Buenos días Nueva York, son las cuatro en Madrid
Las videoconferencias son ya una alternativa a los viajes de negocio y aportan valor añadido a quienes hacen uso de esta tecnología
Hace algunos años podría haber sido una escena de película futurista: una mesa de despacho y dos personas hablando, una de ellas a través de una pantalla plana. Las videoconferencias ya se han colado en las empresas como herramienta de trabajo y en este momento, se presentan como una práctica solución.
La evolución de la tecnología ha permitido abaratar el precio de este tipo de sistemas y, sobre todo, su instalación. Pero su historia comienza en Estados Unidos en la década de los sesenta, donde, un sólo minuto de conversación con el primer videoteléfono desarrollado por la compañía AT&T, superaba los 1.000 dólares. Desde entonces hasta hoy mucho ha cambiado en este ámbito.
Para Antonio Conde, director de desarrollo de colaboración de la multinacional especialista Cisco, "la evolución natural de la tecnología permite que hoy esté al alcance de cualquiera". El experto explica que las ventajas que se derivan de la implantación de sistemas de videoconferencia "pueden favorecer la recuperación económica de una pyme que no pase por su mejor momento" y, aunque es indudable la inversión necesaria, "el ahorro que genera permite amortizar rápidamente dicho desembolso".
Además, el abanico de opciones es verdaderamente amplio ya que en el mercado coexisten desde los equipos más complejos -llamados de telepresencia- hasta la posibilidad de externalizar estos servicios mediante empresas que otorgan a la cita una dirección web y un código pin para celebrar el encuentro.
La francesa Arkadin, compañía dedicada a las conferencias a través de internet, ha realizado un estudio en el que se concluye que el ahorro medio en transporte que proporciona una reunión no presencial de este tipo y en el que se involucre a cinco trabajadores de ciudades españolas diferentes, es de 810 euros. Si en la misma situación se analiza el tiempo que se debería haber invertido en desplazamientos suponen casi 17 horas. Además, estas cifras se disparan si se trata de viajes internacionales: todo un derroche en un momento como éste.
En estrecha relación con lo anterior, no se puede obviar la reducción de emisiones de CO2. Este es el argumento ideal para la mayoría de las grandes empresas que se han decantado por la instalación de salas de telepresencia en sus sedes. Y precisamente la telepresencia es la revolución de este sector. Una tecnología tan avanzada que permite conversaciones simultáneas en alta definición, donde la comunicación entre los asistentes es lo más parecido a una reunión en persona y que, además, juega con el decorado para dar aún más realismo.
Uno de los factores a tener en cuenta es la forma que toman dichas reuniones. Con la videoconferencia, asegura Conde, "las intervenciones de los interlocutores deben hacerse de manera ordenada", algo que permite llegar a conclusiones mucho antes y "no perderse con divagaciones". Pero obliga a los participantes a modificar su forma de debatir, sobre todo en nuestro país, nada acostumbrado a respetar turnos al hablar.
Otra de las grandes ventajas que proporciona esta tecnología es la capacidad de aprovechar los tiempos muertos que producen los viajes, así como la posibilidad de conciliar la vida familiar con la profesional. En ocasiones, una de las grandes dificultades a las que un ejecutivo o empresario tiene que hacer frente es la inseguridad y los contratiempos que pueden derivar de un viaje (retrasos o robos, por ejemplo) y que, según los entendidos, "deben tenerse en cuenta para valorar las ventajas de realizar esta inversión tecnológica".
El listado de utilidades de la instalación de estos sistemas no termina. El especialista destaca, además, las posibilidades que tiene en cuanto a la gestión de recursos humanos: "Resulta un alivio a la hora de formar a la plantilla de una empresa". Ya no importa donde se encuentre la fuente de formación, mediante una conexión de vídeo los empleados pueden recibir un curso en su propio centro de trabajo.
"El llamado go to market, concepto relacionado con la puesta en el mercado de un producto, mejora notablemente al utilizar tecnologías de vídeo", comenta Conde. A la hora de realizar una presentación, explica, "vale más una imagen que mil palabras". Además, desde el punto de vista corporativo todos los especialistas coinciden en señalar que la imagen de marca de una compañía "se refuerza al utilizar estos sistemas punteros " y aporta "un claro valor añadido".
Según los datos, España no tiene nada que envidiar a otros países europeos en cuanto a penetración de los sistemas de vídeo y salas de telepresencia.
En tres años, del 2006 al 2009, se ha duplicado la inversión realizada en estos equipos, pasando de 15 millones de euros a 31 millones de euros y desde el sector, llevan a gala "registrar un crecimiento notable en plena crisis". Pero aún queda un largo camino por recorrer para normalizar su uso en las pymes españolas.
El objetivo: alcanzar los niveles del Reino Unido, donde la inversión en el periodo anterior superó los 120 millones de euros.
Conectados en todo el mundo gracias a Skype
Skype es el rey de las videoconferencias de "andar por casa". Con un sencillo programa, aprovechando las comunicaciones mediante IP, esta empresa -perteneciente a EBay- ha logrado acortar las distancias por muy poco dinero. Y aquí reside la principal razón para que muchas pequeñas enseñas se hayan lanzado a utilizar este software, también, como herramienta de trabajo.La firma navarra Kukuxumusu, creadora de famosos diseños para camisetas y otros artículos, nació en 1989 en plenas fiestas de San Fermín en Pamplona. Desde entonces, su red de tiendas, así como el número de empleados ha ido creciendo exponencialmente, algo que ha hecho que en la actualidad dispongan de 20 establecimientos por toda España y dé empleo a 105 personas, algunas, fuera de nuestro país.El equipo directivo de Kukuxumusu decidió, hace algunos años, empezar a utilizar Skype como herramienta de comunicación en el día a día de su oficina. La utilidad de Skype para esta compañía no se centra en simples videoconferencias. La empresa navarra ha sabido sacar provecho de esta herramienta empleándola tanto en el departamento creativo como en su red de tiendas. Aseguran desde la firma que gracias a Skype, "podemos continuar trabajando en los diseños" ya que el director creativo, Mikel Urmeneta, trabaja actualmente desde Nueva York.En la misma línea, sus tiendas se conectan con la central, también, gracias a Skype mediante vídeo y aseguran que "en todos los departamos se hace uso de este programa"."Nos permite estar interconectados", se afirma desde la compañía, ya sea mediante mensajería instantánea, llamadas o videollamadas.Otra de las consecuencias del uso de este programa es la reducción en las facturas de teléfono, ya que usar el crédito de Skype es mucho más barato que hacer una llamada internacional.
Las cifras
810 euros es el ahorro medio en desplazamientos nacionales que producen las reuniones mediante videoconferencia.35 euros es el coste medio de una webconferencia, según la empresa Arkadin.57% del tiempo de una jornada laboral las salas de telepresencia son ocupadas por sus usuarios.