La e-factura, un paso pendiente para las pymes
Lo que se ha convenido en llamar el apagón del papel y el paso a la factura electrónica, producido el 1 de noviembre pasado, no ha cumplido con las expectativas generadas.
Aunque la factura electrónica debería estar pisando fuerte en España, su penetración en las empresas y la Administración pública no está aumentando al ritmo previsto. Nuestro país ha sido uno de los pioneros en fomentar su uso, a través de la normativa aprobada el año 2007 y, en particular, de la Ley de Impulso a la Sociedad de la Información. Sin embargo, a pesar de todo este desarrollo legislativo, la utilización de la e-factura no está tan extendida como se esperaba.
Lo que muchos han dado en denominar el apagón del papel se produjo el pasado 1 de noviembre, fecha a partir de la cual pequeñas y medianas empresas están obligadas por ley a utilizar este sistema en sus relaciones contractuales con las diferentes Administraciones. En el caso de las compañías grandes, la norma entró en vigor hace algo más de 10 meses y, a pesar de todo, aún hoy, las grandes estructuras públicas no se encuentran lo suficientemente preparadas para emitir y recibir facturas electrónicas.
Según un estudio de Seres, empresa especializada en soluciones de intercambio de documentos electrónicos que pertenece al grupo francés La Poste, sólo el 40% de las 286 entidades administrativas analizadas (ayuntamientos, ministerios y comunidades autónomas) utilizan la factura electrónica o tienen previsto hacerlo próximamente.
Ahonda en este sentido un informe publicado por la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información, que aseguraba hace escasos meses que sólo el 12% de las empresas hacen uso de la facturación electrónica. "Las grandes compañías cuentan con amplios departamentos administrativos y de gestión, que se han percatado rápidamente de sus ventajas; sin embargo, un número elevado de pymes incluso desconocen la existencia de legislación en este aspecto o piensan que adoptarlo puede suponerles costes muy elevados", explican fuentes del sector.
Aun así, Alberto Redondo, director de marketing y canal de Seres, destaca el gran esfuerzo que las pequeñas empresas están haciendo para implantarla. "Según nuestros datos, el 21% de las pymes utiliza la factura electrónica, de las cuales el 27% tiene menos de 10 empleados. Y es que muchas no son conscientes de los beneficios que les puede aportar frente a la competencia". Otras fuentes consultadas rebajan la penetración en las pequeñas y medianas empresas a menos del 15%.
El ahorro de costes está presente, aseguran los expertos, durante todo el proceso de emisión y recepción de facturas, aunque es particularmente notorio en el proceso de almacenamiento. "Si con el modelo tradicional podía ascender a tres euros el coste por cada documento, con la factura electrónica puede reducirse hasta dos euros", dice Redondo.
Según datos facilitados por el propio Gobierno, las empresas podrían ahorrar hasta 15.000 millones de euros al año si dejaran de emitir sus facturas en papel, el 1,5% del PIB nacional. Las estimaciones del Ejecutivo están basadas en los 4.500 documentos de este tipo que se emiten en España, con un gasto total de 9.000 millones de hojas de papel. El coste unitario por factura pasaría de 3,54 euros (2,78 euros en el proceso de recepción y 0,76 en el de emisión) a 0,15 euros (0,09 euros en recepción y 0,06 en emisión). "Si realmente echas cuentas y piensas en el papel, la tinta, la impresión, el ensobrado y también la mensajería, directamente vinculados al proceso de facturación en las empresas, las estimaciones de ahorro no son tan desorbitadas", explican desde el sector de las nuevas tecnologías.
Un reciente estudio publicado por la compañía DocOnTime, especialista en soluciones de facturación electrónica, pone de manifiesto que existe una alta desconfianza y falta de información por parte de las pequeñas y medianas empresas, a lo que hay que añadir problemas de infraestructura informática, miedo a la carga adicional de trabajo que supone cambiar el modelo, y el temor a tener un mayor grado de incidencias con la nueva tecnología. "De momento", argumentan desde una microempresa, "que una pyme pueda implantar la facturación electrónica con un beneficio apreciable, tangible, que agilice gestiones, no es lo más corriente".
Las empresas proveedoras de servicios de facturación que han hecho inversiones cuantiosas para estar preparadas en previsión de una creciente demanda, ante el retraso en la publicación de un plan, previsto por ley, para la generalización de esta herramienta tecnológica, expresan su preocupación. Y es que los expertos critican las diferentes plataformas virtuales que utiliza cada Administración, lo que afecta negativamente a los proveedores del sector público, que deben adaptar un canal de envío diferente para cada caso. Esto supone aumentar la dificultad para utilizar la e-factura.
6.000 euros de inversión para adaptarse
"Sudé frío durante todo el proceso de transición hacia la factura electrónica", confiesa Alejandro Fournier, administrador de la empresa Invernaderos Gijón. Fundada en 1993, esta compañía se dedica a la venta al por mayor de plantas naturales y sus complementos. Tiene 13 empleados en plantilla y otros 15 contratados a través de empresas de externalización de servicios que se encargan del mantenimiento de la mercancía en los puntos de distribución. Su facturación está por encima del millón de euros."Fueron las grandes cadenas de distribución para las que trabajamos desde el principio, como Carrefour o Eroski, las que nos exigieron la factura electrónica, que empezamos a emitir entre 1996 y 1997". Tras un dilatado tránsito hacia las nuevas tecnologías para poder culminar con éxito toda la operación, el coste total de implantar el nuevo modelo se elevó por encima de los 6.000 euros. Con respecto a las ayudas, Fournier dice que no ha recibido ninguna. "Yo no creo en las ayudas por parte de la Administración, jamás he podido conseguirlas".Pero ha valido la pena todo el esfuerzo invertido, señala, "porque me ha supuesto una mayor tranquilidad, una mayor agilidad y seguridad en la transmisión y recepción de documentos, y la certeza de que la comunicación con nuestros clientes se establece prácticamente al instante, además del ahorro de costes". Sobre todo, especifica, "la confianza que supone como garantía de cobro en tiempos difíciles para las empresas".
Las cifras
21% de pequeñas y medianas empresas utiliza la factura electrónica.15.000 millones de euros al año es el ahorro que se conseguiría si se dejaran de emitir comprobantes en papel.