"Las empresas que se quedan ancladas no tienen futuro"
La multinacional japonesa ha liderado en todo el mundo el mercado de fotocopiadoras y sistemas de impresión. Ahora propugna el fin del papel en las oficinas. El responsable en España de la compañía nos explica el porqué.
Trabaja en una de las pocas grandes multinacionales que han demostrado saber reorientar su negocio radicalmente para adaptarse a los nuevos tiempos. Ramón Martín Valcárcel (Barcelona, 1965) es el responsable de la filial española de Ricoh. El grupo japonés, que conquistó el mundo gracias a sus fotocopiadoras y, más tarde, sus impresoras, propugna ahora el fin del papel en las oficinas. La implantación masiva de las nuevas tecnologías llevó a la compañía a un periodo de reflexión, del que salió convencido de que el futuro está en digitalizar los documentos y servirlos en la nube. Martín ha vivido este proceso de reconversión desde dentro.
Pregunta. ¿Cómo se pasa de vender fotocopiadoras a propugnar el fin del papel?
Respuesta. Los clientes son los primeros que se sorprenden cuando les proponemos que reduzcan su volumen de papel, porque nos pagan por página. Las compañías que se quedan ancladas en su tecnología no tienen futuro. Ricoh ha decidido que algún día dejará de ser una compañía de impresión. Hoy ya tenemos un 20% de nuestro negocio en actividades que no tienen que ver con el papel, y esta cuota irá creciendo. Apostamos por los servicios en red y por dispositivos, y también nos estamos posicionando como una empresa de outsourcing: nos ofrecemos para llevar la gestión integral de redes de nuestros clientes.
P. ¿Hasta qué punto es viable que una empresa pueda funcionar sin papel? R. Hoy es factible al 100%. Varias compañías están externalizando en nosotros toda la gestión de su ciclo de documentos. Recibimos su correo entrante, lo encriptamos, lo enrutamos hacia las personas que lo tienen que recibir y, por tanto, digitalizamos todo su flujo de documentación entrante. Incluso los documentos que se envían en formato papel a los clientes quedan registrados en el archivo digital.
P. ¿Perciben que las empresas estén realmente por la labor?
R. Hay que tratar de reducir al máximo las impresiones al papel. Se ahorra, entre otras cosas, en energía. Asimismo, la oficina del mañana tendrá mucha menos presencia física, lo que aporta ahorro en energía o transportes. Eso pasa, entre otras cosas, por tener documentos digitales para poder consultarlos en cualquier sitio.
P. ¿Cómo se ha llevado esta transformación en países más avanzados en este sentido, como Japón?
R. Ellos llevan tiempo viendo en la red un elemento que ayude a trabajar. En nuestro portafolio tenemos, por ejemplo, proyectores, sistemas para hacer videoconferencias, servicios en la nube... En Japón, Ricoh ya se presenta como una compañía que ofrece un sistema integral de gestión de oficinas: mantenimiento de los ordenadores, soporte a los usuarios, gestión documental...
P. ¿Fue difícil cambiar de modelo?
R. Ha sido una transición muy paulatina. Esta compañía tenía un modelo de negocio muy sostenible basado en la fotocopia. A partir de los años noventa aparecen los equipos de impresión digital, que permiten conectarse a la red, y provocan una transformación brutal: se cambian los cientos de miles de dispositivos de toda España. Del cartucho se pasa a la tecnología láser, y de hacer solo fotocopias pasamos a todo tipo de impresiones con el mismo aparato. Luego, hace diez años, llega el color. Las impresiones pasan a depender de los responsables de informática, y vemos la posibilidad de desarrollar para ellos soluciones de outsourcing.
P. ¿Qué cifra se puede llegar a ahorrar una empresa si optimiza la gestión documental?
R. Estamos hablando de mucho dinero. Si sumamos gastos en equipos, tóner, papel o intervenciones técnicas se llega al 10% sobre el beneficio. Eso sin contar aspectos relacionados con la seguridad de los documentos. Según un estudio de IBC, el 41% de la gente que deja una compañía se lleva documentación. Hoy en día es importante tener control sobre la información propia. Por otra parte, en Europa se emiten al año unos 30.000 millones de facturas. El coste medio asociado a imprimir cada una es de 1,5 euros, por lo que gastamos todos los años 45.000 millones de euros solo en emitir facturas.