La digitalización entra en los consejos de administración

Los nuevos procesos facilitan la optimización de la gestión y la eficiencia de los órganos de gobierno

La transformación digital de la economía está modificando la cultura empresarial, cómo se organizan las compañías, su forma de trabajar y sus modelos de negocio. La digitalización adquiere un enfoque transversal, que implica a todos los departamentos de una organización, también a sus órganos de gobierno.

En este sentido, la digitalización es ya un hecho en el desarrollo de las juntas generales de accionistas. Publicación de informes en las webs de las compañías, retransmisión en directo a través de la web del desarrollo de la junta y la posibilidad de ejercitar o delegar el voto de forma electrónica son comunes entre las grandes compañías cotizadas. Y poco a poco, la digitalización está entrando también en los consejos de administración.

La Ley de Sociedades de Capital regula claramente cómo se deben desarrollar los consejos de administración. Y esta regulación “ya invita a digitalizar. Podría animar más, pero no hay una limitación”, asegura Marcos Vallina, director de operaciones de Gobertia Global, una solución tecnológica para optimizar la gestión y la eficiencia de los órganos de gobierno de las organizaciones.

La regulación, que antes se veía como una losa, en lo relacionado con el gobierno corporativo se ve ahora que aporta valor a la gestión

“Hemos pasado a una fase donde es fundamental que el consejero reciba una información veraz que sea transparente y completa y que se reciba con anticipación. Aunque parezca obvio, a veces no lo ha sido”, asegura Carlos Pla, presidente del consejo asesor de Gobertia. “Hace 15 años un consejero llegaba a la reunión y probablemente no había recibido la documentación de lo que se iba a tratar. El consejo se lo explicaba y a lo mejor, si tenía suerte, se le ponían unas transparencias. En este sentido la evolución de la empresa española ha sido muy positiva”, comenta Pla, que destaca que España se encuentra hoy dentro de los estándares internacionales en temas de gobierno corporativo. “Aunque todavía hay estándares más exigentes, como en Estados Unidos o Reino Unido, “y esto hace que sea muy útil que los consejos se digitalicen”, remarca.

Hablar de digitalización de los órganos de gobierno de la empresa es hablar de eficiencia. Para un consejero, la posibilidad de tener la información accesible en cualquier momento, incluso si no se tiene acceso a internet, o poder buscar documentación relacionada, y ello en un entorno seguro y confiable. Para quien prepara la reunión, tener automatizados o semiautomatizados determinados procesos, como la fecha de convocatoria de las reuniones. También la posibilidad de asistir a las reuniones telemáticamente o incluso tener voto electrónico o la delegación de este.

“Se trata de dar herramientas seguras al consejo, que garanticen la confidencialidad y que la documentación no se envíe por correo electrónico, cuando no por correo postal certificado, con acuse de recibo, como nos hemos encontrado casos”, señala Vallina. “Al final es el adjunto o la secretaria la que recibe la documentación, aunque es confidencial, y acaba por ahí encima de la mesa, y es lo que quiere evitarse”.

La exhaustiva regulación, que antes se veía como una losa que imponía determinados procesos, en lo relacionado con el gobierno corporativo se ve ahora que aporta valor a la gestión y al rendimiento final de la empresa, considera Guillermo Soto, director general de Gobertia España. “Creo que en España existe una sensibilidad muy fuerte al hecho de que el gobierno corporativo impacta positivamente en los resultados de la empresa”, afirma. “Y la plataforma de Gobertia lo que hace es ayudar a las empresas a mejorar el gobierno corporativo”.

Gobertia está presente ya en 13 países y es accesible en ocho idiomas. En España la utilizan más de 200 entidades. “No solo empresas, también asociaciones, empresas públicas y Administraciones e incluso startups”, destaca Soto.

Con el refuerzo del gobierno corporativo lo que se pretende también es que exista una relación más estrecha del consejero con la empresa y que no se limite solo a las reuniones. Si bien la Ley de Sociedades de Capital impone al menos una reunión del consejo de administración al trimestre, en España la media de sesiones, en 2015, era de 11 al año. “Si vamos a quienes gestionan, el equipo de secretaría general, asesoría jurídica, a quien organiza esas reuniones, un escenario de digitalización les cambia su forma de trabajar desde el punto de vista de la eficiencia y su control”, apunta Vallina. De igual modo, el trabajo de las distintas comisiones, que están adquiriendo cada vez más importancia en las compañías, se ve beneficiado con la transformación digital.

La clave de la transformación digital de los consejos de administración está, según Marcos Vallina, en aportar valor adicional frente al sistema previo. “O mejoramos la situación previo o es muy difícil que animemos a un consejero a cambiar la forma de hacer las cosas”.

Solución tecnológica

- Gobertia es una solución tecnológica para optimizar la gestión y la eficiencia de los órganos de gobierno de una empresa.

-La compañía empezó en 2004 dando solución a las empresas para permitir a los accionistas minoritarios participar en igualdad de condiciones en las juntas generales de accionistas. A partir de ahí ha ido evolucionando para dar servicio a otros órganos de gobierno.

-A los ojos de un usuario, es un entorno de trabajo desde el que va a acceder, mediante una clave, a información, documentación, procesos de reuniones, actividades o tareas asignadas como consecuencia de su participación en los consejos.

-La usabilidad de las herramientas que se facilitan están pensadas para que sea algo muy sencillo y no requiera conocimiento técnico de ningún tipo. Es una forma de evitar la barrera de entrada a cualquier cambio.

-Desde el punto de vista tecnológico, se trata de un software que se instala en la sede del cliente o en una estructura de terceros, y que tiene una licencia de uso.

-Está soportado por servicios de personalización, de apoyo al usuario final, de desarrollo del propio software para evolucionarlo y un centro de atención al cliente que funciona 24 horas al día.