano tenga la certeza de que el documento es auténtico, al recibirlo en el portal oficial, y para permitir la trazabilidad y transparencia de esas comunicaciones. Finalmente, resulta imprescindible eliminar la actual limitación que impone la Ley del Notariado, cuando solo prevé la remisión del documento público electrónico a funcionarios y oficinas públicas.

Pedro Garrido. Notario y ex director general de los Registros y del Notariado.

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