Pymes: ¿entienden tus empleados lo importantes que son para cumplir con la RGPD?
El personal que accede a datos debe conocer y cumplir la normativa.
Los empleados juegan un papel esencial en el cumplimiento del Reglamento de Protección de Datos, aprobada en 2018. Pero para ello, las empresas deberán formarlos primeros para cumplir correctamente con lo que se indica en la normativa europea.
En la página web de Sage han realizado un análisis sobre la importancia de este hecho, publicando en qué medida deben involucrarse los trabajadores. Como veremos al desgranar el análisis realizado por esta compañía en su blog, estamos ante una de las claves para evitar sanciones.
Según la Agencia Española de Protección de Datos, quien acceda a datos de carácter personal de otros tendrá que “conocer y cumplir las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares que se refieran a las funciones que desarrollan”. Eso quiere decir que los empresarios están obligados a formar a sus empleados para que cumplan con lo que indica la normativa.
En ese sentido, la pyme tendrá que desarrollar una formación propia para el cumplimiento de la ley de Protección de Datos que incluya, entre otros aspectos, un manual de protección de datos para usuarios con acceso a datos clasificado según perfiles y que contenga las medidas de seguridad a observar y las consecuencias de incumplimiento.
Cambiar contraseñas periódicamente
Prácticamente todo el trabajo que se realiza en la empresa afecta al uso de los datos. Las empresas tendrán que instruir a sus empleados sobre el uso del correo electrónico y de otros medios empresariales. Por ejemplo, una de las medidas será indicar a los trabajadores que las pantallas que muestren sus datos personales no deben estar visibles para el personal no autorizado de la compañía. También se les debe proporcionar información sobre el uso correcto de las aplicaciones, es decir, deben cerrar sesión de la aplicación cuando el trabajador se ausenta de su puesto de trabajo.
En cuanto al uso de espacios compartidos o de objetos de oficina compartidos como las impresoras, los empleados deben garantizar que los documentos impresos no sean olvidados en las impresoras. Y también deben procurar no tener las contraseñas visibles y cambiarlas de manera periódica, así como tener ‘escritorios limpios y papel cero’ encima de ellos que puedan desvelar datos.
Tampoco deben olvidar pedir el consentimiento por escrito de uso de sus datos a sus clientes. Para un correcto cumplimiento los empleados deberán asistir a cursos o charlas de formación específicas, según especifican desde el análisis de estos expertos.
