El paso de lo físico a lo digital por el camino de lo social
En un mundo cada vez más digital, la generación de documentos en papel parece abocada a su desaparición. Sin embargo, cada día son decenas de miles los documentos físicos que surgen de las oficinas de compañías de sectores como seguros, energía, telecomunicaciones o banca así como de las Administraciones públicas, que necesitan este soporte para justificar sus relaciones contractuales. Un ingente volumen de papel que para su mejor almacenamiento y rápida consulta requiere ser digitalizado, tarea encomendada la mayoría de las veces a empresas externas especializadas. Una de estas empresas, AdeA, le ha dado a este proceso de gestión documental un plus de compromiso de responsabilidad corporativa con la creación de AdeA Social, un centro especial de empleo encargado del tratamiento y digitalización de documentación.
AdeA es una compañía española de ingeniería documental –hasta 2012 perteneciente a Indra y cuyo socio mayoritario es Atlas Capital– que cubre todo el ciclo de vida de la documentación, desde su creación hasta su almacenamiento o destrucción, si procede. Una parte de ese proceso, el de digitalización o grabación, es la tarea encomendada a AdeA Social. Constituida en 2014 como centro especial de empleo, “tiene la peculiaridad de haberse dado de alta con la integración de personas con una discapacidad severa, porque buscamos la integración de personas con unas dificultades extras”, apunta Beatriz Pérez-Piqueras, directora de AdeA Social.
El centro especial de empleo empezó en 2014 con seis trabajadores y ahora son 30 personas
“En AdeA Social somos jóvenes y todavía en proceso de crecimiento. Empezamos con un proyecto específico para BBVA con seis trabajadores y hemos conseguido ir sumando hasta 30 personas, solo tres de ellas sin discapacidad”, afirma su directora.
Como centro especial de empleo que es, su finalidad última es procurar que los trabajadores se incorporen a empresas ordinarias, tras el periodo de formación y adaptación al entorno laboral. “Hacemos un seguimiento personalizado de cada uno, de las tareas que puede desarrollar y de su perfil. Eso es muy importante, si no sería frustrante para ellos. De hecho, tenemos una persona dedicada solo y exclusivamente a esta tarea y a buscarles una salida en la empresa ordinaria”, explica Pérez-Piqueras.
Formación continua
Situada en la localidad madrileña de Meco, en el corredor del Henares, eje industrial y empresarial entre Guadalajara y Madrid, AdeA Social colabora estrechamente con los ayuntamientos, asociaciones y fundaciones de la zona tanto para la realización de prácticas laborales como para la incorporación de trabajadores. Ahora están ultimando un acuerdo con Aperger Madrid, según apunta su directora.
La naturaleza del trabajo que realiza el centro obliga a sus empleados a una formación continua. “La actualización y modificación de los manuales es casi semanal”, reconoce Beatriz Pérez-Piqueras. “La mejora continua de un proyecto es importantísimo para nosotros. Detectar puntos en la cadena que se puedan mejorar, que nos permitan ahorrar tiempo y aumentar la producción. Ahí es donde está el quid del proyecto”.
Lo importante en su sistema de trabajo es que en el proceso de digitalización esa imagen esté asociada a un documento físico y que este tenga su ubicación. Para ello la empresa cuenta con una metodología avanzada de digitalización, de lectura en tiempo real de códigos de barras y de lectura de cajas de almacenamiento. “Para que al final, me pidan el documento que me pidan, lo pueda tener localizado tanto digitalmente como físicamente”.
El objetivo ahora es ampliar proyectos y plantilla. “Al final, esto es una empresa, trabaje quien trabaje. Todos tenemos que ganar dinero, tenemos que funcionar y producir, con unos niveles de acuerdo con nuestros clientes que tenemos que cumplir. Y cumplimos como los mejores”, resalta Pérez-Piqueras.
Trazabilidad y control
El principal proyecto de AdeA Social es la digitalización de todos los contratos que se firman en cualquier oficina de BBVA a nivel nacional. Estos contratos, a través de una valija específica del cliente, llegan a AdeA Social donde se hace una primera selección por tipologías. “Son muchísimas, son muchos productos los que se pueden firmar en un banco y lo primero que tenemos que hacer es conocer la documentación”, admite Beatriz Pérez-Piqueras.
Cada tipología documental tiene a su vez subtipologías (si necesita DNI, las firmas de las partes donde se requiera, anexos documentales, etc.). En esta parte de tratamiento y preparación de la documentación es donde se detectan posibles errores u omisiones que es necesario subsanar. “Para ello, la empresa tiene abierto un canal de incidencias con el cliente”, explica la directora del centro.
Cuando todo está correcto, entra en el circuito de digitalización: tras el escáner y la indexación de imágenes, estas acaban en el gestor del banco, que tiene acceso al software donde puede visualizar cada una de las imágenes de los contratos que se han digitalizado. El software, AdeaNet, ha sido desarrollado por el departamento de IT de AdeA. “Estamos contentos porque AdeaNet está muy admitido en el mercado. Nuestros clientes utilizan AdeaNet como software de gestión documental”, señala Pérez-Piqueras. El programa permite la visualización de imágenes, la petición de cualquier documento, su localización y tener una trazabilidad a través de los informes que se generan para conocer quién lo solicita o cuánto tiempo lo retiene.
El documento físico entra, por su parte, en la cadena de custodia, en las cajas de almacenamiento en las naves de AdeA, siempre con una cadena de trazabilidad que permite su localización.
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